Zoomを活用した自動化例
フォーム作成・管理ツールと連携することで、自動で会議を設定することも可能です。
さらに、会議終了をトリガーに自動で文字起こしし、結果をデータベースに保存したり、関係者に要約内容を素早く共有することもできます。
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近年、企業間でオンライン会議をする機会が多くなりました。
大きな会議室を確保する必要がなくなり、遠方の取引先とも気軽にミーティングできるので、とても便利ですよね。
でも、企業によって利用しているアプリが異なるので、連絡が不便だなと感じることはありませんか？
そこで今回は、ZoomとMicrosoft Teamsというビデオ会議でよく利用されるアプリ同士を連携して、ミーティングやスケジュール管理のさらなる効率化を図っていきます！
異なるアプリを使用していても、連携すればとっても便利になりますよ！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
今回は「Zoomでミーティングが終了したら、Microsoft TeamsにレコーディングURLを通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Zoomのマイアプリ連携】
まずはZoomをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からZoomを検索してください。
連携するZoomの「Client ID」と「Client secret」を入力します。
Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法の詳しい手順はこちらのページに記載されています。
情報を入力した後、［追加］をクリックしましょう。
まずは、Zoomのアプリ連携ができました！
【Microsoft Teamsのマイアプリ連携】
YoomにログインしたあとYoomページ画面左側の「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、検索結果からMicrosoft Teamsを選択。
以下の画面が表示されたら、使用するアカウントでログインします。
詳しくはこちらをご確認ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
これで、Microsoft Teamsのマイアプリ連携は完了です！
マイアプリの一覧に、各アプリのアイコンが表示されていれば、次のステップに進みましょう！
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Zoomでミーティングが終了したら、Microsoft TeamsにレコーディングURLを通知」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
「ミーティングが終了したら」をクリックして、連携するアカウント情報が入力されているか確認してください。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「メールアドレス」は、対象となるZoomアカウントのメールアドレスを入力してください。
設定後、フローボットのトリガーとなるZoom会議をテスト動作として行い、会議を終了しましょう。
※ Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
現在は「ミーティングが終了したら」「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。
詳しくはこちらもチェックしてみてください。
その後、[テスト]をクリックします。
テスト完了を確認して、『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
続いて、2つ目の「ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、[次へ]をクリックします。
次の画面で「ミーティングID」に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。
情報を入力した後、［テスト］をクリックしてください。
ここではミーティングのレコーディング情報が取得できるため、取得結果に問題がなければ『保存する』をクリックしましょう。
最後に、3つ目の「チャネルにレコーディングURLを送る」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報が入力されていることを確認して、[次へ]をクリックします。
次の画面で「チームID」や「チャネルID」などの項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』として展開されますので、こちらから情報を選択できます。
「メッセージ」には、通知内容に含めたい情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、アウトプットを引用できます。
以下の画像は例として、前ステップで取得したアウトプット【トピック】や【共有用のURL】を引用・設定したものです。
【：】や固定のテキストなどを挿入して、メッセージ全体を見やすいように整えてくださいね。
「メンション情報」「添付ファイル情報」は、設定の必須項目ではないので、運用に沿って任意に設定しましょう。
【+ 〇〇情報を追加】をクリックすると、設定できる項目を増やすことができます。
特定のメンバーにメンションを付与したい、通知の際に特定のファイルを添付したい、という場合に設定してくださいね。
必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックします。すると、以下のように指定したMicrosoft Teamsのチャンネルに通知が届きます！
通知結果に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
これで設定は完了です！
以下の画面が表示されます。
赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回作成したフローボットはこちら
フォーム作成・管理ツールと連携することで、自動で会議を設定することも可能です。
さらに、会議終了をトリガーに自動で文字起こしし、結果をデータベースに保存したり、関係者に要約内容を素早く共有することもできます。
申請承認や課題の追加を検知して関係者に自動で通知を送ったり、Microsoft Teamsに投稿した内容をもとにタスクを登録・作成することも可能です。
手動作業が減ることで、業務負担の軽減が見込めるでしょう。
ZoomとMicrosoft Teamsの連携により、会議スケジュールの一元管理や共同作業の効率化、よりスムーズなコミュニケーションが期待できますね！
今まで手作業で行っていた手間のかかる業務もなくなり、業務の効率が大幅に向上しそうです。
業務の自動化によって人的フローによるミスも軽減され、チーム全体の生産性が高まるでしょう！
YoomはZoomとMicrosoft Teamsの連携以外にも、さまざまなアプリと連携ができるので、みなさんもぜひ、活用してみてください。
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