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「毎月の交通費精算、申請内容を一つ一つGoogle スプレッドシートに転記するのが面倒…」
「営業メンバーが多くて、交通費申請のフォーマットもバラバラで集計に時間がかかる…」
このように、日々の交通費精算業務において、手作業によるデータ入力や確認作業に多くの時間を費やし、月末の締め作業に追われている方も多いのではないでしょうか？
特に、申請漏れや入力ミスは経理担当者の確認作業を増やし、差し戻しによるコミュニケーションコストも発生しがちです…
もし、<span class="mark-yellow">メールやチャットで受信した交通費の情報や、フォームで申請された内容を、指定のGoogle スプレッドシートやデータベースに自動で記録できる仕組み</span>があれば、これらの煩雑な作業から解放され、経費処理の迅速化と正確性の向上を実現し、より付加価値の高い業務に注力できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して交通費精算業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">交通費の情報をGoogle スプレッドシートに記録する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日々の業務で発生する交通費の情報を、手作業で転記・集計するのではなく、自動でGoogle スプレッドシートやデータベースに記録し、管理を効率化する方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！
これらの自動化によって、入力ミスや申請漏れを防ぎ、経理業務全体のスピードアップにも繋がります。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで交通費に関する情報を受信した際に、その内容をGoogle スプレッドシートなどのシートアプリへ自動的に追加する</span>ことができるので、メールでの申請内容の見落としや転記ミスを防ぎ、効率的な経費管理を実現しましょう！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームツールを通じて交通費が申請された際に、そのデータをMicrosoft Excelへ自動的に記録する</span>こともできるので、申請フォーマットを統一し、収集したデータをスムーズに集計・管理できます。
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールで交通費に関する情報が投稿された際に、その内容をNotionなどのドキュメント管理ツールやデータベースの所定のページへ自動で追加する</span>こともできるので、チャットでの連絡を見逃すことなく、迅速かつ正確に経費情報を集約できます。
それではここから代表的な例として、Gmailで交通費の情報を受信したら、Google スプレッドシートの精算用シートに自動でその情報を追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それぞれのアプリとYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Gmailのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったら、ページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
先ほどと同様に、Yoomのマイページの「新規接続」ボタンをクリックし、Google スプレッドシートを選択します。
Google スプレッドシートを選択すると、以下のような画面が表示されます。
赤枠部分の「Sign with Google」を押下してください。
以下のような画面が表示されたら、今回連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックします。
次の画面で「続行」を選択してください。
以上で、Google スプレッドシートのマイアプリ登録が完了です。
マイアプリの一覧にGmailとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されていたら、次のステップに進みましょう！
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！
ここから、「Gmailで交通費の情報を受信したら、Google スプレッドシートの精算用シートに自動追加する」フローボットを作成していきます。
以下の赤枠をクリックしましょう！
以下の画面で、連携するアカウント情報を確認し、タイトルは必要に応じて変更します。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。ここでは、特定のラベルがついたメールがトリガーになります。
ラベル作成がまだの方はGmailの画面に移り、作成しましょう！
※例として、赤枠のラベルを作成しました。今回は、以下のメールを受信した想定で進めていきます！
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしてください！テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプットが表示されます。
先ほどテスト送信したメールの内容が反映されていれば、OKです。
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ここでは、先ほど取得したアウトプットからデータを抽出する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
次の画面で、タイトルを任意で修正します。
変換タイプはプルダウンから用途に合わせて設定し、次に進みましょう！
詳細設定の画面が表示されたら、「対象のテキスト」を設定します。
ボックスをクリックして表示される「取得した値」から設定が可能です。
次に、「抽出したい項目」を入力します。
ここでは、対象のテキストから抽出したい項目をカンマ(,)で区切り、指定します。
※このあと、Google スプレッドシートに情報を追加することを想定して設定してください。
入力を終えたら「テスト」を実行しましょう！
成功したら、画面かぶに表示される「取得した値」に間違いがないか確認しましょう。
問題がなければ「保存する」をクリックします。
これで、テキストからデータを抽出する設定は完了です！
いよいよ最後の設定です！ここでは、 抽出したデータをGoogleスプレッドシートに追加する設定をします。
以下の赤枠をクリックしましょう！
次の画面で、連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
タイトルや実行アクションは変更せず、画面を下にスクロールしましょう！
データベース連携の項目は、入力欄下の部分を参照して記入しましょう。
スプレッドシートIDやタブ名はボックスをクリックすることでも選択可能です。
注意点として、スプレッドシート内にはレコードを追加するためにヘッダを登録する必要があります。
ヘッダがテーブル範囲内に含まれているかを確認し、「次へ」のボタンを押下してください。
※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:E」になります。
そうすると、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここで先ほど設定したヘッダが登録されていることが確認できます。入力欄をクリックして表示されるアウトプットを引用して、各項目を設定していきましょう！
以下は例として、「交通手段」の項目に前ステップで取得した【交通手段】の情報を引用したものです。
情報を入力した後、「テスト」をクリックします。
Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが追加されているか確認をしてみましょう。
無事に指定のGoogle スプレッドシートに反映されましたね。
「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。ここまでお疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
以上で、「Gmailで交通費の情報を受信したら、Google スプレッドシートの精算用シートに自動追加する」フローボットの完成です！
GoogleスプレッドシートのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば、以下のような自動化はいかがでしょうか。
交通費精算の情報を手作業でスプレッドシートなどに転記する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで費やしていた多くの時間と手間を削減し、入力ミスや計算ミスといったヒューマンエラーの防止が可能です。</span>
これにより、経理担当者は申請内容の確認や承認作業に集中でき、従業員も迅速な精算処理を受けられるようになり、組織全体の業務効率向上が見込めます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし交通費精算業務の自動化やその他の定型業務の効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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