メール受信をトリガーにPDFを一括作成する
<span class="mark-yellow">GmailやOutlookなどで特定のメールを受信した際に、その内容から必要な情報を抽出し、自動で複数のPDF書類を一括作成可能です。</span>
メールでの依頼に基づく請求書発行などを効率化し、見落としや遅延を防止しましょう！
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「見積書や請求書、契約書などを一枚一枚手作業で作成し送付する作業に追われている…」
「入力ミスも発生しがちで、本来集中すべきコア業務になかなか手が回らない…」
このように、定型的な書類作成業務に多くの時間を費やしている状況に、課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">フォームへの入力内容やスプレッドシートのデータなど、様々な情報をもとに、複数のPDF書類を一括で自動作成できる仕組み</span>があれば、こうした日々の煩雑な作業から解放されるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも低減でき、より生産的な業務に集中するための貴重な時間を確保できるかもしれませんよね！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくてもノーコードで簡単に実現でき、手作業による手間やミスを大幅に削減できるので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">様々なデータをもとにPDF書類を一括作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段利用している様々なツールを起点として、PDF書類を一括で作成する業務を自動化する方法をご紹介します。手作業での作成や転記ミスから解放され、業務効率を向上させることが可能です。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">WebフォームやGoogleフォームなどに入力・送信された情報をもとに、自動で複数のPDF書類を一括作成できます。</span>
申込書やアンケート回答に基づく書類発行の手間を削減し、迅速な対応を実現できるはずです！
<span class="mark-yellow">GmailやOutlookなどで特定のメールを受信した際に、その内容から必要な情報を抽出し、自動で複数のPDF書類を一括作成可能です。</span>
メールでの依頼に基づく請求書発行などを効率化し、見落としや遅延を防止しましょう！
<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートのような表計算ソフトや、Airtableなどのデータベースサービスでデータが追加・更新されたタイミングで、その情報を基に自動で複数のPDF書類を一括作成します。</span>
顧客リストや商品リストからの帳票発行などを自動化し、常に最新の情報に基づいた書類を作成できます！
それでは、代表的な例として、Webフォームに入力された情報をもとに、複数のPDF書類を一括で自動作成し、指定のメールアドレスへ送信するフローを解説します！この設定により、フォーム送信後の手動での書類作成・送付作業が不要になります。
ここではYoomを使用してノーコードで設定を進めますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Googleドキュメントの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogleドキュメントと入力し、Googleドキュメントのアイコンをクリックします。
2.ログインする
下記の画面となりますので「Sign in with Google」をクリックします。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
下記の画面となりますので「Sign in with Google」をクリックします。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Gmailの連携
1.検索する
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
2.ログインする
下記の画面となりますので「Sign in with Google」をクリックします。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.フォームを作成
ここでは、フォームの具体的な内容を設定します。
デフォルトで質問が入力されていますが、質問の追加や削除も可能ですので、お好みでカスタマイズしてください。
今回は、下記のようなフォームを作成しました。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.フォームの表示確認と詳細設定
下記赤枠を押して、先ほど設定したフォームの内容を確認してみましょう。
プレビューページと完了ページをそれぞれ確認し、内容に誤りがないかチェックしてください。
フォーム内容に問題がなければページを下に進み、「取得した値」を入力してください。
ここには、フォームの回答を入力しましょう。今回はテストなので下記のように入力しました。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.書類の連携
ここでは、契約書の雛形となるGoogleドキュメントを設定します。
まだ、雛形のGoogleドキュメントと保管先であるGoogle Driveフォルダの準備が出来ていない場合は、このタイミングで作成してください。
GoogleドキュメントとGoogle Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
下記の項目を入力してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.置換条件の設定
Googleドキュメントで囲った{}の置換対象の文字列を、フォームの回答を置換後として設定します。
下記画像のようにそれぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、置換後の文字列を選択してください。
今回は、下記のように置換後の文字列を設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、ダウンロードボタンが表示されますので、データが反映しているか確認してみましょう。
下記のように、指定したテキストに置き換えた契約書がダウンロードできました!
ちなみに設定したGoogle Driveにも、指定したファイル名でGoogleドキュメントファイルとPDFファイルが赤枠のように保存できていました!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択し次のステップへお進みください。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.書類の連携
ここでは、見積書の雛形となるGoogle スプレッドシートを設定します。
まだ、雛形のGoogle スプレッドシートの準備が出来ていない場合は、このタイミングで作成してください。
前のステップで作成したように、注意点を踏まえて雛形を準備しましょう。
※詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。
今回は、下記のような見積書の雛形を作成しました。
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
下記の項目を入力してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.置換条件の設定
Google スプレッドシートで囲った{}の置換対象の文字列を、フォームの回答を置換後として設定します。
下記画像のようにそれぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、置換後の文字列を選択してください。
今回は、下記のように置換後の文字列を設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、ダウンロードボタンが表示されますので、データが反映しているか確認してみましょう。
下記のように、指定したテキストに置き換えた見積書がダウンロードできました!
ちなみに設定したGoogle Driveにも、指定したファイル名でGoogle スプレッドシートファイルとPDFファイルが赤枠のように保存できていました!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択し次のステップへお進みください。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.書類の連携
ここでは、請求書の雛形となるGoogle スプレッドシートを設定します。
まだ、雛形のGoogle スプレッドシートの準備が出来ていない場合は、このタイミングで作成してください。
前のステップで作成したように、注意点を踏まえて雛形を準備しましょう。
※詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。
今回は、下記のような請求書の雛形を作成しました。
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
下記の項目を入力してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.置換条件の設定
Google スプレッドシートで囲った{}の置換対象の文字列を、フォームの回答を置換後として設定します。
下記画像のようにそれぞれの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、置換後の文字列を選択してください。
今回は、下記のように置換後の文字列を設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、ダウンロードボタンが表示されますので、データが反映しているか確認してみましょう。
下記のように、指定したテキストに置き換えた請求書がダウンロードできました!
ちなみに設定したGoogle Driveにも、指定したファイル名でGoogle スプレッドシートファイルとPDFファイルが赤枠のように保存できていました!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択し次のステップへお進みください。
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.メールの設定
Gmailで送信するメールの具体的な内容について設定します。
各入力欄をクリックすると、下記画像のようにアウトプットが表示されます。アウトプットを活用して、メール内容をお好きに設定してください。
今回は、下記のようにメール内容を設定しました。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.メール送信のテスト
前のページで設定したメールの内容が反映しているので、内容に誤りがないか確認しましょう。
内容に誤りがなければ、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので確認してみましょう。
下記画像のように、指定した内容のメールが届いていればOKです。
最後に、Yoom画面の戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Yoomなら様々な自動化の実現が可能です！例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
様々なデータソースを活用したPDF書類の一括作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで多くの時間を要していた定型的な書類作成業務から解放され、入力ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はより付加価値の高いコア業務に集中できるようになり、組織全体の業務効率向上に繋がるかもしれません！
なお、今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」であればプログラミング知識がない方でも簡単に構築可能です。
もしPDFの一括作成をはじめとする業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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