Gmailの添付ファイルをOCRで読み取りTrelloに登録する

■概要

Gmailに届く請求書や発注書などの添付ファイル、その都度内容を確認してTrelloへ手入力でタスク登録する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定の添付ファイルをOCR機能で自動でテキスト化し、その内容をTrelloカードとして登録できるため、一連の業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをTrelloで管理している方
• 手作業によるデータ転記やタスク登録の手間を削減したいと考えている方
• タスク管理の初動を自動化し、対応漏れなどのミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの添付ファイルを自動でOCR処理しTrelloに登録するため、これまで手作業で行っていたファイル確認やデータ転記の時間を短縮できます。
• OCRで読み取ったテキストデータを活用してカードを作成するため、手入力による転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとTrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、処理対象のメールを絞り込みます。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルをテキストデータに変換します。
4. 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報をもとにカードを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加したいボードIDやリストIDを任意で指定することが可能です。
• 作成するTrelloカードの説明欄には、前のステップであるOCR機能で読み取ったテキスト内容を変数として自動で埋め込めます。

■注意事項

• Trello、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。