フォームで受け取った画像をOneDriveに圧縮・格納する
GoogleフォームやYoomの独自フォームを通じて収集した画像ファイルを、<span class="mark-yellow">自動で圧縮処理し、整理された状態でOneDriveに格納する</span>ことが可能に。
アンケートや申請などで集めた画像を効率的に管理し、後続の作業をスムーズに進められます！
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OneDriveに保存する画像ファイル、一つひとつ手作業で圧縮するのは手間がかかりますし、ファイルサイズが大きいままでは、ストレージ容量を圧迫したり、共有に時間がかかったりして困ることがありますよね。
大量の画像を扱う場合は、その負担も大きくなります。
もし、<span class="mark-yellow">OneDriveにアップロードされた画像を自動的に検知し、適切なサイズに圧縮して別のフォルダに整理してくれる仕組み</span>があれば、ファイル管理の手間が大幅に削減され、ストレージ容量を効率的に活用できるようになります。さらに、ファイル共有もスムーズになり、より重要な業務に集中するための時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能であり、時間や手間をかけずに導入できるので、ぜひこの機会に自動化を取り入れて、日々の画像管理業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OneDrive上の画像を自動で圧縮する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
OneDrive上の画像を自動で圧縮する方法について、具体的なテンプレートをいくつかご紹介します！これらのテンプレートを活用すれば、様々な起点からOneDriveへの画像圧縮プロセスを自動化し、ファイル管理を効率化できます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
GmailやOutlookで受信したメールに添付された画像を<span class="mark-yellow">自動的に抽出し、画像を圧縮したうえで、OneDriveの指定フォルダに自動保存できます。</span>
メールからのファイル保存、圧縮、アップロードという一連の手作業をなくし、ファイル管理の手間を大幅削減に直結！
GoogleフォームやYoomの独自フォームを通じて収集した画像ファイルを、<span class="mark-yellow">自動で圧縮処理し、整理された状態でOneDriveに格納する</span>ことが可能に。
アンケートや申請などで集めた画像を効率的に管理し、後続の作業をスムーズに進められます！
Dropboxのような他のクラウドストレージに保存されている画像を<span class="mark-yellow">自動的に検知・圧縮し、OneDriveの指定フォルダに転送・保存する</span>ことで、複数のストレージサービスに散らばる画像をOneDriveに集約しつつ、ストレージ容量を節約しながら一元管理を実現できます！
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">OneDriveの特定フォルダに新しい画像ファイルが追加された際に、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を使ってその画像を自動で圧縮し、別の指定フォルダに格納する</span>フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
OneDriveを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリと連携する 特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、ドライブID、フォルダ名、フォルダIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
ドライブIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から選択してください。
同様にフォルダIDも選択してください。
入力が完了したら、指定したドライブ内にファイルを格納してから「テスト」をクリックしましょう。
「取得した値」にファイルの内容が反映されていたら「保存」します。
1) フローに戻り、「分岐 コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能です。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能を使用することができます。
2) 分岐対象のアウトプットのオペレーションは「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」、取得した値は「作成日時」を選択し、分岐条件が「作成日時」「値と等しい」「最終更新日時」になっていることを確認して「保存」をクリックします。
これで作成日時＝最終更新日時となっているファイルをダウンロードするようになります。（ファイルを更新して、作成日と更新日時が違うものはじかれるということです。）
なお、最終更新日時は先ほど取得したOneDriveのアウトプットから選択します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3) ファイルのアイテムIDは先ほど同様にアウトプットから選択してください。
入力できたら、「テスト」をクリックし、成功したことを確認したら「保存」します。
1) フローに戻り、「ブラウザを操作する」のアイコンをクリックします。
詳しくはこちらを参考にしてください。
「ブラウザを操作する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
2) Google Chromeの拡張機能が正しく設定されていればシークレットウィンドウが開くので、そこから1つずつアクションを設定していきましょう。
詳しくは、先ほどのヘルプページを参照してください。
3)1つずつアクション内容を確認し、問題なければテストをクリックします。
※なお、最初の「URLにアクセス」には画像圧縮用のサイトとして以下を使用しています。ご自身の使いやすいサイトで進めてみましょう！
テストが成功すると、一番最後の項目がアウトプットとして反映されます。問題点がなければ、「保存」します。
なお、画像の圧縮に時間がかかる場合があるので、ダウンロード前に待機アクションを入れています。
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロードする」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロードする」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
ドライブIDや格納先フォルダのアイテムIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので保存したい場所を候補から選択してください。
ファイルは「ダウンロードしたファイル」を選択してテストします。
テスト完了後、「保存」します。
これで【OneDriveに格納された画像をRPAで圧縮して別のフォルダに格納する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
今回紹介した「OneDrive上の画像を自動で圧縮する」以外にも、Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに保存したり、Gmailで受け取ったファイルを自動アップロードしたりすることも可能です。
また、Google スプレッドシートの情報をもとにフォルダのアクセス権限を設定したり、Salesforceの商談データに応じて自動でフォルダを作成するといった使い方もできます。
このように、OneDriveのAPIを活用することでファイル保存・共有・権限管理までを自動化できるため、手作業の負担を減らし、業務効率を大きく向上させることが可能です。
もし気になる自動化があれば、ぜひ以下のテンプレートもチェックしてみてください！
OneDrive上の画像圧縮作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル圧縮の手間や時間を大幅に削減し、ストレージ容量の圧迫を防ぎ、ファイル共有や活用の効率を高めることができます。</span>
これにより、ファイル管理の負担から解放され、より重要な業務に専念できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ハイパーオートメーションツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現できます。
もし自動化による業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらすスムーズな業務フローを体験してみてください！
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