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「請求書やアンケート結果のPDFに含まれる表データを、いちいちGoogle スプレッドシートに手作業でコピー＆ペーストしている…」「大量のPDFファイルから情報を転記する作業に時間がかかりすぎて、本来の分析業務が進まない…」
このように、PDF内の表データをGoogle スプレッドシートに手作業で移すことに、手間や非効率さを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">PDFファイル内の表形式のデータを自動的に読み取り、Google スプレッドシートの指定した場所へ正確に転記できる仕組み</span>があれば、このような定型的な作業から解放され、データの入力ミスを防ぎつつ、より付加価値の高い業務に集中できる貴重な時間を確保することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PDFの表データを抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
PDFファイル内の表データをGoogle スプレッドシートへ自動的に転記・集約することで、手作業による入力の手間やミスを削減し、データ活用の迅速化を実現できます。
ここでは、様々なトリガーからGoogle スプレッドシートへのデータ転記を自動化する具体的な例を紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">GmailやOutlookといったメールツールで受信したPDFファイルに記載された表データを自動的にOCRで読み取り、Google スプレッドシートの特定のセルに情報を転記する</span>ことができるので、メールでの書類受領からデータ入力までのプロセスをシームレスに自動化し、手作業による転記ミスや作業時間の浪費を防ぎ、迅速なデータ整理を実現しましょう！
<span class="mark-yellow">DropboxやBoxなどのオンラインストレージサービスにアップロードされたPDFファイルに含まれる表情報を自動で検出し、OCRでテキスト化してGoogle スプレッドシートに整理・記録する</span>ことができるので、ストレージへのファイル保存をトリガーとして、データ入力プロセスを完全に自動化し、複数人でのファイル共有や管理が多い環境でも、効率的かつ正確なデータ集約が実現できます！
<span class="mark-yellow">GoogleフォームやYoomの独自フォームなどで受け付けたPDFファイル内の表データをOCR処理し、その結果をGoogle スプレッドシートへ自動で追加していく</span>ことができるので、アンケート回答や申込書など、フォーム経由で収集されるPDFからのデータ抽出と集計作業を効率化し、手入力の手間を削減しながらリアルタイムでのデータ更新を可能にします！
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件に一致するメールを受信した際に、添付されたPDFファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Gmailの連携
1.検索する
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、具体的なGmailのトリガー条件を設定します。
この後のテスト操作で、特定のラベルに該当するメールを受信している必要があります。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「Yoom」というラベルに振り分けられるように設定しました。
なお、下記のようなPDFの表を添付しました。
Gmailでメールを送信したら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの入力を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Gmailのメール内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.先ほどGmailに添付したPDFファイルを、AIを用いて文字を読み取るための設定をします。
以下の赤枠をクリックしてください。
[注意事項]
・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2.画面が遷移するので、アクションを設定しましょう。
「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。
YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.ここでは、対象のPDFファイルを指定し具体的な抽出条件を設定します。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
先ほど設定した「抽出したい項目」で設定した内容が、アウトプットに反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.最後のアクションを設定していきます!
以下の赤枠をクリックしてください。
2.タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。
ページを下に進み、「データベースの連携」項目を入力していきましょう。
今回は、下記のようなGoogle スプレッドシートを作成しました。
こちらのGoogle スプレッドシートを連携するよう設定していきたいと思います。
まだ連携するGoogle スプレッドシートの準備が出来ていない場合は、このタイミングで作成してください。
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.Google スプレッドシートの、どの項目に新しいレコードを追加するか設定します。
追加するレコードの値をそれぞれ設定してください。
それぞれの入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されます。
各項目に合ったアウトプットを選択してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
今回は、下記のようにそれぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートにレコードが追加されているはずなので確認してみましょう。
下記のようにデータの反映が確認できればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
レコード追加や更新をトリガーにフォルダを作成したり他ツールに通知したりできます。
PDFの表データをGoogle スプレッドシートへ手作業でコピー＆ペーストする業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで多くの時間を費やしていた単純作業から解放され、入力ミスによる手戻りのリスクも大幅に削減できます。</span>
これにより、抽出されたデータを迅速に分析やレポート作成に活用できるようになり、ビジネスの意思決定を加速させることが可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしPDFからのデータ転記作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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