データベース/CRMサービスへOCR結果を自動記録する
Dropbox内のファイルをOCRで読み取り、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートやNotionなどのデータベースに自動で追加します。
手作業でのデータ入力や転記ミスを防ぎ、より正確な情報を効率的に蓄積・管理できるようになるので、請求書処理や申込書管理などに便利です！
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クラウドストレージサービスのDropboxは、ファイル共有や共同編集が手軽にできるため、多くのビジネスシーンで活用されていますよね！
ただ、Dropboxに保存された請求書や契約書といった画像ファイルやPDFファイルから、テキスト情報を一つひとつ手作業でコピー＆ペーストするのは大変です…
ファイル数が少ないうちは良くても、量が増えてくると作業に時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
OCR（光学的文字認識）技術を使えば、画像やPDFからテキストを抽出できますが、そのデータをさらに別のツールへ入力したり、関係者に共有したりする作業は結局残ってしまいます。
<span class="mark-yellow">この記事では、Dropboxにファイルがアップロードされたタイミングで自動的にOCR処理を実行し、抽出したテキストデータを指定のツールへスムーズに連携させることで、一連の業務を効率化する方法を詳しく解説します！</span>
プログラミングの知識は不要で、簡単な設定ですぐに始められますよ。
Yoomには、DropboxとOCRを活用してファイルデータをメールで送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
ここでは、DropboxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、その結果を様々なツールへ自動で連携させる具体的な例をいくつか紹介していきます。
メールでの共有、スプレッドシートへの記録、チャットツールへの通知など、あなたの業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
Dropboxにファイルが追加されたことをきっかけに、OCRで抽出したテキスト情報をGmailやOutlookで自動送信します。
手動でのメール作成や情報共有の手間を削減し、関係者への素早い情報伝達を実現するため、書類の内容確認依頼などに活用できますよ！
Dropbox内のファイルをOCRで読み取り、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートやNotionなどのデータベースに自動で追加します。
手作業でのデータ入力や転記ミスを防ぎ、より正確な情報を効率的に蓄積・管理できるようになるので、請求書処理や申込書管理などに便利です！
Dropboxにファイルがアップロードされると、OCRがファイル内容を読み取り、Microsoft TeamsやDiscordといったチャットツールへ自動で通知。
ファイルの内容確認や情報共有のための連絡作業を自動化できるため、チーム内のコミュニケーションがよりスムーズになりますよ！
ここでは、Dropboxに特定のファイルがアップロードされたのをトリガーにして、そのファイルをOCRで読み取り、抽出したテキスト情報を含むメールをGmailで自動送信するフローの作成手順を解説します。この自動化により、書類の内容確認や共有といった定型業務を効率化できます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずはTelegramをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。
【Dropboxの場合】
(1)検索窓でDropboxを検索し、アプリ一覧に表示されるアイコンを選択してください。
(2)Yoomと連携するDropboxアカウントのメールアドレスを入力し、「続行」をクリックします。
(3)アカウントのパスワードを入力しましょう。
(4)認証コードの入力が求められる場合があります。
連携するDropboxアカウントのメールアドレス宛にコードが送信されるので、コードを入力しましょう。
(5)アクセス権限許可画面が表示されるので、「許可」をクリックしてください。
以上で、Dropboxのマイアプリ登録は完了です。
【Gmailの場合】
(1)検索窓でGmailと検索し、アプリ一覧から選択しましょう。
(2)次の画面で、「Sign in with Google」をクリックします。
(3)Yoomと連携したいGmailのメールアドレス・パスワードを入力し、次へ」をクリックしましょう。
(4)「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の項目では、「すべて選択」をチェックして「続行」をクリックします。
以上で、Gmailのマイアプリ登録は完了です。
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
(1)まずは、Dropboxにアップロードされたフォルダの読み取り設定を行います。
コピーしたテンプレートの1番上にある、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。
(2)Dropboxと連携するアカウント情報を任意に設定し、アクションはテンプレート通りに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
(3)「トリガーの起動間隔」を選択します。5分・10分・15分・30分・60分から選択可能ですが、基本的には最短の時間を設定しておくとよいでしょう。
※設定可能な最短の起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
(4)「対象のフォルダのパス」と「ファイル名」に、アップロードされたファイルが格納されるフォルダのパスとファイル名を手動で設定しましょう。
今回は、アップロードされた作業報告書を読み取るという想定でフローを運用していきます！
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
(5)設定が完了したらテストを行います。
実際に画像やPDFを設定したフォルダにアップロードした後に、「テスト」をクリックしてテストを実行してみましょう。
※テスト用なので、アップロードするファイルは適当なものでも大丈夫です！
なお、今回は以下のような作業報告書をアップロードしました！
(6)テストが成功すると、「取得した値」に先ほどアップロードしたファイルの情報が抽出されます。
※「取得した値」とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。取得した値は、この後のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に値は変動します。詳しくはこちらをご参照ください。
正しくファイルの情報が抽出できていることを確認し、「保存する」をクリックして設定完了です！
(1)次に、読み取ったファイルのダウンロード設定を行います。
テンプレートの「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
(2)Dropboxと連携するアカウント情報を任意に設定し、アクションはテンプレート通りに「ファイルをダウンロードする」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
(3)「フォルダのパス」にステップ3(4)で設定したフォルダのパスを手動で設定します。
「ファイル名」にアップロードされたファイルの名前を入力しましょう。
「取得した値」の「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」から、「ファイル名」を選択することで、自動でファイル名を参照できます。
(4)「テスト」をクリックすると、ファイルがダウンロードされます。
「ダウンロード」をクリックすると、端末にファイルをダウンロードすることが可能です。実際にファイルをダウンロードしてみて、ステップ3で読み取ったファイルと同じか確認してみましょう！
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です！
(1)次に、ファイルから文字を読み取るOCR設定を行います。
テンプレートの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
(2)アクションを「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」に設定し、「次へ」をクリックします。
(3)ファイルの添付方法に「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」を設定します。
(4)「追加で抽出したい項目」に画像やPDFから読み取りたい項目を設定します。
請求書を読み取りたい場合は「会社名,領収金額,日付,消費税・・・」、作業報告書を読み取りたい場合は「件名,顧客名,作業者名,作業日,作業内容・・・」など、読み取りたいファイルに合わせて抽出項目を設定しましょう。
(5)「使用するAI」にAIの種類を選択します。
基本的には、Claude_v2を使用するのがおすすめです。
(6)読み取る書類の言語を選択します。基本的に「日本語」を設定しましょう。
(7)設定が完了したら、「テスト」をクリックして画像やPDFの内容を読み取りましょう。
(8)テストが成功し、「取得した値」に画像・PDFの情報が抽出されているか確認しましょう。
正常にメッセージが送信されていれば、設定完了です。
(1)最後に、Gmailのメール送信設定を行います。
テンプレートの「メールを送る」をクリックしましょう。
(2)Gmailと連携するアカウント情報を任意で設定します。
(3)「メール内容」に以下を設定します。（To：は必須）
(4)「件名」に通知の際に表示される件名を任意で設定します。
また、「本文」に通知の際に表示されるメッセージを任意で設定しましょう。
「取得した値」からファイルから読み取った文章情報をメッセージに引用できます。
(5)全ての設定が完了したら、「次へ」を入力して通知の内容を確認します。
問題がなければ、「テスト」をクリックしてテストを実行してみましょう。
テストに成功したら、実際にGmailにメールが送信されているか確認してみましょう。
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。
以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
ここでは、Dropboxに関連するその他の業務効率化に役立つYoomの自動化テンプレートをご紹介します。
様々なツールとの連携パターンを知ることで、あなたの業務改善のヒントが見つかるかもしれません！
この記事では、DropboxにアップロードされたファイルをOCRで自動的にテキスト抽出し、その結果を他のツールへ連携する方法について解説しました。
請求書や契約書などの書類データを手作業で転記する手間や時間は、日々の業務において見過ごせないコストと言えるでしょう。
また、手作業にはどうしても入力ミスなどのヒューマンエラーが伴うものです…
今回ご紹介したような自動化フローを導入することで、これらの課題を解決し、業務効率の改善が見込めます。
<span class="mark-yellow">Yoomには、この記事で取り上げたDropboxとOCRの連携をはじめ、様々な業務シーンに対応したテンプレートが豊富に用意されています！</span>
プログラミングの知識は不要！画面の指示に従って設定するだけで、誰でも簡単に自動化を始められますよ！
もしDropboxとOCRを活用した業務自動化にご興味があれば、ぜひYoomで試してみてください。
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