【ノーコードで実現】Google スプレッドシートのデータを自動で更新する方法

データベース/CRMサービスのデータ変更時にGoogle スプレッドシートを自動で更新する

SalesforceやNotionといったデータベースやCRMツールで情報が更新された際、その変更内容をGoogle スプレッドシートにも自動で反映させます。
こうすることで、複数のツール間でデータの一貫性を保ち、常に最新の顧客情報やプロジェクト状況をGoogle スプレッドシート上で確認できるようになります。
データの二重入力の手間や同期漏れを防ぐのにも役立ちますよ。

チャットツールの投稿内容をもとにGoogle スプレッドシートのデータを自動で更新する

SlackやDiscordなどのチャットツールで特定のキーワードを含む投稿があった場合や、特定チャンネルへの投稿内容をきっかけに、Google スプレッドシートのデータを更新します。
日報の集約やインシデント管理など、チャットでのコミュニケーションを起点としたデータ蓄積を自動化すれば、情報収集の手間を削減できます。

Googleフォームの回答をもとにGoogle スプレッドシートを自動更新するフローを作ってみよう

ここでは例として、よくある利用シーンの一つ、「Googleフォームで回答があったら、Google スプレッドシートのデータを更新する」フローをYoomで作成する流れをご紹介します。
この自動化で、フォーム回答の転記作業から解放され、回答データをすぐに活用できる状態を目指しましょう！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

フローの作成方法

[Yoomとは]

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Googleフォームのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
• フローボットをONにし、動作を確認

ステップ1:GoogleフォームとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携

〈事前準備〉

マイアプリ連携前に、今回作成するテンプレートで使用するGoogleフォームとGoogle スプレッドシートを作成しておきましょう。

今回は下記のようなタスク情報を報告するフォームとタスク情報をまとめるシートを準備しました！
（マイアプリ連携後に作成した場合、うまく連携できないことがありますご注意ください。）

〈GoogleフォームとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録方法〉

マイアプリ画面から「＋新規接続」ボタンをクリックしましょう。
検索窓が表示されるので、Googleフォーム及びGoogle スプレッドシートを検索してください。

ログインできたら、「次へ」をクリックします。

次の画面で「続行」をクリックしてください。

これで、マイアプリ連携完了です！

ステップ2:テンプレートのコピー

それでは、自動化の作成をしていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしください。
まずは下記バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

お使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKをクリックし設定を開始していきましょう！

ステップ3:Googleフォームに回答が送信されたら起動するトリガーの設定

まずは、「フォームに回答が送信されたら」という項目を設定していきましょう。

次のページは、すでに初期設定がされています。
使用したいGoogleフォームと連携するアカウント情報が選択されているのを確認できたら、そのまま次のページに進みましょう！

トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

フォームIDは、事前準備で作成したフォームURLから取得し設定してください。
詳しい設定方法は、枠外の注釈を確認しましょう！

フォームIDの入力ができたら、設定したGoogleフォームにサンプルの回答を送信してください。
ここまで完了したら、「テスト」ボタンをクリックします。

テストに成功したら、「取得した値」が表示されていることを確認しましょう！
Googleフォームに回答した内容（タスク名や内容など取得するため下記画面赤枠部分の「取得する値を追加」をクリックしてください。

下記画面が表示されるので、こちらを確認し回答を取得してください。

取得した値が追加されたことを確認できたら、保存しましょう！

ステップ4:Google スプレッドシートのレコードを更新する

続いて、Google スプレッドシートアイコンの「レコードを更新する」を設定していきましょう！

下記項目は、すでに初期設定がされています。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報が正しく選択されているのを確認しましょう！

データベースの連携を設定していきます。
スプレッドシートIDは、枠内をクリックし表示される候補から選択してください。

スプレッドシートのタブ名も同様に候補から設定します。

テーブル範囲については、こちらのヘルプページの「データベースを操作するオペレーションにおける範囲設定」をご確認ください。
今回の例では、「A1:E」の範囲を設定しています。

ここまでの設定が完了したら「次へ」ボタンを押して進みましょう！

次のページでは、更新したいレコードの条件を設定します。

今回はGoogleフォームに回答されたタスク名とGoogle スプレッドシートに記載されているタスク名が一致する行を更新します。
下記画面のように、条件を設定してください。

次に、「更新後のレコードの値」を設定します。

Googleフォームに回答された「内容」と「ステータス」の項目を更新したいため、下記画像のように設定しましょう！
入力欄を空白にした場合は、シート内にある元の値から更新されないため、更新する必要がない「タスク名」「期限」の項目を空白のままでOKです。

設定が完了したら「テスト」ボタンをクリックしましょう。
Google スプレッドシートの対象のシートを開き、Googleフォームに回答した内容でデータが更新されているか確認してください。

問題無ければ、「保存する」ボタンをクリックしましょう。

ステップ5:トリガーをONにする

最後にフローボットを有効化（ONに）すれば、設定は完了です！
実際にGoogleフォームにテスト回答を送信し、Google スプレッドシートのデータが自動で更新されるかを確認してみましょう。

Google スプレッドシートを活用したその他の自動化テンプレート例

Google スプレッドシートはデータの入力先としてだけでなく、データをもとに、他のアクションを自動化する起点としても活用できます。

ここでは、Google スプレッドシートに関連するその他の自動化テンプレートをいくつかご紹介します。

まとめ

この記事では、プログラミング不要でGoogle スプレッドシートのデータを自動更新する方法について、具体的なテンプレートを交えながら解説しました。
様々なアプリケーションのトリガーを起点に、Google スプレッドシートへの転記や更新作業を自動化できることが分かったのではないでしょうか。
これによって、手作業による入力の手間やミスを削減できるだけでなく、常に最新の情報がスプレッドシートに反映されるため、データに基づいた迅速な意思決定やアクションが可能になります。

<span class="mark-yellow">今回ご紹介したような自動化は、Yoomのようなツールを活用することで、専門知識がなくても簡単に実現可能です。</span>

また、Yoomには、Google スプレッドシート連携を含む豊富なテンプレートが用意されており、すぐに自動化を試すことができますよ。
日々のデータ更新業務に課題を感じている方は、ぜひ業務自動化を検討してみてください。

無料プランから始められますので、まずは気軽に試してみましょう！

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