Zoomとkintoneを連携して、指定の日時になったらZoomにミーティングを作成し、ミーティング情報をkintoneに登録する方法

 オンライン会議が一般的になってきた中で、Zoomでミーティングを行う際に発生するミーティングの設定や参加メンバーへの共有などに、時間と労力を奪われている方は多いのではないでしょうか。
今回は、指定の日時になったら自動的にZoomにミーティングを作成し、そのミーティング情報をkintoneで管理する方法をご紹介します。
この自動化により、ミーティング設定や情報共有の手間を省き、業務効率を向上させることが可能です。
ぜひご参考にしてみてください。

とにかく早く試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に設定可能です。

下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！

指定の日時になったらZoomにミーティングを作成し、ミーティング情報をkintoneに登録する

試してみる

---

指定の日時になったら担当者がZoomの会議URLを発行し、kintoneに情報を登録する

詳細を見る 試してみる

こんな方におすすめ

・日頃からZoomとkintoneをそれぞれ利用しているが、ミーティングを手作業で設定し、手動でkintoneに情報連携を行う中で、作業自体が手間だと感じている方

・頻繁にZoomミーティングを開催している企業で、参加メンバーへの情報共有などの準備に時間を取られてしまい、効率化を図りたいと考えている方

・ミーティングの管理だけでなく、ミーティング後の進捗状況なども含めてプロジェクト全体を一元管理したいと考えているプロジェクトマネージャー

・伝達漏れや情報共有のミスなどを削減し、作業の正確性と効率化を向上したいと考えている方

・業務の自動化のために、APIの活用に興味がある（検討している）IT担当者

Zoomとkintoneを連携するメリットと具体例

メリット1：ミーティング作成の時間と労力を削減

Zoomでのミーティング作成を自動化することで、これに費やす時間と労力を削減できます。

特に、頻繁にミーティングを開催する場合、手動での設定は担当者にとってとても大きな負担となります。

例えば、定期的な社内ミーティングを自動作成し、参加者に自動通知設定をすることで手間を省きつつ、参加メンバーへ確実な情報共有を行うことが可能です。

メリット2：ミーティングの進行管理の効率化

Zoomとkintoneを連携することで、Zoomのミーティング作成の自動化だけでなく、必要な情報を自動でkintoneに登録することが可能です。

そのため、すでにミーティングに関する情報をkintoneで管理している場合、ミーティングの進行管理を含む一元管理の効率化を図ることが期待できます。

例えば、ミーティングを作成する時点で入力する会議の日時はもちろんのこと、会議の目的や議題などもZoomからkintoneへ自動登録することができます。

また、ミーティング後の議事録やタスク管理もkintoneで行うことで、プロジェクト全体の管理を一括的に行うことも可能です。

メリット3：人的ミスの削減

ミーティング情報の自動登録により、手作業での情報共有に比べて人的ミスを削減することができます。

例えば、ミーティングの日時や参加者情報が自動的に共有されるよう設定することで、伝達漏れや入力ミスを防ぐことが可能です。

また、kintoneの通知機能を活用して自動リマインドを送信することで、参加者全員が必要な情報を必要なタイミングで入手でき、結果的に遅刻や欠席などのトラブルを未然に防ぐことに繋がります。

 [Yoomとは] 

Zoomとkintoneを連携してできること

ZoomとkintoneのAPIを連携させることで、ミーティングの作成から進行管理、情報共有までを自動化し、業務の効率化を実現できます。特に、頻繁にオンラインミーティングを行う企業やチームにとって、時間と手間の大幅な削減が期待できます。

ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

指定の日時になったらZoomにミーティングを作成し、ミーティング情報をkintoneに登録する

あらかじめ設定した日時になると、Zoomで自動的にミーティングを作成し、そのミーティングID・URL・開始時刻などをkintoneの指定アプリへ登録するフローです。手動での作業を省けるため、スケジュール管理や社内共有がより扱いやすくなります。

指定の日時になったらZoomにミーティングを作成し、ミーティング情報をkintoneに登録する

試してみる

---

指定の日時になったら担当者がZoomの会議URLを発行し、kintoneに情報を登録する

詳細を見る 試してみる

Zoomウェビナーが終了したら、kintoneに参加者情報を追加する

Zoomでウェビナーが終了した際に、参加者の情報を自動的に取得し、kintoneにレコードとして登録します。

この連携により、ウェビナー参加者のデータをリアルタイムで蓄積し、手動での入力作業を省略できるため、情報管理の効率化と正確性の向上が期待できます。

Zoomウェビナーが終了したら、kintoneに参加者情報を追加する

試してみる

---

■概要
「Zoomウェビナーが終了したら、kintoneに参加者情報を追加する」ワークフローは、データ管理の負担を軽減します。
手作業で行う業務が減るため、人的エラーの防止にもつながります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomウェビナーを利用して定期的にイベントを開催している方
・Zoomウェビナーの終了後に参加者情報を迅速に扱いたい方
・ウェビナーの参加者情報を手動で管理する時間を削減したい方
・業務効率化を目指してkintoneを導入している方
・kintoneを使って参加者情報を一元管理したい方
・シンプルでスムーズな作業フローを確立したい方

■注意事項
・ZoomとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

指定の日時になったらZoomにミーティングを作成し、ミーティング情報をkintoneに登録するフローを作ってみよう

今回はYoomのスケジュールトリガーを使用して、ミーティング日時を指定し、その後ZoomのAPIを利用してミーティングを作成します。
また、kintoneが提供するAPIを用いることで、ミーティング情報をkintoneのレコードに追加することで、実現可能となります。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

まだYoomのアカウントをお持ちでない方は以下からアカウント発行をしてください！登録はすぐに完了できます。
Yoom会員登録フォーム

※今回連携するアプリの公式サイト：Zoom／kintone

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• Zoomとkintoneをマイアプリ登録
• テンプレートのコピー
• スケジュールトリガーを起動する設定およびZoomとkintoneの連携設定
• トリガーをONにして起動準備完了

指定の日時になったらZoomにミーティングを作成し、ミーティング情報をkintoneに登録する

試してみる

---

指定の日時になったら担当者がZoomの会議URLを発行し、kintoneに情報を登録する

詳細を見る 試してみる

ステップ１：Zoomとkintoneをマイアプリ登録

はじめに、Yoomと各アプリを連携して、操作が行えるように設定します。

ZoomとYoomの連携方法
下記をご確認の上、連携をお試しください。

kintoneとYoomの連携方法
下記をご確認の上、連携をお試しください。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーします。

1. 上のバナーの「試してみる」を押す。
2. 移行したページの「このテンプレートを試す」を押す。
3. Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。

※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。

テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。

ステップ3：スケジュールトリガーを起動する設定

1. コピーしたテンプレートを開く

左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。

1. アプリトリガーを選択する

「月初に起動」をクリックします。
実行時間の指定を行うことができる画面が出てきます。

‍

1. トリガーの設定を行う

フローボットを起動したいタイミングを設定します。
画像では、毎月1日午前9時に起動する設定となっていますが、日付での指定だけでなく、毎週◯曜日に起動するなどの「曜日指定」も可能です。
設定が完了したら、保存を押します。
※「Cronの設定」では、1日のうちに何度も起動したい場合や、曜日によって別の時間帯に起動したいなどの細かな設定が可能です。
設定の詳しい設定方法はこちらをご確認ください。

ステップ4：担当者へ対応依頼通知の設定をする

「MTG日時を指定」をクリックします。

‍

先ほど設定した日時に、誰に対してどのような通知を行うのか設定をします。
詳しい設定方法はこちらをご確認ください。

ステップ5：Zoomのミーティングを作成する設定

1. アプリと連携をする

「ミーティングを作成する」をクリックします。

‍

1. Zoomと連携するアカウント情報を入力する

「Zoomと連携をするアカウント情報」が合っているか確認しましょう。
なお「タイトル」は任意で入力してください。

1. アクション内容を選択する

全ての項目の入力が終了したら「次へ」を押します。

1. API接続設定を行う

「メールアドレス」や「トピック」など、必要事項を入力していきます。
パスワードを設定する場合は、忘れずに、パスワードも入力しましょう。

会議の日付、開始時刻、会議時間などは、アウトプット欄から設定可能です。

全ての項目に入力が終了したら、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されれば、「保存」をクリックしてください。

ステップ6：kintoneで情報を管理するための設定

1. アプリと連携する

「レコードを追加する」をクリックします。

‍

1. データベースと連携する

「タイトル」は必要に応じて、変更が可能です。
「実行アクション」は「レコードを追加する」を選択します。

‍

1. kintoneにおける追加するアプリを選択する

連携したいkintoneのアプリIDを入力します。
アプリは、あらかじめZoomの管理したい情報に合わせて項目に合わせて設定しておきましょう。

1. 追加するレコードの値を設定する

kintoneアプリで設定した項目に、Zoomで取得したアウトプットを設定していきます。
設定完了後は「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ7：Zoomとkintoneの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！

‍

kintoneをZoomアカウントに連携したい場合

今回はZoomからkintoneへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にkintoneをZoomへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

kintoneのステータスが更新されたらZoomの会議URLを発行し、メールで送付

このフローの活用により、Kintoneのステータスによって会議URLを自動作成することができます。
情報共有を効率化したい方におすすめのフローです！

kintoneのステータスが更新されたらZoomの会議URLを発行し、メールで送付

試してみる

---

kintoneのステータスが指定のものに更新されたら、更新されたレコードの情報を元にZoomの会議URLを発行し、メールで送付します。

詳細を見る 試してみる

kintoneでレコードが追加されたら、Zoomミーティングを作成する

このフローの活用により、Kintoneでのレコード作成によってZoomミーティングを自動作成することができます。ミーティング作成の自動化を目指す方におすすめです。

kintoneでレコードが追加されたら、Zoomミーティングを作成する

試してみる

---

■概要
「kintoneでレコードが追加されたら、Zoomミーティングを作成する」ワークフローは、予定の作成作業が効率化します。
Zoomに直接アクセスすることなく、kintone上で会議の作成が完了するため、作業効率が向上するでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して社内のデータ管理や業務プロセスを効率化している方
・迅速にZoomでのミーティングをセットアップし、対応力を高めたいと考えている方
・業務の効率化や時間短縮を目指している方
・スピーディな対応が求められる業務を担当している方
・手動でミーティングを設定する手間を省きたいと感じている方
・リモートワークを行っており、迅速な情報共有とコミュニケーションを重視している方

■注意事項
・kintoneとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

まとめ

Zoomとkintoneを連携させることで、Zoomのミーティングの作成から管理までを自動化し、業務効率を向上させることが可能です。
自動化させることは、手作業で行っていた事務処理を減らすだけでなく、情報伝達ミスや漏れを防ぐことが期待できます。
さらに、kintone上で情報を一元管理することで、チーム内での情報共有がスムーズになり、会社全体における業務の透明性や効率性の向上にも寄与するのです。
日々の業務を効率化し、さらに生産性を高めたいと考えている企業にYoomの仕組みがピッタリではないでしょうか。

この情報が皆さまの業務改善に役立つことを願っています。