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「プレスリリースの配信準備、毎回同じ作業の繰り返しで大変…」
「メールで届いた原稿をWordPress.orgに転記したり、公開設定をしたりする作業に追われていませんか？」
このように、プレスリリースに関する手作業での投稿業務に、手間やストレスを感じていませんか？
もし、受信したメールの内容をもとにWordPress.orgでプレスリリースの下書きを自動で作成したり、ストレージにアップロードされた資料から自動で投稿を作成したりできる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放され、より戦略的な広報活動に注力する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはWordPress.orgでプレスリリースの投稿を作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段の業務で発生するさまざまな情報をトリガーにして、WordPress.orgへのプレスリリース投稿を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailなどで受信したプレスリリースの原稿を基に、WordPress.orgで自動的に下書き投稿を作成したり、投稿が公開されたタイミングで関係者へメール通知を行ったりできるため、原稿の転記ミスや連絡漏れを防ぎ、迅速かつ正確な情報発信を実現できます。
Google Driveなどのストレージサービスにプレスリリース用の資料がアップロードされたことをトリガーに、WordPress.orgで新規投稿を自動で作成することもできるため、資料の準備が完了次第、スムーズに投稿準備へと移行できます。
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容を基にWordPress.orgでプレスリリースの下書き投稿を自動で作成するフローを解説していきます！
このフローを使えば、メールで受け取った原稿を手動でコピー＆ペーストする手間がなくなり、迅速な情報公開が可能になります。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：WordPress.org／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Gmailのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
2．WordPress.orgのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでWordPress.orgと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、注釈に沿ってアカウント名、ドメイン、ユーザー名、パスワードを入力し、「追加」をクリックしましょう。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Gmailと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Gmailで特定キーワードを含むメールを受信しておきましょう。
今回は、件名または本文に「原稿」というキーワードを含むメールを検知して後続のフローを実行する想定のため、テスト用として以下のメールを受信しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGmailをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は特定キーワードを含むメールの受信）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
キーワード
受信したメールに含まれる特定のキーワードを指定します。
今回は「原稿」というキーワードに一致するテキストがメールに含まれている場合に、フローが起動するよう設定しました。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Gmailで受信したメールから、特定のキーワード「原稿」を含むメールが検出され、その内容が表示されます。
以下の画像の取得した値は、この後のステップで利用することができます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
続いて、トリガーのステップでGmailから取得した値を利用して、WordPress.orgの投稿に必要なテキストを抽出する設定を行いましょう。
「テキスト抽出」をクリックします。
AIによるデータ抽出の設定を行います。
変換タイプは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」 がデフォルトで設定されているため、そのまま内容を確認してください。
長文テキストからデータを抽出する場合は「変更する」をクリックし、任意の変換タイプを選択しましょう。
なお、抽出対象となるテキストの文字数によって消費タスク数が変動しますのでご注意ください。
詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
対象のテキスト
Gmailのトリガーイベントで取得したメール本文を対象に、AIで特定のテキストを抽出します。
入力欄をクリックすると、前のステップでGmailから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
抽出したい項目
対象のテキストから抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。
今回はこの後のステップでWordPress.orgに新規投稿を作成するため、デフォルトで入力されている各項目をそのまま使用しています。
指示内容
AIへの指示内容は任意で設定可能です。
必要に応じて抽出方法や条件を具体的に記載することで、より精度の高い抽出結果が得られます。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく抽出されるかどうかを確認するため「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、AIによってテキストから抽出された情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を利用し、この後のステップでWordPress.orgで新規投稿を作成できます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
いよいよ最後のステップです！
前のステップでテキスト抽出した値を利用して、WordPress.orgで新規投稿を作成しましょう。
「新規投稿を作成」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
WordPress.orgと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
タイトル
コンテンツ
入力欄をクリックすると、前のステップでテキストから抽出した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータがWordPress.orgに投稿されてしまうので注意が必要です。
その他の項目もお好みで設定可能です。
注釈に沿って入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で新規投稿が作成されるか確認してみましょう。
テストが成功したらWordPress.orgの画面を開き、実際に投稿が作成されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Gmailでプレスリリース原稿などを受信したタイミングで、その内容を基にWordPress.orgへ自動的に新規投稿が作成されるようになります。
実際にメールを受信し、WordPress.orgに投稿が正しく反映されるかを確認してみましょう。
プレスリリースの投稿作業を自動化することで、メールで受け取った原稿の転記作業や、それに伴うヒューマンエラーのリスクを減らすことができ、広報担当者は単純な作業から解放され、より戦略的なPR活動やメディアリレーションの構築といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：AIがうまく抽出できるメール原稿の書き方はありますか？
A：
AIで正確に抽出するためには、メール原稿をできるだけ整理した形で記載することが効果的です。
特別なフォーマットは必要ありませんが、抽出したい項目（タイトル、説明、期日など）にラベルを付けたり、改行して区切るなど、情報の位置が分かりやすい書き方にすると精度が安定します。
また、引用文や長い署名が残っているとノイズになりやすいため、原稿部分だけを記載して送ることを推奨します。
Q：投稿前に上長などの承認フローを挟めますか？
A：
はい、可能です。
フロー内で「担当者依頼」または「承認依頼」オペレーションを挟むことで、レコード追加アクションを一旦保留し、承認を得てから実行する仕組みを作れます。
詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
Q：連携が失敗した場合はどうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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