ファイル移動後にチャットツールへ自動で通知する
ファイル移動の完了をSlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールに自動で通知するテンプレートです。
ファイルが正しく移動されたことを関係者がすぐに把握できるため、作業の進捗確認や次のアクションへの移行がスムーズになります。
特にチームでの共同作業において、情報共有の漏れを防ぐのに効果的です。
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Dropboxに日々蓄積されていくファイル。「あとで整理しよう」と思っているうちに、どこに何があるのか分からなくなってしまった…なんて経験はありませんか？ 必要なファイルを探すのに時間がかかったり、誤って古いファイルを使ってしまったりと、ファイル管理の悩みは尽きないものです。特にチームで共有しているフォルダの場合、整理ルールが曖昧だと、さらに混乱を招きがちですよね。手作業での定期的な整理は手間がかかり、つい後回しにしてしまうことも多いでしょう。
この記事では、そんなDropboxのファイル整理に関するお悩みを解決する方法をご紹介します。特定のルールに基づいてファイルを自動で移動させる仕組みを作れば、面倒な整理作業から解放され、常に整理された状態をキープできます。しかも、プログラミングの知識は不要で、簡単な設定だけで実現できるのが嬉しいポイントです！
Yoomには「定期的なスケジュールに基づいてDropbox内のファイルを自動で指定フォルダに移動する」自動化テンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックして試してみましょう！
Dropbox内のファイルを整理する方法は一つではありません。
ここでは、あなたの業務スタイルに合わせてカスタマイズできる、具体的な自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
単にファイルを移動させるだけでなく、移動完了をチームメンバーに通知するなど、便利な連携も可能です。
気になる自動化があれば、ぜひクリックして詳細を確認してみてください！
このテンプレートを使うと、指定したスケジュールでDropbox内のファイルを自動的に別のフォルダへ移動させることができます。
例えば、「完了済みプロジェクト」フォルダや「月別アーカイブ」フォルダなどを作成し、定期的に関連ファイルを移動させることで、常にフォルダ内をすっきりと保てます。
手作業による移動の手間や、整理の抜けや漏れを防止できます。
ファイル移動の完了をSlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールに自動で通知するテンプレートです。
ファイルが正しく移動されたことを関係者がすぐに把握できるため、作業の進捗確認や次のアクションへの移行がスムーズになります。
特にチームでの共同作業において、情報共有の漏れを防ぐのに効果的です。
こちらは、ファイル移動の完了をGmailやOutlookといったメールで通知するテンプレートです。チャットツールを主に使わないチームや、正式な記録としてメールでの通知を残したい場合に便利でしょう。設定した条件に基づき、関係者へ自動でメールが送信されるため、報告の手間を省くことができます。
ここでは、Yoomを使って「定期的にDropboxの指定フォルダ内のファイルを別フォルダに移動する」自動化フローを作成する具体的な手順を解説します。プログラミング不要で、画面上の設定だけで簡単に構築できます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
大まかな流れは以下の通りです。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からDropboxを検索してください。
お使いのアカウントを選択、またはメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。
パスワードを入力し「ログイン」をクリックしてください。
「許可」をクリックするとDropboxのマイアプリ連携が完了します！
次に、今回の自動化フローのテンプレートをコピーします。以下のリンクをクリックし、「このテンプレートを利用する」を選択してください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
テンプレートをコピーすると、フロー編集画面が開きます。
まず「指定したスケジュールになったら」をクリック。
スケジュール設定は日付指定・曜日指定・Cron設定の3種類あります。
いずれかで設定し保存してください。
1)日付指定…フローボットを起動したい日付と時刻を入力
2)曜日指定…フローボットを起動したい曜日にチェックを入れ、時刻を入力
3)Cron設定…毎時何分にフローボットを起動したいかを入力 ※詳しくはこちらをご参照ください
「フォルダ内のファイル一覧を取得」をクリック。
「連携アカウントとアクションを選択」という画面が表示されます。
タイトルは任意で編集可能です。タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「フォルダ内のファイル一覧を取得」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
ファイルを取得したいフォルダのパスを入力し、テストしましょう。
今回は例として、Dropboxのtestフォルダのファイルを移動させてみます。
フォルダのパスは、ファイルを開いた際の URL 内に「/●●●」と記載されているフォルダ名です。フォルダに階層がある場合は「/Folder1/Folder2」という形式で、URLに表示されている全ての階層のフォルダ名を入力してください。詳しくはこちら
テストが成功したら保存してください。
「コマンドオペレーション」をクリック。
「繰り返し対象を指定」という画面が表示されます。今回はテンプレートを使用しており、オペレーションと取得した値は既に設定されているためそのままでOKです。
必要に応じて「+ 取得した値を追加」から、最大15個まで設定することも可能です。
設定が完了したら保存してください。
「指定のフォルダにファイルを移動」をクリック。
ステップ4と同様、アクションはテンプレート通りに「指定のフォルダにファイルを移動」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定という画面が表示されるので必要事項を入力していきます。
今回はテンプレートを使用しているので、ステップ5で取得した「表示パスのリストのループ変数」と「名前のリストのループ変数」が既にテキストボックスに入力されています。そのため、移動先のファイルパスの形式を整えるだけで大丈夫です！
具体的には下記の「/test2/」のように、ファイルを移動させたいフォルダのファイルパスを入力します。
移動元と移動先のファイルパスを確認してテストし、成功したら保存してください。
Dropboxの移動先であるtest2フォルダにファイルが移動しましたね！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
お疲れ様でした！
Dropboxを使った自動化は、ファイル整理だけではありません。
Yoomには、他にもDropboxを活用して様々な業務を効率化できるテンプレートが用意されています。
ここでは、その中からいくつか便利な自動化テンプレートをご紹介します。
今回は、Dropboxのファイル整理を自動化する方法について解説しました。日々増え続けるファイルを定期的に整理するのは骨の折れる作業ですが、自動化を活用すれば、その手間を大きく削減できます。
Yoomのようなツールを使えば、「毎月月末に特定のフォルダのファイルをアーカイブフォルダに移動する」といったルールも、プログラミングの知識不要で簡単に設定できます。
ファイル整理だけでなく、ファイルが追加された際の通知や、他サービスとの連携など、Dropboxを活用した業務効率化の可能性は多岐にわたります。
この記事でご紹介したテンプレートも参考に、ぜひあなたの業務に合った自動化フローを構築してみてください。
まずは簡単なテンプレートから試してみて、自動化による効率アップをぜひ体験してください。
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