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「Microsoft Excelに追加した顧客リストに基づいて、Microsoft SharePointに顧客ごとのフォルダを一つひとつ作成していて、時間がかかるし間違いも怖い…」
このように、Microsoft ExcelとMicrosoft SharePoint間でのファイル作成やデータ連携作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">様々なトリガーをもとに取得した情報をMicrosoft Excelに転記、その情報を使ってMicrosoft SharePointに関連フォルダが作成されれば</span>、これらの悩みから解放され、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで直感的に設定できて専門知識も不要なので、ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft Excelの情報を活用してMicrosoft SharePointにファイルやフォルダを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft ExcelとMicrosoft SharePoint間で発生するファイル作成やフォルダ管理といった様々な業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介します！
これにより、ファイル管理の効率化や手作業によるミスの削減を実現できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">フォームへの回答、特定のメール受信といった様々なトリガーに、Microsoft Excelにデータを記録し、その情報に基づいてMicrosoft SharePoint内に自動でフォルダを作成する</span>一連のフローです。
手動でのフォルダ作成作業やそれに伴うデータ整理の手間を削減し、情報の集約と管理を一元化できます！
<span class="mark-yellow">Googleスプレッドシートに新しい情報（例：顧客データなど）が入力された際、特定の条件に合致した場合のみMicrosoft Excelに転記、Microsoft SharePointでのフォルダ作成まで</span>を自動化します。
手作業の時間やミスを削減し、情報の正確な集約と迅速な共有を実現できます。
それではここから代表的な例として、Yoomのフォームで送信された回答をMicrosoft Excelの指定シートに自動で追加、その情報に基づいてMicrosoft SharePoint内に新しいフォルダを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。
まず、自動化に必要なMicrosoft ExcelとMicrosoft SharePointをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Microsoft Excelをクリックします。
(2)Microsoftのサインイン画面が出てきます。使用するアカウントを入力しサインインしましょう！
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
(3)次にMicrosoft SharePointの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からMicrosoft SharePointをクリックします。
Microsoftのアプリは一度連携すると、その他のMicrosoftアプリはサインインしなくてもYoomの新規接続一覧からクリックするだけで自動で連携されます！
連携が完了するとYoomのマイアプリにMicrosoft SharePointとMicrosoft Excelが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
(1)Yoomを使って回答フォームを作成していきます！
フォームトリガーの「フォームタイトルを設定してください」をクリックします。
(2)「フォーム作成」画面から、質問内容と回答方法をプルダウンから選択します。
下へ進み、完了ページの見出し、完了メッセージ説明文を入力します。
有料プランの場合のみ設定が可能な項目もあるため、こちらを参照して設定してください
入力した内容が回答者へ自動送信されます。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「フォームの表示確認と詳細設定」画面から、フォームの表示を確認します。
赤枠のプレビューページ、完了ページをクリックすると回答者にどのように見えるのかを確認することができます！
取得した値には、テスト回答を直接入力しました。
※こちらに入力しても、実際のフロー起動時には影響しません。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
アウトプットについて
フォームの内容に問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう！
(1)「レコードを追加する」をクリックします。
(2)タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
下へ進み、ファイルの保存場所、ドライブID、ファイル名（任意）、アイテムID、シート名、テーブル範囲を入力します。ドライブID、アイテムID、シート名は下の画像のように候補から選択ができます。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)追加するレコードの値を「取得した値」から選択します。
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう！
※アウトプットを利用せずに直接入力してしまうと毎回それが転記されてしまうので、必ずアウトプットから選択してください。
テストに成功すると、指定したMicrosoft Excelに情報が追加されていました！
Yoomに戻り「保存する」をクリックしましょう。
(1)次に、Microsoft SharePointと連携して、フォルダを作成します。
「フォルダを作成」をクリックします。
(2)タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
(3)「API接続設定」画面で設定を行ないます。
下へ進み、フォルダ名は取得した値を使って入力します。
入力が終わったら、下部にある「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、Microsoft SharePointにフォルダが作成されていました！
Yoomに戻り、「保存する」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、フォームで送信された回答がMicrosoft Excelに追加され、Microsoft Sharepointでフォルダを作成されているかを確認してみてくださいね！
Microsoft ExcelやMicrosoft SharePointのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
他ツールの情報追加をトリガーに、Microsoft Excelへ転記できます。
ファイルのアップロードやアイテム追加をトリガーにチャットツールへ通知したり、受信した添付ファイルやフォーム回答をMicrosoft SharePointにアップロードできます。
Microsoft Excelのデータに基づいてMicrosoft SharePointにファイルやフォルダを手動で作成し整理する作業は、定期的であっても突発的であっても、時間と手間がかかり、時には入力ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
これらの連携作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">日々の繰り返し作業にかかる時間を削減し、人的ミスのリスクも効果的に低減できるでしょう。</span>
これにより、担当者は煩雑なドキュメント管理業務から解放され、企画立案や分析といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整いやすくなります！
今回ご紹介したような、Microsoft ExcelとMicrosoft SharePoint間でのファイル・フォルダ作成の自動化は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の業務の中で「この作業、自動化できないかな？」と感じる瞬間が少しでもあれば、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化の可能性を体験してみてください！
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