【簡単設定】Microsoft ExcelのデータをPDF化しGoogle Driveへ自動保存する方法

フォーム回答をもとにMicrosoft ExcelでPDFを作成しGoogle Driveへ保存するフローを作ってみよう

それでは代表的な例として、「Yoomで作成したフォームに回答が送信された際に、その内容をもとにMicrosoft Excelで見積書などのPDFファイルを作成し、指定のGoogle Driveフォルダに自動で保存するフロー」を解説していきます！

ここではハイパーオートメーションツール「Yoom」を使用してノーコードで設定を進めるので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Microsoft ExcelとGoogle Driveのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• トリガーとなるフォームと各アクション（書類の発行と保存）の設定
• フロー稼働の準備

前準備：発行する請求書の雛形

フォームの回答を元に請求書を発行するには、雛形となる書類の準備が必要です。
作成したいPDFファイルの雛形をMicrosoft Excelで作成し、OneDriveに格納してください。
{}で囲んだ項目がフォームの回答で置換されます。
※ 雛形書類の作成方法は、こちらのヘルプページをご覧ください。

この記事ではサンプルとして、下図の雛形を使用します。
{会社名}・{請求日}・{支払い期限}・{商品_1}などが置換対象になります。

ステップ1：Microsoft ExcelとGoogle Driveのマイアプリ連携

先ずは、Yoomと連携させたいMicrosoftアカウントとGoogleアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。

1. Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
2. マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。

3. 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでMicrosoft Excelを検索して選択。

4. Microsoftのサインイン画面が表示されます。
   雛形書類を格納しているOneDriveに紐づくMicrosoftアカウントを入力し、「次へ」をクリック。
   ※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
   法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証が失敗する可能性があるのでご注意ください。

　　　　既にサインインしているアカウントがある場合は、以下のような画面が表示されます。

5. パスワードを入力し、「サインイン」をクリック。

6. 「マイアプリ画面」にMicrosoft Excelが追加されていることを確認してください。

7. このまま、Google Driveも連携していきましょう。
   「アプリ一覧」でGoogle Driveを検索して選択。

8. 「Sign in with Google」をクリック。

9. Googleのログイン画面が表示されます。
   任意のGoogleアカウントを選択してください。

10. 内容を確認し、「次へ」をクリック。

11. YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリック。
    「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。

「マイアプリ」に使用する2つのアプリが追加されていれば、このフローでのマイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。

そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

ステップ3：フォームトリガーの設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（フォーム）を設定していきます。

1. フォームトリガーをクリック。

1. フォームタイトルを設定しましょう。
   必要に応じてフォームの説明文も追加してください。
   ここでは例として、「請求書発行フォーム」と設定します。
2. 前準備で用意した雛形書類の置換対象（{}で囲われている項目）に沿った質問項目を作成していきます。
   フォームの作成方法は、こちらのヘルプページで説明されています。
   質問項目は100個まで設定でき、送信ボタン上のテキストや完了ページなども自由に変更できるので、運用方法に合わせて編集しましょう。

　　　　※ 設定例

3. 設定が完了したら、ページ下部の「次へ」をクリックします。

4. 「プレビューページ」や「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームや完了ページの表示を確認できます。

　　　　※ プレビューページ

5. 「取得した値」には、請求書発行テストを行う際に使用するサンプル値を設定してください。
   ※ ここではテスト用にサンプル値を手入力しますが、フローボットが実際に起動した際には、フォームの回答がそのまま請求書発行で用いられます。

6. 設定を終えたら、ページ下部の「保存する」をクリック。

これで、フォームの設定は完了です。
フォームアクションのタイトルも、設定したフォームタイトルに変更されます。

ステップ4：請求書の発行

では、フォームの回答を元にMicrosoft Excelで書類を発行していきましょう。

1. Microsoft Excelの「書類を発行する」をクリック。

2. 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
   アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
   フォームタイトルと同様に、書類発行アクションのタイトルが変化します。
3. 連携アカウントを確認。

4. 雛形書類の「ファイルの保存場所」を「OneDrive」か「SharePoint」から選択。
   今回は「OneDrive」を選びます。
5. 「ドライブID」に雛形書類を保存しているドライブのIDを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているOneDriveアカウントから候補が表示されるので、対象となるドライブを選択します。

6. 「アイテムID」に前準備で用意した雛形書類のアイテムIDを設定。
   ドライブIDと同様に、入力欄をクリックすると、連携しているOneDriveアカウントから候補が表示されるので、対象となる雛形書類を選択します。
   ※ 候補に対象が表示されない場合は、「ファイル名（任意）」に雛形書類のファイル名か、ファイル名の一部を設定してください。

7. 発行書類の「格納先のフォルダID」に、発行するPDFファイル（請求書）の格納先となるOneDriveフォルダを候補から選択。
   ※ 候補に対象が表示されない場合は、「格納先のフォルダ名（任意）」に格納先のフォルダ名か、フォルダ名の一部を設定してください。

8. 「出力ファイル名」に任意のファイル名を設定。
   入力欄クリック時に表示される「取得した値」のフォームアクションから、フォームの各項目を選択できます。
   これらの値を使用することで、フォームの回答ごとに異なるファイル名をつけることが可能です。
   ※ 項目を選択すると、{{項目名　フォームの回答}}という形で入力欄に追加されます。
   取得した値（アウトプット）についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

　　　　日付のタブから、任意の形式の日付も追加できます。

9. 設定を終えたら、「次へ」をクリック。

10. 雛形書類の置換対象を、フォームの回答で置換していきます。
    先ずは「置換条件を再取得」をクリック。
    これにより、選択した雛形書類の置換対象（{}部分）が項目として表示されます。

11. 「置換後の文字列」にフォームの各項目を設定。
    入力欄クリック時に表示される「取得した値」のフォームアクションから、置換対象に合う項目を選択していきましょう。
    {商品_1}{商品_2}のようにリストになっている項目は、コンマ区切りで置換後の文字列を設定します。

12. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

13. テストに成功すると、指定したOneDriveのフォルダ内に、置換された請求書がPDFファイルとExcelファイルとで発行され、「取得した値」にファイル情報が追加されます。

14. 「ダウンロード」をクリックし、ダウンロードした請求書の置換内容が正しいことを確認しましょう。
    ※ 発行された請求書（PDF）

15. 期待する請求書が発行されていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。

これで、書類発行の設定も完了です。

ステップ5：ファイルの保存

書類はOneDrive（かSharePoint）上に発行されるため、まだGoogle Driveには保存されていません。
発行した書類をGoogle Driveにアップロードしましょう。

1. Google Driveの「ファイルをアップロードする」をクリック。

2. 任意で「タイトル」を変更。
3. 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。

4. 「格納先のフォルダID」にファイルをアップロードするフォルダのIDを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているGoogle Driveから候補が表示されますので、対象となるフォルダIDを選択してください。
   フォルダIDはGoogle DriveのフォルダURL（folders/{{ID部分}}）でも確認できます。

5. 「ファイル名」にはデフォルトで、書類発行時に設定した出力ファイル名が設定されています。
   変更する場合は、重複しない任意の名称で設定し直してください。
6. 「ファイルの添付方法」にもデフォルトで、発行した書類が設定されています。
   変更は必要ありません。
7. 設定を終えたら、「テスト」をクリック。

8. テストに成功したら、指定したフォルダにPDFファイルがアップロードされていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
   ※ Google DriveにアップロードされたPDFファイル

ステップ6：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定）

フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。

トリガーをONにすると、フォームのリンクが作成されます。

実際にフローが動作するかを確認しましょう。
コピーしたリンク先からフォームへの回答を行い、フォームの回答を元にした書類（PDFファイル）がGoogle Driveにアップロードされていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

Microsoft ExcelやGoogle Driveを使ったその他の自動化例 

他にも、他にも、Microsoft ExcelやGoogle Driveを活用した様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Microsoft Excelを使った自動化例

Google Driveを使った自動化例

まとめ

Microsoft Excelで作成した書類のPDF化とGoogle Driveへの保存作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた一連の定型業務にかかる時間を短縮し、ファイル名の付け間違いや保存場所の間違いといったヒューマンエラーも防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は書類作成後の煩雑な処理から解放され、本来注力すべき分析や改善といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！