ZoomとMicrosoft Teamsを連携したらミーティング環境が大幅に改善した！

[Yoomとは]

ZoomとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

今回はYoomを使って連携を行っていきます。
Yoomは視覚的にもわかりやすいツールなので、専門的な知識がなくても、連携設定が行えますよ！

‍Yoomのアカウントにログインができたら、
1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。

2.登録したいアプリ(今回はZoomとMicrosoft Teams)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。

Zoomの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Microsoft Teamsの登録をするというような流れです。
Zoomの詳しい登録方法はこちらを参考にしてください。
Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
ZoomとMicrosoft Teamsのアイコンが表示されたか確認をしてください。

それではここから、2つのアプリの連携設定を行いましょう！
【Zoomでミーティングが終了したら、Microsoft TeamsにレコーディングURLを通知】というフローを作成していきます。
これは‍Zoomでミーティングが終了したら、Microsoft TeamsにレコーディングURLを通知するフローです。
チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行うことができますよ。

※ミーティングのレコーディング情報の取得はクラウドレコーディングされている場合のみ可能なため、Zoomのご利用プランにご注意ください。

1.「マイプロジェクト」から「新規作成」をクリック、「はじめからの作成」を選択します。

2.表題はわかりやすくフローの内容を入力して、「特定のアプリイベントが発生したとき」を選択し、Zoomを選択します。

3.トリガーアクションは「ミーティングが終了したら」を選択し、「次へ」をクリックします。

4.トリガーの起動間隔を選択して、「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」してください。

5.Zoomの連携で保存したフローの「+」をクリックし、オペレーションタイプの選択から「アプリを連携をする」を選択し、Zoomをクリックします。

6.アクションは「ミーティングのレコード情報を取得」を選択して、「次へ」をクリックします。

7.ユーザーのメールアドレスとミーティングIDを入力します。
ユーザーのメールアドレスはZoomアカウントのメールアドレスを指定してください。
ミーティングIDは先に連携した、Zoomで取得したアウトプット情報を使用できるので、アウトプットから選択して入力します。
「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」します。

8.保存したフローの「+」をクリックし、オペレーションタイプの選択から「アプリを連携をする」を選択し、Microsoft Teamsをクリックします。

9.アクションは「チャネルにメッセージを送る」を選択して、「次へ」をクリックします。

10.チームIDとチャネルIDを入力します。.チームIDとチャネルIDはMicrosoft Teamsがマイアプリ登録されていれば、候補から選択することが可能です。
メッセージは先に連携した、Zoomで取得したアウトプット情報を使用できるので、アウトプットから選択して入力します。
「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」します。

これで【Zoomでミーティングが終了したら、Microsoft TeamsにレコーディングURLを通知】というフローの完成です。

11.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。‍

ZoomとMicrosoft Teamsのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもZoomやMicrosoft TeamsのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Zoomを活用した自動化例

【YoomデータベースからZoomの会議URLを発行しGoogleカレンダーに追加】
このフローボットのようにGoogleカレンダーに連携して、予定を追加するのも便利そうです。

Googleププレッドシートと連携して【Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加する】というフローもできます。
手動で入力を行っている場合、転記ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防止することができます。

最後に【TimeRexに予約があったらZoomにミーティング登録する】というフローです。
自動でミーティングを作成できるので、チームのプロジェクトの進行をスムーズにします。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

[アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する]

アンケートフォームとMicrosoft Excel、Microsoft Teamsを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務効率アップが期待できます。

[Salesforceのリードオブジェクトにレコードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する]

新しいリードがSalesforceに登録されるたびに、自動的にMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、チーム全体の情報共有がスムーズになるでしょう。

リードフォローアップのタイミングを逃さず、効率的に営業活動したい方におすすめです。

[Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する]

Microsoft Teams上でのコミュニケーションがスムーズに行われるとともに、関連するファイルや資料を整理する手間が省けます。また、作成されたフォルダを共有することで、チームメンバー全員が最新の情報を共有できる体制が整います。

ZoomとMicrosoft Teamsを連携するメリット

メリット1: 会議スケジュールの一元管理

‍2つのアプリを連携すると、会議スケジュールをまとめて管理することができ、スケジュール管理の効率化を図れます。
Microsoft Teamsから直接Zoomミーティングをスケジュールし、参加することができるので、一つのアプリからすべての会議を管理でき、アプリを使い分ける手間が省けます。
設定すれば、Microsoft TeamsのカレンダーとZoomミーティングが自動的に同期されるので、情報を見落とすリスクも人的フローによる入力ミスも削減できるでしょう。

メリット2: 共同作業の効率化

‍会議中に共有した資料やメモをMicrosoft Teams内でスピーディーに編集し、Zoomの録画データと共に保存できます。
例えば欠席者が後でMicrosoft TeamsからZoomの動画を確認することもできますし、会話内容や資料の確認も簡単です。
設定するとZoomでの会議録画が自動的にMicrosoft Teamsの特定チャネルにアップロードされるので、共有し忘れもなく、チームメンバー全員がすぐにアクセスできるようになります。

メリット3: コミュニケーションの一元化

‍Microsoft Teamsのチャット機能とZoomの会議機能を連携することで、メッセージとビデオ会議をシームレスに行うことができます。
Microsoft Teamsのチャット内から直接Zoomミーティングを開始でき、会議終了後にチャットで会議の要点やフォローアップタスクをスピーディーに共有できます。
すべてのコミュニケーションが一つの場所に集約されることで、情報の流れが明確になり、意思決定や進捗状況の確認がしやすくなります。
例えば、Microsoft Teamsでチャットした内容とZoomミーティングした内容をどちらも確認したい場合、今までのようにアプリを切り替えながら情報の確認をしなくてよくなるので、確認業務の手間が省け、コミュニケーションの円滑化が期待できます。

まとめ

ZoomとMicrosoft Teamsの連携により、会議スケジュールの一元管理や共同作業の効率化、よりスムーズなコミュニケーションが期待できますね！
今まで手作業で行っていた手間のかかる業務もなくなり、業務の効率が大幅に向上しそうです。
業務の自動化によって人的フローによるミスも軽減され、チーム全体の生産性が高まるでしょう！
YoomはZoomとMicrosoft Teamsの連携以外にも、さまざまなアプリと連携ができるので、みなさんもぜひ、活用してみてください。