Aggregate Microsoft Excel data daily and post reports to Microsoft Teams
This flow is recommended for those who spend time aggregating and reporting large amounts of Microsoft Excel data daily. Efficient and accurate data sharing can be expected.
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"Many people find themselves overwhelmed with the task of sharing Microsoft Excel content on Microsoft Teams every week."
Opening files, checking them, and posting them on Microsoft Teams is more time-consuming than you might think.
However, when trying to automate tasks, many may feel anxious about the difficulty of the setup or the need for specialized knowledge.
This is especially true if you want to proceed without relying on the IT department.
<span class="mark-yellow">This is where the no-code tool Yoom comes in, offering integration between Microsoft Excel and Microsoft Teams.</span>
For example, setting up a flow to "retrieve records from Microsoft Excel at a specified schedule and notify Microsoft Teams" can be done easily by anyone.
If you want to be freed from tedious manual tasks, be sure to read this article to the end.
By using Yoom, you can easily integrate Microsoft Excel and Microsoft Teams without any code. Yoom provides templates for integrating Microsoft Excel and Microsoft Teams, so you can achieve integration immediately just by registering, without any API knowledge.
By integrating the APIs of Microsoft Excel and Microsoft Teams, you can automatically link data from Microsoft Excel to Microsoft Teams! For example, you can perform data integration like the one below automatically, without human intervention.
You can experience the integration of Microsoft Excel and Microsoft Teams immediately by clicking "Try it out" on the automation example you're interested in and registering an account.
Registration takes only 30 seconds, so feel free to give it a try!
Since you can automatically notify Microsoft Teams based on the set schedule, it is recommended for those who find manual notifications cumbersome.
This flow is recommended for those who spend time aggregating and reporting large amounts of Microsoft Excel data daily. Efficient and accurate data sharing can be expected.
それでは、さっそく実際にMicrosoft ExcelとMicrosoft Teamsを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft ExcelとMicrosoft Teamsの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は<span class="mark-yellow">指定のスケジュールになったら特定のMicrosoft Excelからレコードを取得し、Microsoft Teamsに通知する</span>フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
[注意事項]
今回のフローで使用するアプリは2つともMicrosoft社のものです。「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
1.検索する
検索ボックスにMicrosoft Excelと入力し、Microsoft Excelのアイコンをクリックします。
2.アカウントを選択する
マイアプリへ連携したいアカウントを選択してください。
サインイン画面になった場合は、IDとパスワードを入力しサインインしてください。
3.アクセスの許可
Yoomへのアクセス許可が求められるため、「続行」を押してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
1.検索する
検索ボックスにMicrosoft Teamsと入力し、Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。
2.サインインする
先ほどMicrosoft Excelをマイアプリ連携したため、下記のように自動でサインインする画面になります。そのままお待ちください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.実行時間の指定
ここではアクションを実行したい日付や曜日を指定します。実行したい内容にあわせて、設定してください。
今回は、毎週月曜日の午前9時に実行したいので、下記のように設定しました。
入力できたら、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.データベースの連携
ここでは、Microsoft Excelに記載されたレコードを取得する設定を行います。
まだ、Microsoft Excelの準備が出来ていない場合はこのタイミングで作成しましょう。
今回は、下記のような共有事項を記載したファイルを準備しました。
次のステップのテスト操作でテキストの生成があるので、レコードに文章を入力し、保存先はOneDriveまたはSharePointにしてください。
Microsoft Excelの準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
アカウント情報などはステップ1で入力した内容が反映しています。
ページを下に進み、データベースの連携項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.データベース操作の詳細設定
先ほど設定したMicrosoft Excelのレコードを、条件を基に取得します。
今回は、入力したレコード全てを条件としたいので、下記画像のように設定しました。
お好みに合わせて、トリガー条件の変更や追加も可能ですので、お好きにカスタマイズしてください。
入力ができたら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記のように指定したレコードが表示されます。
無事にデータが反映していることを確認できたら、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.アクションを選択
デフォルトで「500文字以内(3タスク)」が選択されています。
生成したいテキストの文字数にあわせて選択し、「次へ」を押しましょう。
3.詳細を設定
ここでは、生成AIを利用してテキストを生成するための設定を行います。
入力ができたら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されるので、指示した内容が反映しているか確認してください。
無事に反映が確認できたら、「保存する」を選択し次のステップへ進みましょう。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
2.API接続設定
ここでは、Microsoft Teamsに送信するメッセージの設定を行います。
Microsoft Teamsのチームやチャネルを作成していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、以下のようなチャネルを作成しました。ここにメッセージを送信するよう、設定していきたいと思います。
Microsoft Teamsの準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
その他、メンション情報や添付ファイル情報も設定可能なので、送信したい内容に合わせて入力してください。
入力ができたら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、指定したMicrosoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されているはずなので、確認してみます。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにして動作確認をしてみましょう!
今回はMicrosoft ExcelからMicrosoft Teamsへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にkintoneからMicrosoft Excelへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft Teamsでのやり取りを自動的にMicrosoft Excelに記録することで、メッセージで受け取ったタスクなどの追加や管理が容易になるかもしれません。
Microsoft Teams上で重要なメッセージが発信された際、自動的にMicrosoft Excelに記録されるため、手動入力の手間やミスを減らした上で、情報の管理が可能になります。
Microsoft Teamsとの連携以外でも、Microsoft ExcelのAPIを活用することで、日々の業務をもっと効率化することが可能です。気になるフローがあれば、ぜひ試してみてください！
Outlookで受信したメールをExcelにレコードとして追加したり、Gmailで受け取ったアンケート結果をExcelに格納することが可能です。これらのフローを使えば、手間をかけずにさまざまな情報を一元管理できます。
Microsoft Teamsでは、特定のアプリで発生した情報を通知として送信したり、定期的なリマインドを自動で行うことが可能です。
これらのフローを活用することで、情報の見逃しや伝達ミスを防ぎ、チーム内のコミュニケーションをスムーズに保つことができます。
Microsoft ExcelとMicrosoft Teamsの連携は、手間のかかる業務を少しずつ楽にしてくれます。
本記事でご紹介したように、Yoomを使えばノーコードで誰でも簡単にフローを構築できます。
スケジュールに合わせた通知やデータの転記なども、自動化することで時間にゆとりが生まれ、業務の抜け漏れも防げます。
「自分でもできそう」と思った方は、まずはYoomに無料登録して始めてみてください。
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