【ノーコードで実現】kintoneで請求書を自動で作成する方法

kintoneのデータをチャットツールに自動で送信・転送する

kintoneのデータをDiscordなどのチャットツールに自動で送信・転送するフローです。請求書の作成をスムーズに共有できるので、効率よく情報を共有できます。

kintoneのデータをメールで自動送信・転送する

kintoneのデータをGoogleドキュメントなどのメールで自動送信・転送するフローです。作業時間を短縮し、請求書の作成漏れを防止できます。

kintoneで請求書を自動で作成するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にkintoneで請求書を自動で作成するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は、kintoneでレコードが登録されたら請求書を作成し、Google Driveに保存するフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• kintoneとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• kintoneのトリガー設定およびGoogleドキュメントのアクション設定
• トリガーをONにして動作チェック

ステップ1：kintoneとGoogleドキュメントをマイアプリ連携

まずは、kintoneとGoogleドキュメントをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。

【kintoneの場合】

(1)「kintone」と検索し、アプリ一覧からkintoneを選択します。

(2)kintoneのアカウント設定を入力します。
サブドメイン・クライアントID・クライアントシークレットを入力しましょう。
アカウント設定入力後、「追加」をクリックします。

※kintoneのアプリ連携については、ヘルプページをご確認ください。

(3)Yoomに許可する項目の確認画面が表示されるので、「許可」をクリックします。

kintoneのマイアプリ連携は完了です。

【Googleドキュメントの場合】

(1)検索窓で「ドキュメント」と検索し、アプリ一覧に表示されるGoogleドキュメントを選択します。

(2)YoomとGoogleドキュメントの連携画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックします。

(3)Yoomと連携したいGoogleドキュメントのメールアドレス・パスワードを入力します。
【Yoomにログイン】の画面で「次へ」をクリックしましょう。

(4)「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」の「すべて選択」をチェックし、「続行」をクリックします。
すでにYoomと連携しているGoogleアプリがある場合は、赤矢印のようにアクセス権限の付与がされているメッセージが表示されます。

以上で、Googleドキュメントのマイアプリ連携は完了です。

ステップ2：テンプレートをコピー

マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。

ステップ3：kintoneのトリガー設定

(1)まずは、フローボットの起動対象となるGoogleドキュメントの受信設定を行います。
テンプレートの1番上にある「レコードが登録されたら」をクリックしましょう。

(2)「kintoneと連携するアカウント情報」で、フローの運用に使用したいkintoneのアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。

(3)今回のフローでは、Webhookによる設定を行います。
まずは、WebhookURLを赤枠をクリックしてコピーしましょう。

(4)次に、kintoneのトリガー対象となるアプリを開き、歯車マークの「設定」をクリックしましょう。

(5)設定ページに移動したら、タブの一番右にある「設定」から「Webhook」をクリックしましょう。

(6)次のページで「+追加する」をクリックします。

(7)(3)でコピーしたWebhookURLの「https://」を除いた「yoom.fun～」以降のURLを貼り付けます。
「このWebhookを有効にする」にチェックを入れ、「保存」をクリックします。

(8)Webhookが追加されたことを確認したら、「アプリ設定」に戻ります。

(9)右上にある「アプリを更新」をクリックします。

(10)以上でWebhookの設定が完了です。
対象のアプリにレコードを追加し、Yoomのフローでテストを実行してみましょう。
テストが成功し、「取得した値」にアプリやレコードの情報が正常に抽出されているか確認します。

問題がなければ「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ4：レコードを取得する設定

(1)次に、kintoneのアプリからレコードを取得する設定を行います。

テンプレートの「レコードを取得する」をクリックしましょう。

(2)「kintoneと連携するアカウント情報」で、ステップ3で設定したkintoneのアカウントを選択します。
「アプリID」にステップ3で設定したアプリのIDを入力し、「次へ」をクリックします。

(3)「取得したいレコードの条件」で、左に「レコード番号」、中央に「=」を選択し、右に取得したいレコード番号を入力しましょう。
「取得したい値」の「レコードが登録されたら」から、ステップ3で取得したレコードIDを引用できます。
※‍取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。取得した値は、この後のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に値は変動します。詳しくはこちらをご参照ください。

設定が完了したら「テスト」をクリックしてテストを実行します。

(4)テストが成功し、「取得した値」に設定したレコードの情報が抽出されているか確認しましょう。

正しく抽出できていることが確認できたら、「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ5：Googleドキュメントのアクション設定

(1)最後に、Googleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに格納する設定を行います。
テンプレートの「書類を発行する」をクリックしましょう。

(2)「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」で運用したいGoogleドキュメントのアカウント情報を選択します。

(3)「ドキュメントのファイルID」に請求書のひな形が作成されたGoogleドキュメントのファイルIDを入力します。

今回は、以下のような請求書のひな形を作成しました。
請求書のひな形の作成については、ヘルプページもご参照ください。

(4)「格納先のGoogle DriveのフォルダID」に発行書類を格納するフォルダIDを入力します。

「出力ファイル名」にkintoneの請求書発行日や企業名を活用すれば、自動的にファイル名が作成されます。

(6)「置換条件を再取得」をクリックし、請求書のひな形から項目を取得します。
項目を取得したら、「置換後の文字列」に対象の項目を設定しましょう。「取得した値」から、ステップ4で取得した情報を引用できます。

(7)すべての設定が完了したら、「テスト」をクリックします。

(8)テストが成功すると、実際に設定した内容で請求書が作成されます。
「ダウンロード」をクリックして、実際に請求書が作成されているか、Google Driveにファイルが格納されているか確認しましょう。

問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ6：トリガーをONにして動作チェック

以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！

kintoneを使ったその他の自動化例

kintoneを使った便利な自動化例

kintoneでレコードが登録されたら自動でフォルダ作成やZoomミーティングの作成が可能です。
Salesforceにリードが登録されたら自動でkintoneのデータに反映できます！

終わりに

本記事では、kintoneのデータを基に請求書を作成し、Google Driveに格納する自動化を解説しました。
これにより、手動で行っていた請求書の作成や格納が省け、作業負担と時間を大幅に軽減できるでしょう。
また、ヒューマンエラーが減り、正確に請求書を作成できます。
<span class="mark-yellow">毎月請求業務に追われて他の業務に手が回らないという方に、特におすすめの自動化です。</span>

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Yoomのテンプレートを活用すれば、簡単に自動化の設定ができるため、他の作業の邪魔になるようなことはありません。