How to Integrate Applications

2024/10/02

How to integrate ChatGPT with the summarization function to automatically summarize meeting minutes added to the database and notify Slack

y.matsumoto

By automating text summarization using AI features, we will explain what can be achieved and provide a detailed introduction on how to summarize using Yoom! This is a must-read for those looking to improve work efficiency or facilitate information sharing within a team!

Benefits of Summarizing with ChatGPT and Examples of Automation

First, let's explain the benefits of automating text summarization using AI features!

1. Streamlining Information Processing

Benefits: By using AI features to instantly summarize long texts, you can grasp important points in a short time.

Automation Example: For instance, when you add meeting minutes to a database, you can set up a flow where AI automatically summarizes and sends the content to a specific Slack channel. This allows for quick sharing of key meeting points, enabling efficient progress in work.

2. Enhancing Multilingual Support

Benefits: By using AI features to summarize, you can also automatically translate, facilitating smooth communication with team members who speak different languages.

Automation Example: For example, the key points of a meeting held in Japanese can be automatically summarized and translated into English, allowing sharing with English-speaking members. This enables information sharing across language barriers, facilitating smooth business operations.

3. Improving Customer Support Efficiency

Benefits: By using AI features to automatically summarize customer inquiries and provide necessary information to the responsible person, more rapid and accurate responses become possible.

Automation Example: For example, AI can summarize long emails from customers and directly share the summary with the responsible person using Slack. This reduces response time and enables accurate customer support.

You Can Create a Summary Flow Using AI Features Without Coding!

So far, we have introduced the benefits of automating text summarization using AI features and examples of possible business automation.
Now, with this convenient AI feature, you can easily automate app integration and business flows using the no-code tool Yoom.
No programming expertise is required!

How to Summarize Meeting Minutes Added to a Database with ChatGPT and Notify on Slack

This time, we will explain how to "summarize meeting minutes added to a database with ChatGPT and notify on Slack" using Yoom.
Creating a flowbot is easy for anyone by following the steps below, so please give it a try!
Once you get used to it, you can complete it in about 10-20 minutes.

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます!
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。
※注意)文章の要約はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※注意)チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや文章の要約(オペレーション)を使用することができます。

ステップ1:マイアプリ連携

Yoomにログイン後、「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。
まずは、マイアプリの中からChatGPTとSlackを接続します。
「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。マイアプリの中からChatGPTを接続します。
※補足)ChatGPTの詳しい連携方法はこちらをご覧ください。
再度「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。マイアプリの中からSlackを接続します。
「チャンネルを検索」の中から、使用したいチャンネルを選択し、「許可する」をクリックします。これでマイアプリの連携は完了です!

ステップ2:データベーストリガーを設定

左欄のプロジェクト一覧から今回作成したいプロジェクトを選択し、「+新規作成」をクリックします。
「データベースで特定のイベントが発生したとき」を選択します。
データベースの選択は下記画像のように設定してください。
※補足)データベースの連携をするためには、事前にデータベースを作成しておく必要がございます。詳しい作成方法はこちらをご覧ください。

「次へ」をクリックすると、起動条件の詳細設定のページに移ります。
ここでは、アウトプット(データベースから引用した情報)が正しく反映されているかご確認ください。
※補足)この値を他のオペレーションで利用することができます。サンプル値は最新のレコードから取得しています。

ステップ3:アクションを設定(ChatGPTで会話する)

先ほど作成したアプリトリガーの下にある+ボタンをクリックし、オペレーションタイプの選択をします。
オペレーションタイプは、「アプリと連携する」を選択します。
アプリはChatGPTを選択してください。
アカウントとアクションは下記画像のように設定してください。
※注意)タイトル、アカウント情報は任意で問題ありませんが、アクションは必ず「会話する」を選択してください。

「次へ」をクリックし、API接続設定を行います。
メッセージ内容:アウトプットの中にある「レコードを選択して起動」をクリックし、「議事録」を選択します。{{議事録}}と表示されているのを確認します。
※解説)このように設定すると、データベース内の議事録を自動で引用し、要約することができます。
ロール、temperature、最大トークン数、モデルは任意で設定してください。

テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:アクションを設定(チャンネルにメッセージを送る)

先ほど作成したアクションの下にある+ボタンをクリックし、オペレーションタイプの選択をします。
オペレーションタイプは、「アプリと連携する」を選択します。
アプリはSlackを選択してください。
アカウントとアクションは下記画像のように設定してください。
※注意)タイトル、アカウント情報は任意で問題ありませんが、アクションは必ず「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。

「次へ」をクリックし、API接続設定を行います。
メッセージ:アウトプットの中にある「会話する」をクリックし、「返答内容」を選択します。{{返答内容}}と表示されているのを確認します。
※解説)このように設定すると、AIが要約した内容を、自動でSlackに送信することができます。

テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
お疲れ様です!これで、「データベースに追加した議事録をChatGPTで要約してSlackに通知する」フローの完成です!!

文章要約フロー応用編

AI機能を利用し文章を要約するフローの作成方法はご理解いただけましたか?
Yoomでは、様々なアプリと連携してフローボットを作成することができるので、今回紹介した連携方法以外にも業務に合わせて簡単に変更&アレンジできますよ。

Summary

This time, we introduced a method to automatically summarize text using AI features!
By using this feature, you can greatly improve the efficiency of information processing and sharing of text.
Additionally, in the flow we introduced, by simply saving the text in the database, ChatGPT can automatically summarize the text and send the content to Slack, significantly reducing manual effort and errors! Please try the flow for yourself!

The person who wrote this article
y.matsumoto
Until now, I have experienced sales and sales office work in the human resources industry. Based on my experience in my previous job, I feel that the problems faced by various companies can be reduced by “automating operations.” Through Yoom, we will continue to send out information on a daily basis so that we can solve your problems even a little bit!
Tags
ChatGPT
Automation
Slack
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