■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された後、手作業で請求書を作成し、Gmailで送付する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスや送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請承認をきっかけに、請求書の自動作成からGmailでの送付までを一気通貫で自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ジョブカン経費精算・ワークフローを利用し、請求書発行を手作業で行っている経理担当者の方
- 申請承認から請求書送付までの時間を短縮し、業務を効率化したいと考えている方
- 手作業による請求内容の間違いや送付ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 申請承認から請求書作成、メール送付までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
- 手作業による金額の転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを防止し、請求業務の信頼性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフロー、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでジョブカン経史精算・ワークフローを選択し、「申請が承認されたら」というアクションを設定します。
- 次に、承認された申請内容をジョブカン経費精算・ワークフローから取得します。
- 続いて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を作成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した請求書を添付して取引先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先（To,CC,BCC）や件名、本文の内容を任意で設定することが可能です。本文にジョブカン経費精算・ワークフローから取得した取引先名や金額などを差し込むことで、個別の内容にカスタマイズしたメールを送付できます。
■注意事項
- ジョブカン経費精算・ワークフロー、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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