Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomで会議を自動作成して予定に会議URLを追加する

■概要

Googleカレンダーで新しい予定を作成するたびに、手動でZoom会議を設定し、発行されたURLをカレンダーに貼り付ける作業は手間がかかるのではないでしょうか。この繰り返し作業は、URLの貼り間違いや共有漏れといったミスを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定を登録するだけでZoom会議が自動で作成され、会議URLが予定に自動で追記されるため、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとZoomを日常的に利用し、会議設定の手間を省きたい方
• 会議URLのコピー＆ペーストミスや、予定への記載漏れなどのミスを防ぎたい方
• スケジュール調整にかかる時間を減らし、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーへの予定登録を起点に、Zoom会議の作成からURLの共有までが自動化されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
• 手作業によるURLの転記ミスや、予定への記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、予定の情報から会議名などの必要なデータを抽出します。
4. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出したデータをもとに会議を作成します。
5. 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、作成されたZoomの会議URLを元の予定に追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のテキスト抽出では、トリガーで取得した予定の件名や説明文などを変数として設定し、Zoomの会議名など抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。
• Zoomのミーティング作成では、会議のホストや代替ホストに設定したいユーザーのメールアドレスを任意で指定することが可能です。
• Googleカレンダーの予定更新では、特定のカレンダーIDを指定でき、予定の説明欄にZoomのURLだけでなく、固定の文章や変数として取得した値を埋め込めます。

■注意事項

・Googleカレンダー、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。