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社内メンバーの入社や異動が発生する時期は、高いセキュリティ環境下での手続きが必須であり、システム管理者は厳重に情報確認を行う必要があります。
Yoomを活用したGaroonとWordPressのアプリ連携を業務に取り入れることで、承認後のユーザー追加作業の負担削減や情報共有の迅速化が実現し、業務の生産性向上につなげることができます。
本記事では、Garoonでワークフローが承認された際に、WordPressにユーザーを追加する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
Garoonでワークフロー承認が完了した際に、WordPressへユーザーを自動追加することで、手動入力の手間が省けます。
これにより、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、承認からユーザー登録までのプロセスが迅速に行われます。
例えば、新しいプロジェクトのメンバーを承認後、すぐにWordPressの担当エリアに登録できるようにすることで、プロジェクト開始までの待機時間を短縮できるでしょう。
情報の自動追加により、作業時の人為的ミスや情報漏洩のリスクも軽減できます。
承認されたユーザーのみが自動的にWordPressに登録されるようになることで、不正アクセスや無断利用のリスクを軽減できるでしょう。
例えば、従業員専用のWordPressポータルサイトを運営している場合、アクセス権の一元管理が可能となり、不正利用を効果的に防止できるようになります。
高いセキュリティ基準を維持しながら情報共有を行うのに役立ちます。
ワークフロー承認後にユーザーがWordPressに自動登録されることで、従業員が必要な情報やツールに素早くアクセスできるようになります。
例えば、新入社員の登録を責任者が承認すると、WordPressの専用サイト上で公開している社内マニュアルや研修資料に迅速にアクセスできるようになります。
これにより、新入社員は高いセキュリティ環境下で業務にスムーズに適応でき、必要なリソースを活用できるようになるかもしれません。
では、「Garoonでワークフローが承認されたらWordPressにユーザーを追加する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
Garoonでワークフローが承認されたことをGaroonのAPIを利用して受け取り、WordPressの提供するAPIを用いてWordPressの特定エリアにGaroonで登録されたユーザーデータを登録・追加することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはGaroonをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」から、Garoonを検索してください。
(2)Garoonのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
(3)「アカウント名」と「ログイン名」、「パスワード」を入力後、［追加］をクリックします。
これで、Garoonの接続は完了です。
(4)次は、WordPressを接続しましょう。
Garoonの新規接続と同じようにアプリを検索します。
(5)「アカウント名」、「ドメイン」、「ユーザー名」を入力後、［追加］をクリックします。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
今回の記事では、以下の画面のようなGaroonの申請フォームを準備して設定を行っていきます。
自動化フローの設定前に、運用に合わせたフォームをGaroon側で作成しておきましょう。
（以下は一例です。）
(1)まず、Garoonのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Garoonでワークフローが承認されたらWordPressにユーザーを追加する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)トリガーとなる、1つ目のアクション「ワークフローが承認されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定します。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(5)「サブドメイン」と「申請フォームID」は、任意の情報を設定します。
Garoonで申請フォームIDを確認する方法は、こちらのページをご確認ください。
(6)情報を入力後［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することができます。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(1)最後に、2つ目のアクション「ユーザーを作成」をクリックしましょう。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)このアクションを実行するには、このプラグインをWordpressにインストールして有効化する必要があります。
アクションの設定を行う前に、「Code」ボタンからZipファイルをダウンロードし、Wordpressにインストールしてください。
(4)事前インストールが完了した後、引き続き設定を行っていきます。
「ユーザー名」や「メールアドレス」などの項目に情報を入力しましょう。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
（以下は例として、前ステップで取得した「ユーザー名」と「メールアドレス」、「パスワード」の情報を引用したものです。）
(5)「ロール」は、運用に沿った内容をプルダウンから選択してください。
(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもWordPressを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
SmartHRで従業員が登録された際、WordPressの特定権限のユーザーを自動作成するフローです。
従業員登録時の作業時間を減らし、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
従業員データをNotionで管理している方におすすめのフローです。
作業の自動化で、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことで、登録がスムーズに行われることで、新たな担当者が安心して業務に従事できるようになるでしょう。
社内ポータルサイトをWordPressで作成して運用している企業におすすめのフローです。
登録にかかる作業時間を減らし、入力ミスや登録漏れのリスクを低減させることができます。
今回紹介したGaroonとWordPressのアプリ連携を業務に取り入れることで、ワークフロー承認後、WordPress側で自動的にユーザー情報を追加できるので、業務プロセスの効率化と管理情報のセキュリティ向上につなげられます。
また、担当者の手作業の削減や情報共有の迅速化といったメリットを活用することで、高いセキュリティを維持したまま、従来の業務環境をより良いものへ改善できるかもしれません。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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