How to issue an invoice with Money Forward Kakebarai when the status in kintone is updated by linking kintone and Money Forward Kakebarai

How to Create a Workflow for Integrating kintone and Money Forward Kakebarai

This time, we will introduce the setup method for the following template: "Issue an invoice with Money Forward Kakebarai when the status in kintone is updated." By using this template, you can conveniently automate the process without having to set it up from scratch.

The setup process consists of the following 6 steps:

1. Register kintone and Money Forward Kakebarai in My Apps
2. Set a trigger to activate when a specified status is updated in kintone
3. Set an action to retrieve records in kintone
4. Set an action to retrieve transaction information in Money Forward Kakebarai
5. Set an action to issue documents in Google Sheets
6. Verify the automation between kintone and Money Forward Kakebarai

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ステップ1:kintoneとマネーフォワード 掛け払いをマイアプリに登録

最初に、kintoneとマネーフォワード 掛け払いをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。

1.kintoneとYoomを連携

(1)まずは、kintoneのマイアプリ登録からです。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」を開き、「＋新規接続」をクリックしましょう。

(2)検索窓に「kintone」と入力して、検索結果をクリックします。

(3)以下の画面が表示されるので、説明文の手順に沿ってアクセストークンを取得した後、「追加」をクリックします。
kintoneのマイアプリ登録についてはこちらをご覧ください。

(4)以下の画面のように「マイアプリの作成に成功しました」と表示されたら、マイアプリの登録は完了です。

2.マネーフォワード 掛け払いとYoomを連携

(1)続いて、マネーフォワード 掛け払いのマイアプリ登録からです。
kintoneと同様に「マイアプリ」を開き、「＋新規接続」からアプリを検索します。

(2)以下の画面が表示されるので、手順に従ってアクセストークンを取得した後、入力します。

マイアプリにkintoneとマネーフォワード 掛け払いが表示されていれば、登録完了です。

Step 2: Set a trigger to activate when updated to a specified status in kintone

(1) After copying the template, the following screen will appear in Yoom. Click "OK" to proceed to the detailed settings.

(2) The following screen will appear, click "Update to specified status (Webhook activation)" in the flow.

(3) When the following screen appears, please check the settings.

• "Title" → Can be changed as needed
• "Account information linked with kintone" → Confirm if the account is correct
• "Trigger action" → Update to specified status (Webhook activation)

Once confirmed, click "Next".

(4) The following screen will appear, follow the steps to configure the settings.

Once the setup is complete, perform a "Test" and if successful, click "Save".

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Step 3: Set an action to retrieve records in kintone

(1) Next, click "Retrieve records" in the flow.

(2) When the following screen appears, please check the settings.

• "Title" → Can be changed as needed
• "Account information linked with kintone" → Confirm if the account is correct
• "Execution action" → Retrieve records

Scroll down to find the "Database collaboration" section, and enter the information as instructed.
Once entered, click "Next".

(3) The following screen will appear, set the conditions for the records you want to retrieve.
Use the output information as shown below to input.
For output information, please refer to here.
Once the setup is complete, perform a "Test" and if successful, click "Save".

ステップ4:マネーフォワード 掛け払いで取引情報を取得するアクションを設定

(1)フロー内にある「取引情報を取得」をクリックします。

(2)以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「マネーフォワード 掛け払いと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「アクション」→取引情報を取得
  

(3)以下の画面が表示されるので、取引IDを設定します。
下記のようにアウトプットされた情報を活用して、入力しましょう。
設定が完了したら「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックします。
※あらかじめkintoneのレコードに格納していた取引先IDが、マネーフォワード 掛け払いの取引IDと同一である条件で設定しています。

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‍ステップ5:Google スプレッドシートで書類を発行するアクションを設定

(1)フロー内にある「書類を発行する」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認

下にスクロールすると、「スプレッドシートのファイルID」と「格納先のGoogle DriveフォルダID」という項目が出てくるので、説明の通りに入力します。

(3)以下の画面が表示されるので、説明に沿って設定します。
設定が完了したら「テスト」をして、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6:kintoneとマネーフォワード 掛け払いの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
kintoneのステータスが更新されたらマネーフォワード 掛け払いで請求書を発行する

Other Examples of Automation Using kintone and Money Forward Payment on Account

There are many other examples of automation using kintone and Money Forward Payment on Account in Yoom, so here are a few introductions.

1. Reflecting the List of Unpaid Invoices from Money Forward Payment on Account in kintone
By utilizing this flow, unpaid invoice information from Money Forward Payment on Account is promptly reflected in kintone, eliminating the need for manual data updates and potentially reducing the risk of input errors and missed updates.

2. Add the list of invoices from the day after Money Forward Payment to kintone
This flow automates the data retrieval from Money Forward Payment and the data addition to kintone, eliminating the need for manual transcription work and reducing the risk of input errors and data inconsistencies.

3. Once the credit limit review is completed with Money Forward Kakebarai, add it to kintone
By utilizing this flow, you can automatically register the results of the credit limit review with Money Forward Kakebarai into kintone, eliminating the need for manual input. Additionally, by quickly adding the content once the results are available, you can shorten the time to start transactions and improve operational efficiency.

Summary

By integrating kintone with Money Forward Kakebarai, it becomes possible to automate invoice issuance.
This eliminates the need for manual data entry, reduces the risk of human error, and allows you to focus on other important tasks with the time saved.
Additionally, smooth invoice issuance can be expected to improve operational efficiency.

Please try this integration using Yoom.