社内メンバーの入社や異動が発生する時期は、高いセキュリティ環境下での手続きが必須であり、システム管理者は厳重に情報確認を行う必要があります。
Yoomを活用したGaroonとWordPress.orgのアプリ連携を業務に取り入れることで、承認後のユーザー追加作業の負担削減や情報共有の迅速化が実現し、業務の生産性向上につなげることができます。
本記事では、Garoonでワークフローが承認された際に、WordPress.orgにユーザーを追加する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
こんな方におすすめ
- ワークフロー承認プロセスの自動化に関心があるシステム部門スタッフ
- 社内情報共有のスピードを向上させたいチーム責任者
- ツール間連携でセキュリティ基準を高めたい方
- ITツールを使った作業の自動化を検討している方
- GaroonとWordPress.orgを使用しており、それぞれを連携してより業務効率化を図りたい方
GaroonとWordPress.orgの連携メリットと具体例
1. 手作業の削減
Garoonでワークフロー承認が完了した際に、WordPress.orgへユーザーを自動追加することで、手動入力の手間が省けます。
これにより、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、承認からユーザー登録までのプロセスが迅速に行われます。
例えば、新しいプロジェクトのメンバーを承認後、すぐにWordPress.orgの担当エリアに登録できるようにすることで、プロジェクト開始までの待機時間を短縮できるでしょう。
情報の自動追加により、作業時の人為的ミスや情報漏洩のリスクも軽減できます。
2. 認証フローの一元化
承認されたユーザーのみが自動的にWordPress.orgに登録されるようになることで、不正アクセスや無断利用のリスクを軽減できるでしょう。
例えば、従業員専用のWordPress.orgポータルサイトを運営している場合、アクセス権の一元管理が可能となり、不正利用を効果的に防止できるようになります。
高いセキュリティ基準を維持しながら情報共有を行うのに役立ちます。
3. 情報共有の迅速化
ワークフロー承認後にユーザーがWordPress.orgに自動登録されることで、従業員が必要な情報やツールに素早くアクセスできるようになります。
例えば、新入社員の登録を責任者が承認すると、WordPress.orgの専用サイト上で公開している社内マニュアルや研修資料に迅速にアクセスできるようになります。
これにより、新入社員は高いセキュリティ環境下で業務にスムーズに適応でき、必要なリソースを活用できるようになるかもしれません。
では、「Garoonでワークフローが承認されたらWordPress.orgにユーザーを追加する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
Garoonでワークフローが承認されたらWordPress.orgにユーザーを追加する方法
Garoonでワークフローが承認されたことをGaroonのAPIを利用して受け取り、WordPress.orgの提供するAPIを用いてWordPress.orgの特定エリアにGaroonで登録されたユーザーデータを登録・追加することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
- GaroonとWordPress.orgのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Garoonのトリガー設定とWordPress.orgの設定
- トリガーをON
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Garoonでワークフローが承認されたらWordPress.orgにユーザーを追加する
試してみる
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらWordPress.orgにユーザーを追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Garoonを利用している企業
・Garoonで業務用アプリのユーザー権限を申請している部署
・ワークフロー承認後の業務効率化を目指す方
2. WordPress.orgをブログやWebサイトの運営に利用している企業
・担当業務に応じてユーザー権限を割り振り、複数人でコンテンツを作成し管理しているチーム
・ユーザー登録にかかる手間を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
WordPress.orgはブログやWebサイトの運営に役立つツールです。
しかし、入社や異動によってチームに新たなメンバーが加入した際にユーザー登録を手動で行うと、転記ミスや登録の遅れが発生する可能性があります。
このテンプレートを使用することで、Garoonでユーザー権限の承認が下りた際、WordPress.orgのユーザー作成が自動的に完了します。
入力ミスや登録遅れを防ぐことで、新たな担当者のスムーズに業務を開始できます。
■注意事項
・Garoon、WordPress.orgのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GaroonとWordPress.orgをマイアプリ連携
(1)まずはGaroonをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」から、Garoonを検索してください。
(2)Garoonのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
(3)「アカウント名」と「ログイン名」、「パスワード」を入力後、［追加］をクリックします。
これで、Garoonの接続は完了です。
(4)次は、WordPress.orgを接続しましょう。
Garoonの新規接続と同じようにアプリを検索します。
(5)「アカウント名」、「ドメイン」、「ユーザー名」を入力後、［追加］をクリックします。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
Garoonでワークフローが承認されたらWordPress.orgにユーザーを追加する
試してみる
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらWordPress.orgにユーザーを追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Garoonを利用している企業
・Garoonで業務用アプリのユーザー権限を申請している部署
・ワークフロー承認後の業務効率化を目指す方
2. WordPress.orgをブログやWebサイトの運営に利用している企業
・担当業務に応じてユーザー権限を割り振り、複数人でコンテンツを作成し管理しているチーム
・ユーザー登録にかかる手間を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
WordPress.orgはブログやWebサイトの運営に役立つツールです。
しかし、入社や異動によってチームに新たなメンバーが加入した際にユーザー登録を手動で行うと、転記ミスや登録の遅れが発生する可能性があります。
このテンプレートを使用することで、Garoonでユーザー権限の承認が下りた際、WordPress.orgのユーザー作成が自動的に完了します。
入力ミスや登録遅れを防ぐことで、新たな担当者のスムーズに業務を開始できます。
■注意事項
・Garoon、WordPress.orgのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
今回の記事では、以下の画面のようなGaroonの申請フォームを準備して設定を行っていきます。
自動化フローの設定前に、運用に合わせたフォームをGaroon側で作成しておきましょう。
（以下は一例です。）
Garoonのトリガー設定
(1)まず、Garoonのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Garoonでワークフローが承認されたらWordPress.orgにユーザーを追加する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)トリガーとなる、1つ目のアクション「ワークフローが承認されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定します。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(5)「サブドメイン」と「申請フォームID」は、任意の情報を設定します。
Garoonで申請フォームIDを確認する方法は、こちらのページをご確認ください。
(6)情報を入力後［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することができます。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
WordPress.orgの設定
(1)最後に、2つ目のアクション「ユーザーを作成」をクリックしましょう。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)このアクションを実行するには、このプラグインをWordPress.orgにインストールして有効化する必要があります。
アクションの設定を行う前に、「Code」ボタンからZipファイルをダウンロードし、WordPress.orgにインストールしてください。
(4)事前インストールが完了した後、引き続き設定を行っていきます。
「ユーザー名」や「メールアドレス」などの項目に情報を入力しましょう。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
（以下は例として、前ステップで取得した「ユーザー名」と「メールアドレス」、「パスワード」の情報を引用したものです。）
(5)「ロール」は、運用に沿った内容をプルダウンから選択してください。
(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
トリガーをON
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
Garoonでワークフローが承認されたらWordPress.orgにユーザーを追加する
試してみる
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらWordPress.orgにユーザーを追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Garoonを利用している企業
・Garoonで業務用アプリのユーザー権限を申請している部署
・ワークフロー承認後の業務効率化を目指す方
2. WordPress.orgをブログやWebサイトの運営に利用している企業
・担当業務に応じてユーザー権限を割り振り、複数人でコンテンツを作成し管理しているチーム
・ユーザー登録にかかる手間を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
WordPress.orgはブログやWebサイトの運営に役立つツールです。
しかし、入社や異動によってチームに新たなメンバーが加入した際にユーザー登録を手動で行うと、転記ミスや登録の遅れが発生する可能性があります。
このテンプレートを使用することで、Garoonでユーザー権限の承認が下りた際、WordPress.orgのユーザー作成が自動的に完了します。
入力ミスや登録遅れを防ぐことで、新たな担当者のスムーズに業務を開始できます。
■注意事項
・Garoon、WordPress.orgのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
WordPress.orgを使ったその他の自動化例
他にもWordPress.orgを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
SmartHRで従業員が登録されたらWordPress.orgにユーザーを追加する
SmartHRで従業員が登録された際、WordPress.orgの特定権限のユーザーを自動作成するフローです。
従業員登録時の作業時間を減らし、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
SmartHRで従業員が登録されたらWordPress.orgにユーザーを追加する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社するたびに、人事労務ソフトと社内向けサイトの両方に情報を手入力していませんか。SmartHRへの登録後、WordPress.orgにも手作業でユーザーを作成するのは手間がかかり、登録漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローは、SmartHRに従業員情報が登録されると、その情報を基にWordPress.orgのユーザーを自動で作成し、人事・労務担当者の定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとWordPress.orgを併用し、従業員情報を手作業で登録している人事担当者の方
- 従業員用アカウントの発行作業を効率化し、本来の業務に集中したい情報システム担当者の方
- 人事関連の定型業務を自動化して、組織全体の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRへの従業員登録を起点に、WordPress.orgのユーザー作成までが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手動での情報入力が不要になるため、名前やメールアドレスの入力間違いや、権限設定のミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとWordPress.orgをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、SmartHRから取得した情報から必要な文字列を抽出します。
- 最後に、オペレーションでWordPress.orgの「ユーザーを作成」アクションを設定し、前段のステップで取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- WordPress.orgでユーザーを作成する際、ユーザー名やメールアドレス、権限などの各項目に、SmartHRから取得した情報や固定の値を自由に設定できます。
■注意事項
- SmartHRとWordPress.orgのそれぞれとYoomを連携してください。
Notionで従業員が登録されたらWordPress.orgにユーザーを追加する
従業員データをNotionで管理している方におすすめのフローです。
作業の自動化で、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことで、登録がスムーズに行われることで、新たな担当者が安心して業務に従事できるようになるでしょう。
Notionで従業員が登録されたらWordPress.orgにユーザーを追加する
試してみる
■概要
Notionで従業員情報を管理しているものの、WordPress.orgサイトへのユーザー登録は手作業で行っており、手間や登録ミスに課題を感じていないでしょうか。 特に、入社や部署異動が頻繁に発生する場合、各ツールへの情報反映は大きな負担となります。 このワークフローを活用すれば、Notionに従業員情報が登録・更新されると、自動でWordPress.orgにユーザーが追加されるため、こうした二重入力の手間を解消し、情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで従業員データベースを管理しており、手作業での情報登録に手間を感じている方
- WordPress.orgで構築した社内ポータルなどのユーザー管理を効率化したいと考えている担当者の方
- 従業員情報の登録・更新作業における入力ミスや漏れをなくし、正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに従業員情報が登録されると、自動でWordPress.orgにユーザーが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの一貫性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、Notionと WordPress.org をYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規作成か更新かを判別する条件を設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページのIDから詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションで WordPress.orgの「ユーザーを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとにユーザーを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、従業員情報を管理している任意のデータソースIDを設定してください。
- WordPress.orgでユーザーを作成する際に、Notionから取得した情報をどのフィールドに割り当てるか自由に設定できます。また、ロールの選択も目的に応じて変更できます。
■注意事項
- Notion、WordPress.orgのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Workspaceで従業員が登録されたらWordPress.orgにユーザーを追加する
社内ポータルサイトをWordPress.orgで作成して運用している企業におすすめのフローです。
登録にかかる作業時間を減らし、入力ミスや登録漏れのリスクを低減させることができます。
Google Workspaceで従業員が登録されたらWordPress.orgにユーザーを追加する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社するたびに、Google WorkspaceとWordPress.orgの両方に手動でユーザー情報を登録するのは、手間がかかり入力ミスも起こりがちです。
特に、管理する従業員が増えるほどにその負担は大きくなります。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに従業員を登録するだけでWordPress.orgにもユーザーが自動で作成されるため、手作業の繰り返しや入力ミスといった課題が解消されるかもしれません。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとWordPress.orgで従業員情報を管理しており、二重入力に手間を感じている方
- 新入社員のオンボーディング手続きを効率化し、手作業を削減したい方
- 手作業による情報登録での入力ミスや、ユーザー作成の漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへの登録後、WordPress.orgへのユーザー作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとWordPress.orgをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceの「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作ります。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとにユーザーの詳細情報を取得します。
- 次に、「特定の文字列以前を抽出」アクションを設定し、取得した情報からWordPress.orgのユーザー名などに使用する文字列を加工します。
- 最後に、オペレーションでWordPress.orgの「ユーザーを作成」アクションを設定し、前段の手順で取得・加工した情報を紐付けてユーザーを自動作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「特定の文字列以前を抽出」では、抽出の基になる文字列や区切り文字を任意に設定できます。
- 「ユーザーを作成」では、ユーザー名やメールアドレスなどの各項目に、前段のオペレーションで取得した情報を変数として自由に設定できます。
■注意事項
- Google WorkspaceとWordPress.orgをYoomと連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
今回紹介したGaroonとWordPress.orgのアプリ連携を業務に取り入れることで、ワークフロー承認後、WordPress.org側で自動的にユーザー情報を追加できるので、業務プロセスの効率化と管理情報のセキュリティ向上につなげられます。
また、担当者の手作業の削減や情報共有の迅速化といったメリットを活用することで、高いセキュリティを維持したまま、従来の業務環境をより良いものへ改善できるかもしれません。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
