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「Microsoft Excelで作成した申請書をGoogle Driveにアップロードして、承認者にメールで通知し、承認されたらまたMicrosoft Excelに結果を記録するのが大変…」
「承認済みのファイルがどれかGoogle Drive内で探しにくいし、Microsoft Excelでの進捗管理も手間…」
このように、Microsoft ExcelとGoogle Driveを活用した承認フローにおいて、手作業による煩雑さや管理の難しさに課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Excelの申請データがGoogle Drive上の特定フォルダに格納されると自動で承認依頼が送られ、承認結果がMicrosoft Excelに自動反映されるようになれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！</span>
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには、Microsoft ExcelとGoogle Driveを連携して承認フローを自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google DriveとMicrosoft Excel間で発生する承認フローなどの連携作業を自動化する方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、<span class="mark-yellow">承認プロセスの迅速化や手作業によるミス削減、進捗管理の効率化を実現できるでしょう。</span>
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Driveにファイルが格納されたことをきっかけに、承認依頼の送信や記録、通知までを自動で行うフローです。
手作業による承認依頼の連絡漏れやMicrosoft Excelへの記録忘れをなくし、承認プロセス全体を効率化します！
Google Driveに格納されたファイルの中から、ファイル名や種類など特定の条件に合致するものだけを対象として承認フローを開始し、承認後にその結果をMicrosoft Excelに記録するフローです。
大量のファイルの中から本当に承認が必要なものだけを効率的に処理し、確認作業の負担を大きく減らすことができます！
それではここから代表的な例として、Google Driveにファイルが格納された際に担当者に承認依頼を送信し、承認後にその結果をMicrosoft Excelにレコードとして追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、さっそくGoogle Driveからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGoogle Driveと入力するとGoogle Driveのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携したいアカウントを選択しましょう。
3.以下の画面が表示されます。
「次へ」をクリックしてください。
その後、アクセスを求められるので、内容を確認した後「続行」をクリックしてください。
Microsoft Excelも同じように検索して、アイコンをクリックします。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向け（Microsoft 365 Business）のプランがあります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携時に認証エラーが発生することがあるので、事前にプラン内容を確認しておいてくださいね。
1.Microsoft 365にログインしている状態であれば、そのままマイアプリへの登録が完了します。
ログインしていない場合は、連携したいアカウントでサインインしてください。
詳しいマイアプリ登録の方法については、以下のリンク先を参照してください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
ログインが終われば、Microsoft Excelのマイアプリ登録は完了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogle DriveとMicrosoft Excelのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のアイコンをクリックします。
Google Driveと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
設定が終わったらテストのため、Google Driveの画面でファイルをアップロードしましょう。
続いてフローボットに戻り、「テスト」をクリックします。
テストが正常に完了すると、「テスト成功」の画面が表示され、Google Driveから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
次に、「承認を依頼する」のアイコンをクリックします。
各項目は元から設定されています。
内容に問題がなければ、そのままフローに戻っても大丈夫です！詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してみてくださいね。承認を依頼する
設定を変更した際には、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう。
最後に、「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
Microsoft Excelと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
アクションには「レコードを追加する」を選びましょう。
各項目を設定していきます。
その他の項目は任意ですが、必要なら注釈を見ながら入力してみてください。
なお、今回は以下のようなシートを使用しています。
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
追加するレコードの値を設定していきましょう。
各項目をクリックすると、Google Driveで取得した値を引用できます。
設定が完了したらテストをクリックしましょう。
設定が終わったらテストをクリックし、成功したら保存しましょう。
テスト後は、Microsoft Excel上でデータが反映されているか一度確認しておくと、より確実です！
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Google Driveにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Microsoft Excelにレコードを追加する方法でした！
Yoomでは、承認フローの自動化以外にも、Google DriveやMicrosoft Excelを活用したさまざまな業務改善が可能です。
ここでは、日々の作業をもっとラクにするためのテンプレートをいくつかご紹介します。
業務フローに合いそうなものがあれば、ぜひチェックしてみてくださいね！
他システムに登録された情報を基に、Google Driveでフォルダの自動作成が可能です。
メールに添付されたファイルや締結後のファイルをGoogle Driveにアップロードすることもできます。
メール内容やタスク情報をMicrosoft Excelにデータ格納が可能です。
また、他システムのファイル情報やコンタクト情報をMicrosoft Excelに追加することもできますよ！
Google DriveとMicrosoft Excelを用いた承認フローを自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル共有、承認依頼の連絡、結果の転記といった一連の作業負荷を削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。
これにより、<span class="mark-yellow">担当者は煩雑な繰り返し作業から解放され、申請内容の確認や判断といったより付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うはずです！</span>
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしレポート作成の自動化や業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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