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Google スプレッドシートで新しい行を追加するたびに、SUMやAVERAGEといった集計用の数式や、VLOOKUPのような参照関数を手作業でコピー＆ペーストしたり、あるいは入力規則や条件付き書式を再設定したりしていませんか？
特に、大量のデータを扱う際や、複雑な計算式を用いている場合、この繰り返し作業は非常に時間がかかり、参照範囲のずれやコピーミスによる計算エラーも発生しやすく、日々の業務の悩みの種になっている方も少なくないでしょう。
もし、<span class="mark-yellow">新しいデータが追加された際に、自動的に関連する数式が適用された行が挿入される仕組み</span>があれば、これらの煩わしい手作業や、それに伴うヒューマンエラーのリスクから解放され、データ入力後の確認作業も大幅に削減できるため、より分析や戦略立案といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に設定でき、設定にかかる手間や時間もわずかなので、ぜひこの機会に自動化を導入して、Google スプレッドシート業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートで数式付きの行を挿入する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートで数式付きの行を効率的に挿入するための自動化設定について、具体的なテンプレートを用いていくつかのパターンを紹介します！これらの自動化は、日常的なデータ入力作業の負担を軽減し、入力ミスを防ぎ、より迅速かつ正確なデータ管理を実現するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
SlackやDiscordといったチャットツールへの特定の投稿内容をきっかけとして、その情報に基づいてAIが適切な数式を生成し、Google スプレッドシートに新しい行の自動挿入が可能です。
<span class="mark-yellow">チャットでのやり取りから発生するデータ記録作業を効率化し、手作業による転記ミスや数式設定の手間を削減します。</span>
GoogleフォームやYoomのオリジナルフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、その回答データと共に関連する数式が自動で入力された行をGoogle スプレッドシートに挿入できます。
<span class="mark-yellow">アンケート結果の集計や申し込み情報の管理といった作業を自動化し、データ収集から計算、記録までをシームレスに繋げることで、作業時間を短縮し入力の正確性の向上が見込めますよ！</span>
GmailやOutlookで特定の条件に合致するメールを受信した際に、メール本文や件名に含まれる情報からAIが数式を組み立て、Google スプレッドシートに数式が適用された行を自動で追加可能です。
<span class="mark-yellow">定期的なレポートメールや通知メールの内容を自動で集計・管理する手間を大幅に削減し、情報の一元化を促進します。</span>
それではここから代表的な例として、Slackの特定チャンネルへの投稿内容をもとに、AIが数式を生成し、その数式を含む新しい行をGoogle スプレッドシートに自動で挿入するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Slackの連携
1.検索する
検索ボックスにSlackと入力し、Slackのアイコンをクリックします。
2.連携を許可する
YoomとSlackとの連携を行います。下記設定を行った後、「Allow」をクリックします。
3.チャンネルにYoomアプリを追加する
Slackサービス上で、Yoomからメッセージを送信するSlackチャンネルを開き、下記の図のとおり、1〜3の順に設定を行います。
※管理者による承認が必要な場合があります。詳しくはこちらの公式ヘルプをご参照ください。
最後に、画面が遷移するのでYoomアプリを追加したいので「追加」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
※Slackのマイアプリ登録についての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。なお、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更可能です。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」のままで大丈夫です。
設定ができたら、「次へ」を押して進みましょう。
3.ここでは、トリガーとなるSlackのチャンネルを設定していきます。
今回は、下記赤枠のチャンネルに投稿されたメッセージを対象にして設定したいと思います。まだ、トリガーとしたいチャンネルを準備していない場合は、このタイミングで作成してくださいね。
また、この後のテスト操作のためメッセージを送信しましょう。このテストでは、下図のような売上の合計額について投稿したメッセージを対象に進めていきます!
Slackの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
それぞれの項目を、下記のように入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、下記のようなアウトプットが表示されるので、Slackに投稿したメッセージ内容が反映しているか確認してください。
無事に反映していたら、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次に、Slackのメッセージを元にAIで数式を生成する設定を行います。
まずは、下記の赤枠をクリックしてください。
2.画面が遷移するので、アクション内容を設定していきましょう。
「タイトル」は任意で好きな名前に編集OKです。
「アクション」は、デフォルトで「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」が選択されています。（）内に表記されている消費タスク量に注意して選択してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進みましょう。
3.ここでは、AIに対して具体的な指示を設定していきます。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら「テスト」を実行し、成功するか確認してみましょう。
指定した数式が、下記のように表示されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次に、Google スプレッドシートにレコードを追加する設定を行います。
まずは、下記の赤枠をクリックしてください。
2.画面が切り替わるので、データベースの連携設定をしていきましょう。
レコードを追加したいGoogle スプレッドシートをまだ準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなGoogle スプレッドシートにレコードを追加していきたいと思います。
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
タイトルやアクションはステップ3と同様に、修正・確認してください。
ページを下に進み、データベースの連携項目を入力しましょう。
それぞれの項目を下記のように入力しました。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.ここでは、Google スプレッドシートに追加するレコードを指定します。
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
それぞれの項目をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されます。レコードに反映したいアウトプットを選択してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
今回は、それぞれの項目を下記のように入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行して成功するか確認してください。
指定したGoogle スプレッドシートに、レコードが追加されているか確認してみましょう。下記のように、数式が反映したレコードが反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Google スプレッドシートを使った自動化は、今回ご紹介したGoogle スプレッドシートで数式付きの行を簡単に挿入する以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Google スプレッドシートで数式付きの行を挿入する作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた数式のコピー＆ペーストや再設定といった手間を削減し、入力ミスや参照エラーといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、データ入力や集計作業にかかる時間を大幅に短縮し、より正確なデータに基づいた迅速な意思決定を支援するため、担当者は分析やレポート作成といった、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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