ZoomとMicrosoft Teamsを連携したらミーティング環境が大幅に改善した！

ZoomとMicrosoft Teamsを連携するメリットと自動化例

近年、企業間でビデオ会議をする機会が多くなりました。
大きな会議室を確保する必要がなくなり、遠方の取引先とも気軽にミーティングできるので、とても便利ですよね。
でも、企業によって利用しているアプリが異なるので、不便だなと感じることはありませんか？
そこで今回は、ZoomとMicrosoft Teamsというビデオ会議でよく利用されるアプリ同士を連携して、ミーティングやスケジュール管理のさらなる効率化を図っていきます！
異なるアプリを使用していても、連携すればとっても便利になりますよ！

では実際に2つのアプリを連携するメリットって何でしょうか？
自動化される業務もあわせてご紹介します。

メリット1: 会議スケジュールの一元管理

‍2つのアプリを連携すると、会議スケジュールをまとめて管理することができ、スケジュール管理が効率化されます。
Microsoft Teamsから直接Zoomミーティングをスケジュールし、参加することができるので、一つのアプリからすべての会議を管理でき、アプリを使い分ける手間が省けます。
例えば、社内では主にMicrosoft Teamsを利用しているけれど、取引先がZoomを利用しているという時もMicrosoft Teamsから設定したZoomミーティングを先方に連絡することができます。
設定すれば、Microsoft TeamsのカレンダーとZoomミーティングが自動的に同期されるので、情報を見落とすリスクも人的フローによる入力ミスも削減できます。

メリット2: 共同作業の効率化

‍会議中に共有した資料やメモをMicrosoft Teams内でリアルタイムに編集し、Zoomの録画データと共に保存できます。
例えばミーティングに参加できなかったメンバーが後でMicrosoft TeamsからZoomの動画を確認することもできますし、あそこでどんな風に話していたっけ？みたいな確認もMicrosoft Teamsから資料と一緒に簡単にできます。
設定するとZoomでの会議録画が自動的にMicrosoft Teamsの特定チャネルにアップロードされるので、共有し忘れもなく、チームメンバー全員がすぐにアクセスできるようになります。

メリット3: コミュニケーションの一元化

‍Microsoft Teamsのチャット機能とZoomの会議機能を連携することで、メッセージとビデオ会議をシームレスに行うことができます。
Microsoft Teamsのチャット内から直接Zoomミーティングを開始でき、会議終了後にチャットで会議の要点やフォローアップタスクをすぐに共有できます。
すべてのコミュニケーションが一つの場所に集約されることで、情報の流れが明確になり、意思決定や進捗状況の確認が容易になります。
例えば、Microsoft Teamsでチャットした内容とZoomミーティングした内容をどちらも確認したい場合、今までのようにアプリを切り替えながら情報の確認をしなくてよくなるので、確認業務の手間が省け、コミュニケーションが迅速かつスムーズに行うことができます。

ZoomとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

今回はYoomを使って連携を行っていきます。
Yoomは視覚的にもわかりやすいツールなので、専門的な知識がなくても、連携設定が行えますよ！
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを取得してくださいね。
とっても簡単に始められます！
なお、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参考にしてください。

‍Yoomのアカウントにログインができたら、
1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。

2.登録したいアプリ(今回はZoomとMicrosoft Teams)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。

Zoomの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Microsoft Teamsの登録をするというような流れです。
Zoomの詳しい登録方法はこちらを参考にしてください。
Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
ZoomとMicrosoft Teamsのアイコンが表示されたか確認をしてください。

それではここから、2つのアプリの連携設定を行いましょう！
【Zoomでミーティングが終了したら、Microsoft TeamsにレコーディングURLを通知】というフローを作成していきます。
これは‍Zoomでミーティングが終了したら、Microsoft TeamsにレコーディングURLを通知するフローです。
チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行うことができますよ。

※ミーティングのレコーディング情報の取得はクラウドレコーディングされている場合のみ可能なため、Zoomのご利用プランにご注意ください。

1.「マイプロジェクト」から「新規作成」をクリック、「はじめからの作成」を選択します。

2.表題はわかりやすくフローの内容を入力して、「特定のアプリイベントが発生したとき」を選択し、Zoomを選択します。

3.トリガーアクションは「ミーティングが終了したら」を選択し、「次へ」をクリックします。

4.トリガーの起動間隔を選択して、「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」してください。

5.Zoomの連携で保存したフローの「+」をクリックし、オペレーションタイプの選択から「アプリを連携をする」を選択し、Zoomをクリックします。

6.アクションは「ミーティングのレコード情報を取得」を選択して、「次へ」をクリックします。

7.ユーザーのメールアドレスとミーティングIDを入力します。
ユーザーのメールアドレスはZoomアカウントのメールアドレスを指定してください。
ミーティングIDは先に連携した、Zoomで取得したアウトプット情報を使用できるので、アウトプットから選択して入力します。
「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」します。

8.保存したフローの「+」をクリックし、オペレーションタイプの選択から「アプリを連携をする」を選択し、Microsoft Teamsをクリックします。

9.アクションは「チャネルにメッセージを送る」を選択して、「次へ」をクリックします。

10.チームIDとチャネルIDを入力します。.チームIDとチャネルIDはMicrosoft Teamsがマイアプリ登録されていれば、候補から選択することが可能です。
メッセージは先に連携した、Zoomで取得したアウトプット情報を使用できるので、アウトプットから選択して入力します。
「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」します。

これで【Zoomでミーティングが終了したら、Microsoft TeamsにレコーディングURLを通知】というフローの完成です。

11.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。‍

ZoomとMicrosoft Teamsの連携フロー応用編

ここまでは【Zoomでミーティングが終了したら、Microsoft TeamsにレコーディングURLを通知】というフローをご紹介しましたが、他にもZoomとMicrosoft Teamsを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

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‍例えば、【Microsoft Teamsからのミーティング内容から、ZoomのミーティングURLを発行する】というフローです。
Microsoft Teamsのチャネルにミーティングの内容が投稿されると、Zoomの新しいミーティングURLを作成するというものです。
新しいチャットメッセージをMicrosoft Teamsに投稿すると、自動的にZoomのミーティングURLが作成されてすべての出席者が簡単にアクセスできるようになるのでMicrosoft Teamsの情報をZoomへ共有する業務の手間を省くことができます。

次に【Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Microsoft Teamsに通知する】フローボットです。
ミーティングのレコーディングファイルを文字起こし→要約と行い、通知を行います。
ミーティングに参加していないメンバーへの情報共有が簡単にできそうです。

【YoomデータベースからZoomの会議URLを発行しGoogleカレンダーに追加】
このフローボットのようにGoogleカレンダーに連携して、予定を追加するのも便利そうです。

Googleププレッドシートと連携して【Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加する】というフローもできます。
手動で入力を行っている場合、転記ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防止することができます。

最後に【TimeRexに予約があったらZoomにミーティング登録する】というフローです。
自動でミーティングを作成できるので、チームのプロジェクトの進行をスムーズにします。

また、今回使ったYoomは連携アプリがたくさんあって、さまざまな業務を効率化することができるんです！
ぜひみなさんの業務にあった連携フローを作成してみてください！

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まとめ

ZoomとMicrosoft Teamsの連携により、会議スケジュールの一元管理や共同作業の効率化、よりスムーズなコミュニケーションが実現可能になりました！
今まで手作業で行っていた手間のかかる業務もなくなり、業務の効率が大幅に向上しました。
業務の自動化によって人的フローによるミスも軽減され、チーム全体の生産性が高まること間違いなしです！
YoomはZoomとMicrosoft Teamsの連携以外にも、さまざまなアプリと連携ができるので、みなさんもぜひ、活用してみてください。
一緒にさらなる業務の効率化を図っていきましょう！