チャットツールに文字起こし結果を自動で通知する
OneDriveに音声ファイルがアップロードされると、自動で文字起こしを実行し、その結果をSlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールに通知します。
文字起こしが終わるのを待つ必要がなく、チームメンバーへの迅速な情報共有や文字起こし完了の把握が容易になるため、コミュニケーションがより円滑になりますよ。
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会議の録音データ、インタビュー音声、セミナーの記録など、ビジネスシーンでは音声ファイルを扱う機会が意外と多いですよね...
ただ、これらの音声ファイルの内容を確認したり、議事録を作成したりするために、一つひとつ手作業で文字起こしをするのは、時間も手間もかかる悩ましい作業ではないでしょうか？
特に、OneDriveのようなクラウドストレージに音声ファイルを保存している場合、「ファイルをダウンロードして、文字起こしツールにかけて、結果をまとめて…」といった一連の作業は、担当者にとって負担になりがちです。
この記事では、OneDriveに音声ファイルがアップロードされたタイミングで、自動で文字起こしを行い、その結果を指定のツールに保存・通知する方法をご紹介します！
<span class="mark-yellow">この自動化を実現すれば、面倒な文字起こし作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになりますよ。</span>
Yoomには「OneDriveでの音声文字起こし」と「Microsoft Excel、Notion、Slack、Microsoft Teams、Gmail、Outlook」を連携するためのテンプレートが用意されています。
説明を読む前に今すぐ試したい！という方は、以下のバナーをクリックして、わずか30秒で自動化フローの利用を開始しましょう！
OneDriveに音声ファイルが追加されたら、AIが自動で文字起こし！その結果を、普段お使いの様々なツールに自動で連携できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつか紹介していきます。気になるものがあれば、ぜひクリックして試してみてください。
OneDriveに音声ファイルが追加されたら、自動で文字起こしを行い、その結果をMicrosoft ExcelやNotionのようなデータベース/表計算ツールに自動で追加するフローです。
会議の議事録作成やインタビュー記録の整理が効率化され、手作業での転記ミスを防ぎ、情報管理の一元化にも役立ちます。
OneDriveに音声ファイルがアップロードされると、自動で文字起こしを実行し、その結果をSlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールに通知します。
文字起こしが終わるのを待つ必要がなく、チームメンバーへの迅速な情報共有や文字起こし完了の把握が容易になるため、コミュニケーションがより円滑になりますよ。
OneDriveへの音声ファイル追加をトリガーに、自動で文字起こしを行い、そのテキストデータをGmailやOutlook経由で指定の宛先にメール送信します。
メール作成と送信の手間を省けるので、関係者への議事録共有や、外部への情報伝達が必要な場合に便利です。
ここでは、代表的な例として、OneDriveにアップロードされた音声ファイルを自動で文字起こしし、その結果をMicrosoft Excelの指定したシートに追記する自動化フローの作成手順を解説します。
このフローを使えば、議事録作成やデータ入力といった手間のかかる作業から解放され、業務効率の向上が期待できます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
大まかな流れは以下の通りです。
まず、YoomとOneDrive、Microsoft Excelを連携させるための「マイアプリ登録」を行います。Yoomの画面上の指示に従って、各アカウントへの接続を許可しましょう。
これにより、Yoomが安全に各サービスの情報（どのフォルダを監視するか、どのMicrosoft Excelファイルに書き込むかなど）へアクセスできるようになります。
【事前準備 Microsoft Excel】
このフローは、情報を基にMicrosoft Excelの指定したシートに追記するため、Microsoft Excelのシートを準備する必要があります。
なお、今回は以下のようなシートを作成しました。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【OneDriveの場合】
OneDriveを選択できたら、使用するアカウントでログインしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 | Yoomヘルプセンター
【Microsoft Excelの場合】
OneDriveと同様に、使用するアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリと連携する 特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、ドライブID、フォルダ名、フォルダIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
ドライブIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので候補から選択してください。
同様にフォルダIDも選択してください。
入力が完了したら、テストをクリックし、成功したら「保存」します。
1) フローに戻り、「分岐 コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
2) 分岐対象のアウトプットのオペレーションは「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」、取得した値は「作成日時」を選択し、分岐条件が「作成日時」「値と等しい」「最終更新日時」になっていることを確認して「保存」をクリックします。
※今回は作成日時が最終更新日時と同じことで分岐し、データを絞っていきます。
なお、最終更新日時は先ほど取得したOneDriveのアウトプットから選択します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをダウンロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをダウンロード」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3) ファイルのアイテムIDは先ほど同様にアウトプットから選択してください。
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
1) フローに戻り、「音声データを文字起こしする」のアイコンをクリックします。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2) アクションは「最大60分の日本語音声文字起こし(50タスク)」が選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」「ダウンロードしたファイル」を選択します。
※ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
※トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
入力できたら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
1) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードを追加する」を選択して、データベースの連携で記録するMicrosoft Excelのファイル情報を入力して「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
追加するレコードの値には文字起こししたアウトプットを使用して入力します。
また、日時も同様にアウトプットを使用して入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
これで【OneDriveに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Microsoft Excelに追加する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
OneDriveを使ったファイル管理の自動化や、音声認識技術を活用した他の業務効率化テンプレートも多数用意されています。
業務に役立つ自動化が見つかるかもしれませんよ！
会議やインタビューの音声データを手作業で文字起こしするのは、時間がかかり、他の業務を圧迫することもある作業です。
しかし、今回ご紹介したように、OneDriveと文字起こし機能、そしてExcelや各種コミュニケーションツールを連携させることで、このプロセスを自動化できます！
Yoomを使えば、このような自動化フローをプログラミングの知識不要で、クリック操作を中心に構築できますよ！
「OneDriveに音声ファイルがアップロードされたら、自動で文字起こしして、結果をExcelに追記する」「文字起こし結果をSlackやTeamsに通知する」といった連携が、テンプレートを利用すればすぐに試せます。
<span class="mark-yellow">手作業による時間ロスや転記ミスをなくし、面倒な作業から解放されることで、本来注力すべき創造的な業務により多くの時間を使えるようになりますね！</span>
まずはテンプレートを試して、その効果を実感してみてください！
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