2024/10/17
アプリ同士の連携方法

Zoom会議の要約をAIで自動化し、Telegramに通知:効率的な議事録共有

k.hieda

目次

Zoomは、多くの企業で活用されている高品質なオンライン会議ツールです。会議が終了すると、議事録の共有作業が必要になりますが、これには時間と手間がかかっていました。そこで当社は、この一連の作業を自動化するフローボットテンプレートを開発しました。録画されたZoomミーティングを、AIが自動で文字起こしと解析、さらに重要なポイントを要約してTelegramに通知する仕組みです。<span class="mark-yellow">導入すると、会議後のフォローアップが効率化され、日々の業務がスムーズに進行します。プログラミング不要で簡単に設定できるので、すぐにご利用いただけます。</span>この記事では、具体的な活用シーンや導入方法をご紹介します。ぜひ最後までご覧ください。

こんな方におすすめ

今回の紹介する自動化は以下のような方々におすすめです。

  • ZoomとTelegramをそれぞれ活用している方
  • Zoomを使ってミーティングをしているが、議事録の作成と共有に手間を感じている方
  • ZoomとTelegramを連携して、業務効率化できないか検討している方

ZoomとTelegramとAIの連携で解決できる課題とは?

ZoomとTelegramの自動化で解決できる課題を3つ、ご紹介します。

解決できる課題.1 議事録作成の手間と時間

従来、議事録を作成するのに手間がかかり時間を取られていました。AIを用いて、Zoomの会議終了後すぐに自動で文字起こしと要約を行うことで、この問題が解決します。<span class="mark-yellow">手作業が不要になり作業ミスも防げるため、時間と手間の削減につながります。</span>

解決できる課題.2 チーム連携の遅延

手動で議事録を共有していた場合、タイムラグが発生し連携が遅れがちでした。Telegramの通知機能を使い、会議が終わったらすぐに議事録や要約を全員に送信することで、<span class="mark-yellow">チーム全体での連携がオンタイムに進むようになります。</span>これにより、プロジェクトのスピードアップも期待できるでしょう。

解決できる課題.3 機密情報の保護

機密情報が含まれる議事録では、セキュリティが問題になることが多いです。Zoomの暗号化技術とTelegramのエンドツーエンド暗号化により、外部への情報漏洩の心配がなく、重要な会議内容も安全に管理できます。<span class="mark-yellow">特に企業で扱うセンシティブな情報でも安心して利用できます。</span>

ここから「Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Telegramに通知する」自動化を、<span class="mark-yellow">Yoomの自動化テンプレートを用いた作り方</span>を解説します。

[Yoomとは]

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※AIオペレーションは一部有料プランのみ利用可能です。
※有料プランは2週間の無料トライアルが可能で、その間は制限のあるアプリやAI機能も使用できます。
※Zoomのレコーディング情報を取得するには、ミーティングがクラウドレコーディングされている必要があります。クラウドレコーディングはZoomの特定プランでのみ利用できるため、詳細はご確認ください。

ZoomとTelegramとAIの連携フローの作り方

事前に準備するもの

連携作業の中で必要なものをリストアップしました。

Zoom

  • Zoomのアカウント情報(メールアドレスなど)
  • Client IDとClient secret
    • Zoom App Marketplaceでのアプリ登録から取得できます。

各項目の取得方法は「Zoom(OAuth)およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法」からご確認いただけます。

Telegram

  • 通知先のグループ(botを参加させる必要があります)
    • 新しいbotの作り方はこちら
    • アクセストークン

ステップ1 マイアプリ連携の設定

ここでは、連携するアプリをYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインいただき、マイアプリの項目から新規接続をクリック!

Yoomで接続できるアプリ一覧が表示されます。一番上の検索窓から今回使用するアプリを検索します。

Zoom

検索窓から「Zoom」を入力して、Zoom(OAuth)をクリックします。連携情報の入力画面が表示されます。

Client IDとClient secretは、Zoomのアカウント登録後に、Zoom App Marketplaceでのアプリ登録から取得できます。

>ヘルプ:Zoom(OAuth)およびZoom Phoneのマイアプリ登録方法

それぞれの項目の入力が完了したら、追加ボタンをクリックするとZoomのマイアプリは登録完了です。

Telegram

検索窓から「Telegram」を入力して、ヒットしたアプリ名をクリックします。連携に必要な値を入力する画面がポップアップされます。

  • アカウント名は任意の名称を入力してください。アクセストークンはTelegramで、新しくbotを作成すると発行されます。

>公式ヘルプ:ボットファーザー

アクセストークンを入力し、追加ボタンをクリックすればマイアプリ登録が完了します。

ステップ2 Yoomのテンプレートをマイプロジェクトへコピーする

Yoomへご登録後、こちらのバナーをクリックします。

マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。赤枠内のタイトルをクリックで設定画面に遷移します。

設定するプロセスが複数ありますが、それぞれ簡単な設定です。順番に設定し、取得できるアウトプットを用いてTelegramに通知する内容を作っていきます。

ステップ2 アプリトリガー「ミーティングが終了したら」

テンプレートの1つ目のプロセスをクリックします。ここでは、Zoomのレコーディング情報を取得します。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらに表示される項目は初期設定済みです。

  • アプリトリガーのタイトル
  • アプリ
  • Zoomと連携するアカウント情報
  • トリガーアクション

→次へをクリックします

(2/2)アプリトリガーのAPI接続設定

  • トリガーの起動間隔
    • 5分、10分、15分、30分、60分の中から選択できます。
  • メールアドレス
    • Zoomに登録済みのメールアドレスを入力してください

→テストをクリックします →成功 こちらのアウトプットが取得できました。

→保存するをクリックします

ステップ3 アプリと連携する 「ミーティングのレコーディング情報を取得」

テンプレートの2つ目のプロセスをクリック!ここではZoomから抽出する情報を取得する設定を行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

設定済みのため、次に進みます。

→次へをクリックします

(2/2)連携アカウントとアクションを選択

  • ユーザーのメールアドレス
    • Zoomに登録しているメールアドレスを入力してください。
  • ミーティングID
    • 事前に引用コードが埋め込まれていますので操作不要です。

→テストをクリックします →成功 アウトプットではミーティング情報の詳細が取得できます。

→保存するをクリックします

ステップ5  アプリと連携する「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」

テンプレートの3つ目をクリック!このプロセスではミーティングファイルのダウンロードを行う設定をします。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

設定済みのため、次に進みます。

→次へをクリックします

(2/2)API接続設定

  • ダウンロードURL
  • 先ほどのプロセスで取得したURLを引用して埋め込みます。あらかじめコードを埋め込んでますので設定不要です。

→テストをクリックします →成功 アウトプットにはダウンロードしたファイルが取得できます。

→保存するをクリックします

ステップ6  音声データを文字起こしする

プロセスの4つ目をクリックします。設定済みの表示になっていますが、必要な設定があるため確認します。

(1/2)アクションを選択

  • タイトル
    • 「音声データを文字起こしする」設定済みです。
  • アクション
    • ミーティングの時間の長さに応じて選択してください。

→次へをクリックします

(2/2)詳細を設定

  • ファイルの添付方法
    • 前の設定でファイルをダウンロードしていますので、その値を使います。プルダウンから「ダウンロードしたファイル」を選択してください。

→テストをクリックする →成功 アウトプットでは解析結果が取得できます。

→保存するをクリックします

ステップ7  要約する

プロセスの5つ目をクリックします。設定済みの表示になっていますが、必要な設定があるため確認します。

(1/2)アクションを選択

  • タイトル
    • 「要約する」設定済みです。
  • アクション
    • 文字のボリュームに応じて選択してください。

→次へをクリックします

(2/2)詳細を設定

前のプロセスで取得した解析結果を用いて設定します。

  • 要約対象のテキスト
    • あらかじめ解析結果の引用コードが埋め込まれています。
  • 文字数
    • あらかじめ1000で設定されています。解析結果の文字数を参考に設定してください。文字数については指定された文字数をAIに対して指示しておりますが、最終的にAIによる判断となりますため、指定した文字数通りの要約にならない場合がございます。
    • ※指定文字数よりも大幅に要約される可能性もございますので、ご了承ください。 
  • 要約の条件
    • 「より簡潔に」などを入力して、AIに指示を飛ばすことができます。

→テストをクリックします →成功 アウトプットでは要約結果が取得できます。

→保存するをクリックします

ステップ8 アプリと連携する「Telegramに通知する」

プロセスの6つ目をクリックします。ここではTelegramに通知する内容を設定します。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらに表示される項目は初期設定済みです。

  • アプリトリガーのタイトル
  • アプリ
  • Telegramと連携するアカウント情報
  • トリガーアクション

→次へをクリックします

(2/2)API接続設定

Telegramに通知するチャットの紐付けと通知内容の定型文を作ります。

  • チャットID
    • TelegramのグループIDは通常のUIでは表示されませんが、Botを使用して取得可能です。取得したアクセストークン(APIキー)を使い、以下のAPIエンドポイントにアクセスしてください。
    • https://api.telegram.org/bot<アクセストークン>/getUpdates
    • このエンドポイントにアクセスすると、ボットが参加しているグループ情報が表示され、グループIDも含まれます。たとえば、chat":{"id":-123456789,...} のように、idの値がグループIDです。
  • メッセージ
    • 編集欄をクリックすると、取得したアウトプット一覧が表示されます。取得したアウトプットを引用しながら、メッセージの定型分を作りましょう。

→テストをクリックする →成功

→保存するをクリックする

ステップ9 アプリトリガーを【ON】にする

全てのプロセスが設定済みになると、コンプリート画面がポップアップされます。

トリガーを【ON】にして、フローボットを起動しましょう。

Telegramでは通知が確認できました。

<span class="mark-yellow">プログラミングを使わず、短時間で自動化を実現できました。</span>今回のテンプレートはこちらです。

この自動化を活用した具体的なシーン

今回ご紹介するフローボットテンプレートが、業務の効率化にどのように活用できるか考察しました。

1.プロジェクト進行の効率化に役立つ議事録管理と共有

プロジェクトマネージャーはZoom会議が終了すると、自動的に会議の『ミーティングID』『トピック』『招待リンク』などの詳細情報と、録画データが取得されます。AIが自動で文字起こしを行い、AIが自動で文字起こしと要約を行います。<span class="mark-yellow">会議の重要なポイントが整理され、これを基に迅速にチームへの指示を出すことが可能です。</span>時間の節約に加えて、情報の正確な共有がプロジェクトのスムーズな進行をサポートします。

2.チーム全体のスピードアップに貢献するオンタイムな連携

チームリーダーや部門マネージャーはZoomで会議が終了すると、会議の「ダウンロードリンク(MP4)」や「共有用のURL」がTelegramで通知されます。メンバーは必要な議事録や会議の要約をすぐに確認でき、オンタイムで状況を把握できます。これにより、<span class="mark-yellow">迅速な意思決定やフォローアップがスムーズに行われ、チーム全体の業務スピードの向上が期待できます。</span>

3.法的リスクの軽減に貢献するセキュアな情報共有

法務・コンプライアンス部門にとって、会議の「ダウンロードリンク」や「閲覧用のパスコード」などの機密情報が安全に管理されることは重要です。Zoomの暗号化技術とTelegramのエンドツーエンド暗号化により、外部への情報漏洩を防ぎ、機密情報を安全に共有できます。これにより、<span class="mark-yellow">法的リスクの軽減が期待できます。</span>

もっと活用!ZoomとTelegramを使った自動化3選

TelegramとZoomは、他にも便利なフローボットテンプレートがあります。

1.   Zoomの要約をGoogle スプレッドシートに自動追加

Zoomでの会話内容を自動的に要約し、Google スプレッドシートに記録します。これにより、聞き逃しを防ぎデータを効率的に管理でき、業務の進行がスムーズになります。

2. Yoomから発行したZoomミーティングのURLをGoogle カレンダーに自動追加

YoomデータベースからZoomミーティングのURLを発行し、Google カレンダーに自動で追加します。登録情報をもとにカレンダーに正確なミーティング情報を追加でき、スケジュール管理が簡単になります。

3. Google Meet終了後にTelegramへ自動通知

Google Meet終了後、Telegramに自動で通知されます。これにより、会議終了後にメンバーがすぐに状況を把握できタスクの進行確認がスムーズに進みます。通知作業の手間も減り、情報共有が効率化されます。

まとめ

今回ご紹介したフローボットテンプレートを使用すれば、プログラミング不要でZoomとTelegramの連携を簡単に自動化できます。議事録の作成と共有が自動化されることで、手作業によるミスが減り、タイムリーな情報共有が可能になります。さらに、機密情報も安全に管理できるため、効率的で安全な業務運営が実現します。

プログラミング不要で簡単に導入できるこの自動化フローを活用すれば、会議後のフォローアップ作業がよりスピーディーに進みます。
<span class="mark-yellow"> 会議後の作業をより効率化し、スムーズな業務進行を実現しましょう。今すぐこの自動化フローを導入して、業務効率を最大化してみませんか?</span>

では、またお会いしましょう!

この記事を書いた人
k.hieda
Webプランナー・ディレクター歴10年目。Web制作会社勤務時代は、クライアントへ改修と運用プランの提案と制作進行がメインでした。現在はパラレルワーカーです。Yoomのコンテンツ事業部でブログの制作、個人事業では企業の外部広報案件を受けています。民泊を始めるのでルーチンワーク効率化の徹底を目指しています!
タグ
Zoom
Telegram
自動
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