【ノーコードで実現】OCRでファイル全文のテキストを抽出・活用する方法

メールで受信したファイルの全文をOCRで読み取りツールへ追加する

GmailやOutlookで受信した添付ファイルをトリガーに、OCRで全文をテキスト化しGoogle スプレッドシートに保存します。
メールボックスに埋もれがちな重要情報を効率的に管理しやすくなるので、必要な情報をすぐに検索・参照でき、業務のスピードアップになるかもしれません！

ストレージサービスに追加されたファイルの全文をOCRで読み取りツールへ追加する

Google DriveやOneDriveなどのオンラインストレージに特定のファイルがアップロードされると、そのファイルをOCRで読み取り、全文をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
これにより、チームで共有している資料の内容を簡単に検索・活用できるようになり、情報活用の幅が広がるかもしれませんよね。ファイルを探したり、内容を確認したりする手間も削減できるはずです！

PDFをOCRで読み取りデータベースに追加する連携フローを作ってみよう

それではさっそく自動化の設定をはじめていきましょう。
今回は記録先をGoogle スプレッドシートとし、一例として「フォームにPDFファイルが送信されたら、OCRで全文を読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加する」フローの作成手順をご紹介します！

もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

作成の流れは大きく分けて以下です。

• フォームアプリとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• フォームのトリガー設定とOCR、Google スプレッドシートのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：マイアプリ登録の流れ

Google スプレッドシートを連携するために、マイアプリに登録しましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、この後の自動化設定がスムーズにできます。

まず、Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

次に、アプリ一覧の右上の検索窓からGoogle スプレッドシートを検索し、アプリを選択します。
以下の画面で「Sign in with Google」をクリックし、連携するGoogleアカウントにログインします。

以下のアクセスリクエストの画面が表示されたら「Googleドライブのすべてのファイルの表示、編集、作成、削除」にチェックを入れ、「続行」をクリックしてくださいね。

Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されたら、連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

以下のボタンから、今回作成するフローのテンプレートをコピーします。

Yoomの管理画面に、自動化テンプレートがコピーされます。
以下の画面が表示されたら「OK」をクリックして、早速フローボットの設定を進めていきましょう。

ステップ3：フォームのトリガー設定

フロー編集画面で、まずトリガーとなるフォームの設定を行います。以下の赤枠「ファイル送信フォーム」をクリックしてください。
デフォルトで設定済みになっていますが、使い方に応じて内容を編集することができるので、一度確認してみましょう！

以下のように、フォームの入力項目や送信完了画面のテキストなど、自由にカスタマイズすることができます。右上の「プレビューページ」をクリックしてフォームの完成形を確認しながら、必要に応じてフォームを編集しましょう。

次に進むと、以下の画面に移ります。
次の設定ステップで、ファイルをOCRで正しく読み取れているかテストするため、ここではテスト用に読み取りたいファイルをアップロードしておきましょう！

最後に保存したら、フォームの設定は完了です！

ステップ4：OCRのアクション設定

次に、フォームで受け取ったファイルの内容を、OCRで読み取るアクションを設定します。「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひ試してみてくださいね！

・YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

以下の画面が表示されたら、そのまま次に進みます。

遷移した以下の画面では、読み取る内容の詳細を設定しましょう！

・ファイルの添付方法：「取得した値を使用」「ファイル」を設定します。
・抽出したい項目：今回はテキスト全文を読み取りたいため、「全文」と設定しています。

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・使用するAI：以下から選択できます。
・言語：日本語・英語から選択可能です。

・ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう！ https://openai.com/ja-JP/api/pricing/

設定を終えたら「テスト」をクリックし、ステップ3でアップロードしたテスト用ファイルの内容が読み取れているか確認しましょう。
問題なければ保存し、OCRの設定は完了です！

ステップ5：Google スプレッドシートのアクション設定

次に、OCRで読み取ったテキストデータを、Google スプレッドシートにどのように追加するかを設定します。
今回は、以下のようなシートを用意し、項目1にファイル名、項目2にOCRで読み取った文章を追加する想定で説明します。

「レコードを追加する」をクリックしてください。

以下の画面で連携アカウントなどを確認します。
「スプレッドシートID」以降の3つの項目に、案内に従って、OCRで読み取った内容を保存したいシートの情報を設定しましょう！

設定し次のページに進むと、以下の画面が表示されます。シートの項目ごとに、追加する内容を設定することができます。

以下のように、各入力欄をクリックし、フォームに添付したファイル名やOCRで読み取った項目など、適したものを選択して設定しましょう。
今回は、項目1に「ファイル（ファイル名）」、項目2に「全文」を設定しました！

設定したら「テスト」をクリックし、指定したシートに情報が追加されているか確認してみましょう。
今回は以下のように反映されました。

問題なければ保存し、Google スプレッドシートの設定は完了です！

ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

最後に、フロー全体を「トリガーON」で有効化すれば設定は完了です！
<span class="mark-yellow">実際にフォームからファイルを送信し、Google スプレッドシートに内容が自動で追加されるか確認してみましょう。</span>

以上で、自動化設定は完了です。お疲れ様でした！

OCRを活用するその他の自動化アイデア

<span class="mark-yellow">YoomではOCRを活用した様々な自動化を実現できます。</span>
関連するテンプレートの一部をご紹介するので、業務に合うものを見つけてみてくださいね！

OCRを使った自動化例

まとめ

この記事では、OCR技術を活用し、様々なファイルから全文テキストを抽出して各ツールに自動で記録する方法についてご紹介しました！

今回自動化したフローのような手作業での文字起こしや転記作業は、時間と労力がかかるだけでなく、ミスも起こりがちです…。
そのため、OCRによる自動化を導入すればこれらの作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになるかもしれませんよね！

なお、<span class="mark-yellow">このような自動化はYoomを利用すればプログラミング不要で簡単に構築できます。</span>
今回ご紹介したテンプレートを使えば、すぐに自動化を試すことが可能なので、ぜひ業務効率を改善しませんか？

この機会にYoomのテンプレートを活用してみてくださいね！