・
「毎月作成するレポート用のGoogle スプレッドシート、いちいち手動でコピーするのが面倒…」
「バックアップのために定期的にGoogle スプレッドシートを複製しているけど、つい忘れてしまうことがある…」
このように、Google スプレッドシートのコピーを手作業で行う際に、手間を感じたり、ヒューマンエラーに悩まされたりしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定のスケジュールに合わせて自動でGoogle スプレッドシートのコピーを作成したり、フォームへの回答や特定のメール受信をトリガーとして新しいGoogle スプレッドシートを複製したりできる仕組み</span>があれば、これらの日々の煩わしさから解放され、より創造的な業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">特定のGoogle スプレッドシートのコピーを作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートのコピー作成を自動化する様々な方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！これにより、手作業によるコピーの手間を削減し、定期的なバックアップやテンプレートからの新規作成といった業務を効率化できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">指定した日時や定期的なスケジュールをトリガーとして、特定のGoogle スプレッドシートのコピーを自動で作成する</span>ことができるので、毎月のレポート用テンプレートの準備や、定期的なデータバックアップの作業を忘れずに行えます。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームに新しい回答が送信された際に、その情報をもとに特定のGoogle スプレッドシートのコピーを自動で作成する</span>ことも可能です。アンケートの回答ごとに個別の集計シートを作成したり、申し込みごとに管理シートを複製したりする作業を効率化できます。
<span class="mark-yellow">Gmailなどで特定の条件に合致するメールを受信した際に、関連するGoogle スプレッドシートのコピーを自動的に作成できます。</span>例えば特定の顧客からの問い合わせメールを受け取ったら、その顧客専用の対応記録シートを自動で準備するといった運用が可能になります。
それではここから代表的な例として、指定した日時になったら、特定のGoogle スプレッドシートのコピーを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google Driveの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.次に、トリガーを実行する時間を設定しましょう。
タイトルは任意で変更してください。
スケジュール設定は、トリガーを実行したい日付や曜日などお好みで設定可能です。下記赤枠より選択可能なので、お好きな実行時間をカスタマイズしてください。
入力が完了したら「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次は、Google Driveに保存されているファイルを複製する設定をします。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
2.次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
アクションは、テンプレート通りに「ファイルを複製する」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、Google Driveに保存されているファイルを複製し、任意のGoogle Driveフォルダへ格納するための設定を行います。
今回は、下記のようなGoogle スプレッドシートを作成しGoogle Driveに保存しました。
また、複製したファイルは下記のGoogle Driveに保存されるよう設定して行きたいと思います！
Google Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、指定したGoogle DriveのフォルダにGoogle スプレッドシートのデータが複製されているはずなので確認してみましょう！
下記赤枠のように、指定したファイル名で保存されていればOKです！
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Google スプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介したコピーの自動作成以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Google スプレッドシートのコピー作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた定期的なバックアップ作業や、テンプレートからの複製といった繰り返しの手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、日々のルーチンワークに費やしていた時間を節約し、より重要な分析業務や戦略立案といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
.avif)
.avif)
.avif)
