■概要
特定キーワードを含むメールをGmailで受信したものの、添付されたファイルの内容を確認して、手動でジョブカン経費精算・ワークフローにユーザー情報を入力する作業は手間がかかる上に、入力ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルからAI-OCRが文字情報を自動で読み取り、その情報を基にジョブカン経費精算・ワークフローへユーザー登録までを実行するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った添付ファイルの内容を手入力している経理や総務担当者の方
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録作業を効率化したいと考えている方
- OCR技術を活用して、紙媒体やPDFのデータ化業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmailとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、メールに添付されたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」を設定し、抽出した情報を元にユーザーを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、ファイルから読み取る対象となる氏名やメールアドレスといった抽出項目を任意でカスタムしてください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローへのユーザー登録アクションでは、前段のOCR機能で取得した情報を、どの項目に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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