SlackとMicrosoft SharePointを連携して、Slackに書類が投稿されたらOCRでデータを抽出しMicrosoft SharePointに保存する方法

Slackを使用して書類の管理を担当している方は、日々の業務を効率化したいと考えたことはありませんか？
受け取ったファイルのダウンロードや名前変更、さらには他のシステムへのアップロード作業を手動で行うのは時間がかかるだけでなく、ミスが起きやすいのも悩みの種です。

そんな課題を解決するのが、Yoomを活用した「SlackとMicrosoft SharePointの連携」です。
この仕組みでは、Slackに投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を自動的に更新してMicrosoft SharePointに保存することが可能です。これにより、業務の効率化やファイル管理の精度向上が期待できます。

この記事では、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる具体的な手順をご紹介します。

こんな方におすすめ

Microsoft SharePointをチームの文書管理や共有ツールとして利用している方
書類の受け取りから保存までのプロセスを自動化し、作業負担を軽減したい方
OCR技術を活用して書類のデータ精度や検索性を向上させたい方
チーム内でのファイル共有を円滑に行い、業務の透明性を高めたい方

SlackとMicrosoft SharePointの連携メリットと具体的な利用シーン

書類管理の一元化による作業効率の向上

Slackで受け取った書類データをOCRで自動的に読み取り、ファイル名を更新してMicrosoft SharePointに保存するフローを導入することで、複数のツール間での作業を減らすことができます。

たとえば、従来はSlackで受け取ったファイルをダウンロードし、手動で名前を変更してからMicrosoft SharePointにアップロードしていましたが、これらの作業を一連のプロセスとして自動化することが可能です。
これにより、業務時間を有効活用できるだけでなく、人的ミスのリスクを軽減することにもつながります。特に、複数人が関わるプロジェクトで大量の書類を扱う場合に、その効果をより実感できるはずです。

データ精度の向上と検索の利便性

OCR機能を活用して書類内の情報を自動的に抽出し、ファイル名として設定することで、ファイル管理の精度が向上します。
これにより、後から必要なファイルを探しやすくなり、業務効率化が図れます。

たとえば、請求書や契約書など、形式が決まっている文書の場合、日付や文書番号などの重要な情報をファイル名に反映することで、管理が容易になります。
このプロセスは、手動で情報を入力する場合と比較して精度が高く、一貫性のあるファイル管理を実現します。

チーム内でのファイル共有および管理の円滑化

Microsoft SharePointに格納されたファイルは、チーム全体で共有されるため、素早く共同作業をしたり参照することが可能になります。
さらに、Slackを介してファイルが投稿された時点でそのままフローが開始されるため、特定の担当者がファイルの処理を待つ必要がなくなります。

たとえば、営業部門で共有する契約書がSlackに投稿された際、名前が整理され、必要なフォルダに保存されることで、他のメンバーが適切に内容を確認できるようになります。この仕組みにより、ファイルの所在や最新情報の把握がスムーズになります。

それではここから、ノーコードツールYoomを使って「Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する方法

Slackに投稿された書類データをSlackのAPIを利用して受け取り、Yoomが提供するOCR機能でデータを読み取ってファイル名を更新し、Microsoft SharePointのAPIを用いて指定のフォルダに保存することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

フロー設定のおおまかな流れは以下の通りです。

YoomとSlack・Microsoft SharePointをマイアプリ連携
テンプレートをコピー
フローの詳細設定
トリガーをON

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：SlackとMicrosoft SharePointマイアプリ連携

まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。

Slackのマイアプリ連携

Slackのマイアプリ連携をするには、ワークスペースへのアクセス許可が必要です。

ログインをして、Yoomと連携したいワークスペースへのアクセスを許可してください。
次に、投稿したいチャンネルにYoomのアプリを追加してください。

ヘルプページを参考に、アプリが追加できたらSlackのマイアプリ連携は完了です。

Microsoft SharePointのマイアプリ連携

Microsoftのアカウントにログインをしましょう。

連携したいMicrosoft のアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
マイアプリ一覧に追加されていることを確認しましょう。

これで設定の準備は完了です。
続いて、フローの詳細設定に進むので下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：アプリトリガーを設定

最初の設定は「ファイルがチャンネルに投稿されたら」です。
Slackの指定したチャンネルにファイルが投稿されたら、フローが動くように設定します。

1ページ目には、マイアプリ連携をしたSlackのアカウント情報が反映されています。

必要であればタイトルの修正をし、アカウント情報を確認したら次に進んでください。

次に、トリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は、5分から60分まで選択できますがYoomのプランによっては選択できない場合があるので、注意してください。
チャンネルIDを候補から選択し、指定したチャンネルにテスト用の書類をアップロードしたら「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、アウトプットが取得できます。

アップロードしたファイルの情報が取得できれれば「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。

ステップ3：ファイルをダウンロードする設定

続いての設定は「投稿されたファイルをダウンロード」です。
先ほどチャンネルに投稿されたファイルをダウンロードする設定です。

1ページ目は、先ほどと同様にタイトルの修正とアカウントの確認を行って次に進んでください。

1番目の設定で取得した「ダウンロードリンク」のアウトプットが反映されているので、そのまま「テスト」をクリックしてください。

テストが成功し、ファイルのアウトプットが取得できたら「保存する」でファイルダウンロードの設定は完了です。

ステップ4：ファイルから文字を読み取る設定

続いての設定は「画像・PDFから文字を読み取る」です。

このAIオペレーション(OCR文字読み取り)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。

まずはアクションの設定を行います。

今回のフローでは、テストで請求書のファイルを使用しているので「請求書を読み取る」を選択しました。

請求書以外にも、名刺や契約書などを対象にした他のアクションがあるので、読み取りたいファイルに合わせて設定が可能です。
業務内容に合わせて、適宜変更してください。

アクションの設定ができたら次に進みましょう。

追加で抽出したい項目は、デフォルトのもの以外で項目がある場合に入力してください。
設定ができたら「テスト」をし、成功したら「保存する」をクリックして文字読み取りの設定は完了です。

ステップ5：Microsoft SharePointにファイルをアップロードする設定

最後は「ファイルをアップロードする」の設定です。
1ページ目はこれまで同様に、タイトルの修正とMicrosoft SharePointのアカウント情報を確認して次に進んでください。

次にアップロードのための詳細設定を行います。

それぞれ必須項目を埋めてください。
「格納先フォルダ名」を元に「格納先フォルダのアイテムID」を検索し、候補から選択できます。

また、ファイル名はアウトプットを使用すると、アップロードするファイルごとに自動で名前が更新されます。

「{{発行元の企業}}のファイル」という設定にすれば、アウトプット部分だけが変わってファイル名がつけられます。

ご自身でわかりやすいものを設定してみてください。
すべて設定ができたら「テスト」をクリックし、設定した通りにアップロードされるかを確認しましょう。

テストが成功し、Microsoft SharePointに新しくファイルがアップロードされました。
ここまで確認出来たら「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。

最後にトリガーをONにしましょう。

これで、Slackにアップロードされたファイルが自動的に読み取られ、Microsoft SharePointに格納されるようになりました。
設定したフローは以下のものです。

SlackとMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例

他にもSlackやMicrosoft SharePointを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

フォームに回答されたら、SharePointから書類の雛形をダウンロードしてSlackに通知する

Yoomのフォーム機能を活用し、Microsoft SharePointから書類の雛形を自動でダウンロードして、Slackで通知するフローです。この仕組みにより、必要な書類が迅速に共有され、業務の効率化やその後のスムーズな対応が期待できます。

特に、複数部署で連携が必要な業務に適しています。

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フォームに回答された音声データを文字起こし・要約して、Slackに通知する

Yoomのフォームから音声データが送信されると、AIによる文字起こしと要約を行い、その内容をSlackに通知するフローです。
これにより、音声内容の確認や共有が簡単になり、議事録作成やチーム間の情報共有の効率化が見込まれます。

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Slackにファイルが投稿されたらAIで内容を読み取り、Zoho CRMに見込み客を登録後Slackに通知する

Slackに投稿されたファイルをAIで分析し、その内容をもとにZoho CRMに見込み客として登録し、Slackに通知するフローです。
営業チームのリード管理や情報共有の自動化が期待でき、より効率的な顧客対応が可能になります。

まとめ

Yoomを使えば、SlackとMicrosoft SharePointを連携して業務の効率化を図ることができます。

プログラミングの知識がなくても、書類データの管理や共有を自動化できるので、作業時間の短縮やミスの軽減が期待できます。
また、OCR技術の活用により、データの精度が向上し、ファイル検索や管理がより簡単になります。この機会に、Yoomでの無料登録をして、業務の自動化を体験してみませんか？

きっと、新しい効率化の可能性を見つけられるはずです。