【ノーコードで実現】PDFの表データをGoogle スプレッドシートに自動コピーする方法

メールで受信したPDFの表をGoogle スプレッドシートへ転記する

<span class="mark-yellow">メールに添付されて送られてくる注文書や月次レポートなどのPDFから表データを抽出し、Google スプレッドシートに自動で入力するフローです。</span>

メール確認からデータコピーまでの反復作業をなくし、迅速なデータ活用を可能にします。

チャットツールで共有されたPDFの表をGoogle スプレッドシートへ転記する

<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールで共有されたアンケート結果や会議資料といったPDF内の表を解析し、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で反映する</span>フローです。

チャットでの情報共有からGoogle スプレッドシートへのデータ集約までをシームレスに行い、チームの生産性を向上させます。

フォームから送信されたPDFの表をGoogle スプレッドシートにコピーするフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Yoomのフォームに表形式のデータが含まれるPDFファイルが送信された際に、その表データをOCR機能で読み取り、Google スプレッドシートに自動でコピーしていくフロー</span>を解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートとのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• フォームのトリガー設定、OCRによる表の読み取り設定、Google スプレッドシートへのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：Google スプレッドシートとのマイアプリ連携

今回の自動化に使用するGoogle スプレッドシートをYoomのマイアプリに登録します。
事前にマイアプリに登録するとスムーズに設定を行うことができます。

Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で「＋新規接続」をクリックします。

検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示される候補をクリックしましょう。

GoogleとYoomのアカウント連携画面が表示されます。赤枠の「Sign in with Google」をクリックしましょう

今回連携するGoogleアカウントを選択し、連携を進めましょう。
※全ての権限を付与するにチェックを入れます。

連携が完了するとマイアプリの画面にGoogle スプレッドシートが表示されます。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：PDFを送信するためのフォーム設定

PDFをフォームで送信するための設定を確認しましょう。

以下の画面が表示されるので、表のPDF送信フォームの設定を確認します。
必要であれば修正を行いましょう。
※フォームの設定について、詳しくはこちらをご確認ください。

「次へ」をクリックし、次の画面に進みましょう。

以下の画面の赤枠をクリックし、テスト用のファイルをアップロードし、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：画像・PDFから文字を読み取る

フォームで送信されたPDFから文字を読み取るための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランは2週間の無料トライアルに対応しており、対象のアプリやAI機能も試すことが可能です

‍

アクションを選択する画面が表示されます。読み取るのに必要な文字数を選択し、「次へ」をクリックしましょう。
※（）内のタスクを消費します。

次の設定画面で、引き続き設定を進めましょう。
ファイルの添付方法の箇所は、フォームで送信されたPDFファイルから読み取るよう設定されています。

抽出したい項目には、PDFから取得したい項目をカンマで区切り入力しましょう。

使用するAIは、「Claude_v2」が推奨されていますが、他のAIを指定することも可能です。

言語は日本語と英語の選択が可能です。今回「日本語」で設定しました。

今回は架空のPDFを作成し、実行しています。
「テスト」をクリックし、実際にPDFから文字が抽出できているか確認しましょう。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。

テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5：繰り返しオペレーションの設定

続いてフォームで送信された画像やPDFから文字を繰り返し読み取るための設定を行います。

以下の赤枠をクリックし、繰り返しの設定を確認しましょう。

※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランは2週間の無料トライアルに対応しており、対象のアプリやAI機能も試すことが可能です。

繰り返し対象を指定する設定の画面が表示されます。フォームで送信されたPDFや画像から、取得したい内容を設定していきましょう。

取得した値をクリックし、オペレーションと取得した値を入力していきます。
※繰り返しオペレーションについて、詳しくはこちらを確認してください。

設定後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6：抽出した内容をスプレッドシートに追加する

PDFから抽出した内容をGoogle スプレッドシートに追加するための設定を行いましょう。
以下の赤枠をクリックします。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle スプレッドシートのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

スプレッドシートIDの箇所には以下の画面のように、レコードを追加したいシートの情報を入力しましょう。
表示される候補から選択するとスムーズです。

入力後「次へ」をクリックしましょう。

追加するレコードの値の箇所には、以下のようにPDFから取得した値を入力していきましょう。

入力後「テスト」をクリックします。
実際にGoogle スプレッドシートに、レコードが追加されているか確認しましょう。
確認後Yoomに戻り「保存する」をクリックします。

ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

設定お疲れ様でした！

Google スプレッドシートを使った自動化例

Google スプレッドシートを使った業務自動化のテンプレートをいくつかご紹介します。

たとえば、新しい行の追加に応じてSalesforceにレコードを登録したり、Asanaと連携してタスクを記録したりと、日々の業務をスマートに進める仕組みが簡単に構築できます。
請求書の発行や要約処理なども自動化できるため、手間を減らして本来の業務に集中したい方におすすめです。

まとめ

PDF内の表データをGoogle スプレッドシートに自動でコピーできる仕組みを導入すれば、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた確認作業や、コピー＆ペーストにかかる時間と手間、そして転記ミスのリスクを大幅に減らせます。</span>
これにより、抽出されたデータは自動的に整理され、正確なデータに基づいた迅速な分析や共有が可能になり、戦略的な業務に時間を回しやすくなり、結果として業務全体の効率化が期待できます

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。

もしPDFからのデータ転記作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！