【ノーコードで実現】SmartHRに従業員情報を自動で登録する方法

メールの情報をSmartHRに自動で登録する

採用担当者や他の部署から届く、従業員情報に関するメールの内容を自動で読み取り、そこから必要なデータを取り出して、SmartHRに自動で登録することができます。
特定の件名や本文に含まれるキーワードをきっかけにフローが自動的に起動し、SmartHRへ情報が登録されるため、都度メールを確認してSmartHRに手入力する手間を削減できます。これにより、見落としを防ぎ、情報更新の迅速化に期待できます。

チャットツールの情報をSmartHRに自動で登録する

SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールで、特定のチャンネルやキーワードを含むメッセージが投稿された際に、その情報をもとにSmartHRに従業員情報を自動で登録することもできます。
例えば、採用決定の連絡がチャットで行われた際に、そのメッセージから必要な情報を抽出し、SmartHRに自動登録するといった活用例が考えられます。この自動化を活用することで、チームで情報共有のコミュニケーションをとりながら、その情報をスムーズに人事システムへ連携することが可能になるでしょう。

フォームの情報をもとに、SmartHRへの従業員情報の登録を自動化してみよう

今回は、「Yoomフォームの情報をもとに、SmartHRに従業員情報を登録する」テンプレートを活用して、従業員情報登録の自動化フローを構築する方法を詳しく解説します。
Yoomなら、画面指示に従って設定を進めるだけで、自動化フローを構築できます。シンプルな直感的操作のみで設定できるので、非エンジニアの方もご安心ください！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

作成の流れは大きく分けて以下です。

• SmartHRをマイアプリ登録
• テンプレートをコピーする
• フォームのトリガー設定およびSmartHRのアクション設定
• トリガーをONに設定し動作確認

ステップ1：SmartHRのマイアプリ登録

はじめに、SmartHRとYoomを連携するためのマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！

【SmartHRのマイアプリ登録方法】

Yoomにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックしてください。
検索窓にSmartHRと入力し、表示される候補からアプリを選択します。

SmartHRの新規登録画面が表示されるので、サブドメインを注釈に従って入力しましょう。入力できたら「追加」をクリックします。
※詳しいSmartHRのマイアプリ登録方法は、こちらをご確認ください。

これで、SmartHRのマイアプリ登録完了です！

‍ステップ2：テンプレートのコピー

ここからいよいよフローを作成していきます！
簡単に設定できるようテンプレートを活用します。まずは以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると、テンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、「OK」をクリックして設定を進めていきましょう！

ステップ3：フォームのトリガー設定

まずはフォームの設定です。
ここで設定したフォームに回答が送信されるとフローが自動的に起動し、回答データを用いてSmartHRに従業員情報を自動登録します。
コピーしたテンプレートの、「従業員登録」という項目をクリックしましょう。

テンプレートを使用しているので、フォームの内容はデフォルトで設定されています。
初期設定されているフォームでは、「姓」「名」「姓（カナ）」「名（カナ）」「生年月日」「性別」「電話番号」「メールアドレス」を取得し、SmartHRに従業員情報を自動で登録できるようになっています。

上記項目以外にも、住所等追加したい項目があれば、項目の一番下にある「質問を追加」ボタンを押すと追加することが可能です。
用途に合わせて、各項目を変更したり追加して使用してくださいね！

設定が完了したら、画面右上にある「プレビューページ」をクリックし、実際に使用するフォームページの表示を確認してみましょう。

完了ページの設定（フォーム回答後に表示される画面）やアクセス制限は、有料プランをご利用の場合に任意で設定することができます。
未設定でもフォームは使用できるので、必要に応じて設定してみてください。

フローボットの起動者は、プルダウンから選択可能です。

ここまで設定が完了したら「次へ」を押しましょう！
「取得した値」にサンプルとなる仮の回答を設定し、「保存する」をクリックして設定完了です。
※今回はテスト用にサンプル値を入力していますが、実際にフローボットを稼働した際には、フォームの回答データが「取得した値」にアウトプットとして反映されます。‍

※アウトプットとは？
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。

ステップ4：SmartHRに従業員情報を登録する

続いて、SmartHRアイコンの「従業員の登録」という項目を設定していきましょう。

連携アカウントとアクション選択画面が表示されます。
デフォルトで設定がされていますが、「SmartHRと連携するアカウント情報」が使用するアカウントで間違いが無いかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。

事業者IDは、枠内をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は連携しているアカウントに紐づいて表示されます。

ここからは、先ほど設定したフォームの回答を用いて、SmartHRの従業員情報に自動登録するための設定をしていきます。

テンプレートを使用しているため、「姓」には下図の通り、「取得した値」から引用できるように設定されています。
このように設定することで、フォームに回答された「姓」の情報を、自動でSmartHRの「姓」の項目に登録することが可能です。

※‍「取得した値」とは、トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。詳しくはこちらのヘルプページをご確認ください。

その他の項目も同様に、フォームの回答を用いてSmartHRの従業員情報に登録できるように設定されています。
フォーム設定時に、住所等も自動登録できるように質問項目を追加した場合は、追加した項目も忘れずに設定しましょう！

設定が完了したら「テスト」をクリックし、SmartHRに従業員情報が登録されることを確認してください。確認後、保存しましょう。

ステップ5：トリガーをONにして動作確認

すべての設定が完了すると下図のようなポップアップが表示されるので、「トリガーをON」にします。設定したフローが正常に動作するか、チェックしてみましょう！

SmartHRを使用したその他の便利な自動化例

Yoomには、今回ご紹介したようなSmartHRへの情報登録だけでなく、SmartHRに蓄積されたデータを活用する自動化フローのテンプレートも豊富に用意されています。
たとえば、SmartHRのデータを用いて、他のデータベースに情報を追加することも可能です。
ここでは、SmartHRを活用したその他の便利なテンプレートをいくつかご紹介。気になるテンプレートがあれば「試してみる」をクリックして、気軽にお試しください！

‍

まとめ

いかがでしたか？この記事では、SmartHRへの従業員情報登録を自動化する方法についてご紹介しました。フォームやメール、チャットツールなど、様々な情報源からSmartHRへデータを連携することで自動化を実現！これにより、手作業による転記の手間や入力ミスを削減でき、担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。また、自動化によりヒューマンエラーを削減することで正確なデータ管理を実現し、ミスコミュニケーションの防止にも期待できます。

Yoomを使えば、ノーコードで手間をかけず、誰でも簡単に業務自動化のフローを構築できます。
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