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「アンケートの回答を手作業でGoogle スプレッドシートに転記するのが面倒…」
「毎日、問い合わせメールの内容をGoogle スプレッドシートにまとめているけど、時間がかかりすぎるし、入力ミスも心配…」
「ファイル管理のために、ファイル名や更新日時をいちいちGoogle スプレッドシートに記録するのが手間…」
このように、Google スプレッドシートへのデータ入力作業に、多くの時間と労力を費やしてしまっていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">フォームからの回答、受信メールの内容、さらにはストレージに保存されたファイルの関連情報などを、Google スプレッドシートへ自動的に追加・記録できる仕組み</span>があれば、これらの定型的な入力作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクを低減しつつ、より分析や戦略立案といったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、日々の業務負担を軽減できるので、ぜひこの機会に自動化を導入して、作業効率を向上させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">様々な情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートへのデータ入力は、多くの業務で発生する基本的な作業ですが、手作業では時間もかかり、入力ミスも起こりがちです。しかし、自動化ツールを活用すれば、フォームの回答、メールの内容、さらにはストレージサービスのファイル情報などを、手間なく正確にGoogle スプレッドシートへ追加できるようになります。
ここでは、そうしたGoogle スプレッドシートへの情報追加を自動化する具体的なテンプレートを紹介していきます！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">GmailやOutlookで受信した特定のメールに含まれる情報を抽出し、Google スプレッドシートに自動で行として追加・記録する</span>ことで、問い合わせ内容のリスト化や重要メールのアーカイブ作業を効率化し、対応漏れを防ぎましょう！
<span class="mark-yellow">Yoomの入力フォームやGoogleフォームなどから送信された回答内容を、自動でGoogle スプレッドシートの新しい行として追加・記録する</span>ことができます。アンケート結果の集計や問い合わせ管理といった業務の手間を大幅に削減し、リアルタイムでの情報共有を実現しましょう！
<span class="mark-yellow">Google DriveやDropboxといったオンラインストレージに新しいファイルが格納された際に、そのファイル名や作成日時などの情報をGoogle スプレッドシートへ自動的に追加・記録する</span>ことも可能です。ファイル管理業務の可視化や整理作業を効率化し、必要な情報へのアクセスを迅速化できます！
それではここから代表的な例として、Yoomの入力フォームでアンケートの回答があった際に、その回答内容を自動でGoogle スプレッドシートの新しい行に追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.ここでは、トリガーとなるフォームを作成します。
質問の追加や削除も可能ですので、お好みでカスタマイズしてください！
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.先ほど設定したフォームの表示を確認しましょう。
下記の赤枠を選択し、先ほど設定したフォームの内容が正しく反映しているかプレビューで確認してみましょう。
内容に誤りがあれば、前画面に戻り修正してください。
プレビュー内容が正しければ、作成したフォームの回答サンプルを入力していきます。
今回は、下記のような内容で入力しました。お名前、アドレスなどが質問項目で、それらのボックス内にあるテキストがサンプル回答データとなります。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう!
1.次は、Google スプレッドシートのレコード追加について設定していきます。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
2.ここでは、レコードを追加するGoogle スプレッドシートを具体的に設定していきます。
まだ、Google スプレッドシートを作成していない場合はこのタイミングで作成してください。
今回は、下記のGoogle スプレッドシートを作成しました。
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
実行アクションは、テンプレート通りに「レコードを追加する」のままで大丈夫です。
ページを下に進み、「データベースの連携」を入力しましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら「次へ」を押して進みましょう。
3.ここでは、先ほど設定したGoogle スプレッドシートにどのレコードを追加するか具体的に設定していきます。
「追加するレコードの値」について、それぞれの入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されます。アウトプットを活用し、フォームの回答を選択しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
今回は下記のように、それぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートにレコードが追加されているはずなので確認してみましょう。
下記のように指定したレコードが追加されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Google スプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介した情報を自動で追加する以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Google スプレッドシートへの情報追加作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、データの正確性を保ちながら、集計や分析といった次のアクションへ迅速に移ることが可能になり、業務全体のスピードアップに貢献できるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしGoogle スプレッドシートを活用した業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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