【ノーコードで実現】Google スプレッドシートのデータを自動で更新・連携する方法

Google スプレッドシートの更新をチャットツールへ自動通知する

Google スプレッドシートの特定の行が更新されたタイミングで、<span class="mark-yellow">チャネルトークなどの社内チャットツールへ必要な情報を自動でメッセージ送信できます。</span>
関係者への迅速な情報伝達を実現し、対応漏れを防ぎ、チーム内のコミュニケーションが円滑になるはずです！

Google スプレッドシートの情報をストレージサービスへ自動反映する

Google スプレッドシートで管理している情報に基づいて、<span class="mark-yellow">Google Driveなどのクラウドストレージ上にあるファイルやフォルダの説明文などを自動で更新する</span>ことで、関連ドキュメントの情報を常に最新の状態に保ち、必要な情報へのアクセス性を向上させ、ファイル管理の効率化を図ります。

Google スプレッドシートの行更新時に別シートを自動更新するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの特定の行が更新された際に、その情報を別のGoogle スプレッドシートに自動で更新・追記するフローを解説していきます！
この自動化により、例えばマスターデータを更新するだけで関連する複数のシートが自動的に最新の状態に保たれるため、手作業による転記ミスや更新漏れを防ぎ、業務の正確性と効率性の向上が見込めますよ。

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー（Google スプレッドシートで行が更新されたら）の設定とアクション（別のGoogle スプレッドシートの行を更新または追加する）の設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：Google スプレッドシートのマイアプリ登録

まず今回使用するGoogle スプレッドシートをYoomのマイアプリに登録しましょう。
Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で「＋新規接続」をクリックします。

検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示される候補をクリックしましょう。

GoogleとYoomのアカウント連携画面が表示されます。
赤枠の「Sign in with Google」をクリックしましょう。

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今回連携するGoogleアカウントを選択し、連携を進めましょう。
※全ての権限を付与するにチェックを入れます。

連携が完了するとマイアプリの画面にGoogle スプレッドシートが表示されます。

ステップ2：テンプレートをコピー

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：トリガーとなるGoogle スプレッドシートの設定

Google スプレッドシートで行が更新されたことを、この自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。

以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle スプレッドシートのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。

今回例として「従業員名簿のメールアドレスが更新された際、別のGoogle スプレッドシートにあるメールアドレスも更新する」ことを想定して設定していきます。
古いメールアドレスは「testAAA@co.jp」、新しいメールアドレスが「testBBB@co.jp」としています。

アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、表示に従って入力しましょう。

トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。

※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

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シートIDは以下の画面のように、表示される候補から任意のGoogle スプレッドシートを選択しましょう。

以下の内容も表示に従って入力しましょう。

• テーブル範囲（始まり）→A
• ‍テーブル範囲（終わり）→B
• 一意の値が入った列（重複しない列）→A
• 更新を検知したい列（今回の場合はメールアドレスの列）→B

入力完了後、「テスト」をクリックすると、連携したGoogle スプレッドシートから取得した値が表示されます。
この後、このアウトプットの内容を入力に使用することができます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。

テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：別のシートのレコードを更新する

該当のGoogle スプレッドシートで、行が更新されたら、別のシートのレコードを更新するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックし、設定を進めましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle スプレッドシートのアカウントを確認します。

別のGoogle スプレッドシートを用意しましょう。
以下の古いメールアドレス（testAAA@co.jp）を新しいメールアドレス（testBBB@co.jp）に変更します。

Yoom画面に戻り、変更したいGoogle スプレッドシートの情報を候補から選択しましょう。
テーブル範囲は任意で設定してください。
入力後「次へ」をクリックします。

「従業員名」が「テスト　太郎」と一致したら、レコードを更新するように設定します。
以下のように「①更新したいレコードの条件」に入力を行いましょう。

更新後のレコードの値には、反映させたい値を入力しましょう。
以下のように、取得した値を使用することで、別のGoogle スプレッドシートにも同じ内容を入力することができ、複数のシートを更新する手間が省けるようになります。
空欄にしたい場合は「___blank___」と入力しましょう。

今回は新しいメールアドレス（testBBB@co.jp）に変更するため、以下のように設定しています。

入力後、「テスト」をクリックし、実際に別のGoogle スプレッドシートのデータが更新されているか確認しましょう。
確認後「保存する」をクリックします。

ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

設定お疲れ様でした！

Google スプレッドシートを活用したその他の自動化テンプレート事例

Google スプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介したテキストの抽出やレポートの作成以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。

まとめ

Google スプレッドシートのデータ更新に伴う様々な作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力、転記、さらには関連ツールへの通知といった一連の業務プロセスにかかる時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも軽減できます。</span>
これにより、従業員は単純作業から解放され、分析や企画といったより付加価値の高いコア業務に集中できるようになり、組織全体の業務効率向上に貢献できるかもしれません！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの専門知識がない方でも、まるでブロックを組み合わせるかのように直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々のGoogle スプレッドシート作業の効率化やDX推進に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務自動化のメリットを体験してみてください！