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「毎日ExcelファイルをGoogle Driveに手動でバックアップするのが面倒…」
「Excelファイルのバージョン管理が煩雑で、最新版の判別がつきづらい！」
このように、Microsoft Excelのファイル管理やGoogle Driveへのバックアップ作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Excelファイルが更新されたり、特定のアクションがあった場合に、自動でGoogle Driveの指定フォルダにバックアップコピーが作成される仕組み</span>があったら？
これらの悩みから解放され、データの消失リスクを低減しつつ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft ExcelのファイルをGoogle Driveに自動でバックアップする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft ExcelとGoogle Drive間で発生するファイルのバックアップ作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、手作業によるバックアップの手間を削減し、データの安全性を高めることができます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Yoomの入力フォームや特定のメール受信をトリガーとして、受け取ったMicrosoft Excelファイルを自動的にGoogle Driveの指定されたフォルダに保存し、さらにバックアップ用に複製する</span>フローです。
手動でのアップロードやコピー作業を一切なくし、効率的かつ確実にファイルのバックアップを管理できます！
<span class="mark-yellow">Yoomの入力フォームで受け取ったMicrosoft Excelファイルが、ファイル名やサイズなどの特定条件に合致する場合にのみ、Google Driveに保存後、バックアップ用に自動で複製する</span>フローです。
必要なファイルだけを選択的にバックアップすることで、ストレージ容量の節約や管理の効率化に繋がります！
それでは代表的な例として、<span class="mark-yellow">「Yoomの入力フォームで受け取ったMicrosoft ExcelのファイルをGoogle Driveに保存し、さらにバックアップ用に自動で複製するフロー」</span>を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
先ずは、Yoomと連携させたいGoogleアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。この設定は初回のみ必要です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
※ 設定例
※ プレビューページ
これで、フォームの設定は完了です。
フォームアクションのタイトルも、設定したフォームタイトルに変更されます。
では、フォームの回答から取得したファイルをGoogle Driveにアップロードしましょう。
日付のタブからは任意の形式の日付も追加できるため、運用方法に合わせて設定してみてください。
これでファイルのアップロード設定も完了です。
最後に、アップロードしたファイルを複製して、バックアップを作成しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにすると、フォームのリンクが作成されます。
実際にフローが動作するかを確認しましょう。
コピーしたリンク先からフォームへの回答を行い、フォームに添付したファイルと、その複製ファイルがGoogle Driveにアップロードされていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回紹介した「Microsoft ExcelファイルをGoogle Driveに自動でバックアップ保存する」フロー以外にも、Outlookやフォームから受け取ったMicrosoft Excelデータの記録や、特定の条件に応じたバックアップの振り分けなども自動化できます。
このように、Microsoft ExcelやGoogle DriveのAPIを活用することで、ファイル管理や情報整理の手間を減らし、より安全かつ効率的な業務運用を実現できるので、ぜひ他のテンプレートも試してみてください！
Microsoft Excelと他のツールを組み合わせることで、日々の業務に関わる記録・通知・集計の手間を自動化できます。
<span class="mark-yellow">たとえば、メールやフォームの受信をトリガーにしてレコードを追加したり、NotionやSalesforceとの連携により情報の二重管理を防ぐことも可能です。</span>
Google Driveは書類管理のハブとして、他のサービスと連携することでさらなる利便性が広がります。
たとえば、Googleフォームの送信内容をDriveに保存したり、ファイル追加をトリガーにSlackやGoogle Chatに通知したりと、業務の見落としを防ぐ仕組みが構築できます。<span class="mark-yellow">クラウド上でのファイル管理が自動化されることで、チーム全体の生産性向上につながるでしょう！</span>
Microsoft ExcelのファイルとGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルのアップロードやコピーといったバックアップ作業の負荷を大幅に削減し、人的ミスによるデータ消失のリスクも低減できます。</span>
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、データの安全性を確保しつつ、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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