【ノーコードで実現】様々な情報をAIが解析・回答を自動入力しGmailに通知する方法

チャットツール上の情報をAIで解析し、Gmailに通知する

Slackなどのチャットツールに投稿されたメッセージや質問をAIがリアルタイムで解析し、必要な回答案を生成してGmailに通知できます。
チャットでのコミュニケーションを見逃さず、迅速な対応をサポートし、社内外の問い合わせ対応の効率向上が見込めます。

フォームの受信内容をAIで解析し、Gmailに通知する

Googleフォームなどで受け付けた問い合わせや申し込み内容をAIが自動で解析し、回答案を作成してGmailに通知可能です。
フォームからの情報を即座に処理し、顧客対応のスピードアップやリード管理の効率化に繋げることができます。

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Outlookで受信した内容をAIで解析・回答を自動入力しGmailへ通知するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Outlookで受信したメールの内容をAIが自動で解析し、その回答案を作成して指定したGmailアカウントに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Outlook、Gmailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Outlookのトリガー設定とAI、Gmailのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：Outlook、Gmailのマイアプリ連携

1．Outlookのマイアプリ連携

画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
※Microsoft365（旧Office365）は一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。

パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。

マイアプリにOutlookが表示されればマイアプリ登録は完了です。

2．Gmailのマイアプリ連携

画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。

検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。

YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。

今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。

マイアプリにGmailが表示されます。

ステップ2：テンプレートをコピー

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：トリガーとなるOutlookの受信設定

特定の件名のメールを受信したことをこの自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックし設定を進めましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するOutlookのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので設定を進めましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。

※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。

※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

メールフォルダIDは表示される候補から選択しましょう。

キーワードは、要約対象のメールを絞り込むために設定します。
今回は「サービス利用に関する質問」などのワードを検知するため「質問」と設定しました。

入力後、対象のOutlook宛に実際にメールを送信し「テスト」をクリックしましょう！
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、このアウトプットの内容を入力に使用することができます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。

テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：テキストを生成する

Outlookのメールの内容を生成するための設定を行いましょう。
以下の赤枠をクリックします。

アクションを選択する画面が表示されます。
以下の画面から、最大何文字の生成にするか選択しましょう。

「テキストを生成する」の設定方法

プロンプトにはAIへの指示を入力します。
以下の画面のように取得した値を活用し、回答を生成したいメール本文を入力しましょう。

言語の箇所は、今回日本語のため設定はせず進めます。

設定後「テスト」をクリックし、実際にテキストの生成ができているか確認しましょう。
今回架空のメール文章を作成し、返信内容を生成しました。
テキストの生成ができていれば、以下の画面のように「取得した値」に生成結果が表示されます。
確認後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5：メールを送る

生成したテキストの内容をGmailに送信するための設定を行いましょう。
以下の赤枠をクリックします。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

メールの内容を設定していきましょう。

• Fromは空欄だと、連携したGmailのメールアドレスから送信されます。
  指定したい場合、入力しましょう。
• Toは任意の宛先を入力しましょう。
• CC、BCC、差出人の名前は必要であれば入力しましょう。
  

件名と本文を入力しましょう。
件名には「回答の生成」「サービス利用に関する質問」を入力しました。

本文には以下のように取得した値から「生成結果」を入力しました。

入力後「次へ」をクリックすると、メールのテスト送信ができる画面が表示されます。
「テスト」をクリックし、実際にメールが受信できているか確認しましょう。

Gmailを開き、実際に受信できていることを確認したら、Yoomに戻り「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

設定お疲れ様でした！

Gmailを活用したその他の自動化テンプレート事例

Gmailを使った自動化は、今回ご紹介したテキストの抽出やレポートの作成以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。

まとめ

様々なツールで受信する情報をAIで解析し、その回答案をGmailに自動通知する仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報確認や返信作成の時間を大幅に削減し、対応の迅速化と質の向上を実現できます。</span>
これにより、問い合わせ対応の負荷が軽減され、より戦略的な業務や本来時間を割くべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！