ChatGPTで総務の業務を一歩先へ！実務向けプロンプト事例と導入ポイント

日々の問い合わせ対応、備品管理、社内イベントの企画など、総務の仕事は多岐にわたり、「時間がいくらあっても足りない」と感じることはありませんか？

そんな中、生成AI「ChatGPT」は総務業務の強力なパートナーとして定着しつつあります。

そこで本記事では、総務担当者が今すぐ使えるChatGPTの活用事例や具体的なプロンプト、そして企業導入で気になるセキュリティ対策までを解説します。

「毎日の業務をもっと効率化したい！」「AIを業務に取り入れたいけど、活用方法がいまいち分からない…」という方は、ぜひ最後までご覧ください！

🌸 総務業務にChatGPTを取り入れる3つのメリット

総務業務にChatGPTを導入することで、以下の3つの大きなメリットが得られます。

1.業務時間の短縮

メールの返信文作成や、お知らせ文書の作成など、ゼロから考えると時間がかかるルーティンワークをわずかな時間で完了させることができるため、業務時間の短縮につながります。
また、空いた時間を、より創造的な業務や社員のケアに充てることができるため、結果的に組織全体の生産性向上が期待できるのもポイントです。

2.誰でも回る現場作り

ベテラン社員のノウハウ（「この場合はこう返す」といった判断基準）をプロンプトとして形式知化することで、経験の浅いメンバーでも一定の品質で業務を遂行できるようになります。
これにより、担当者ごとの対応のバラつきが抑えられ、組織として常に高いクオリティを維持できるため、顧客満足度の安定とケアレスミスの防止を同時に実現できます。

3. 企画・アイデアの壁打ち相手

社内イベントの企画案や、福利厚生の改善アイデアなど、一人で悩みがちな検討業務の相談相手として活用できます。
自分一人では思いつかなかった多角的な視点やヒントを得られるため、施策の質を短時間で高めることが可能です。

⚠️導入時の注意点とセキュリティ対策

生成AIは強力な味方となるツールである一方、そのポテンシャルを最大限に引き出すためには正しい使い方が不可欠です。

ここではChatGPTを業務利用する際に押さえておくべきリスク管理について解説します。

情報の正確性（ハルシネーション）

AIはもっともらしい嘘をつくことがあります（ハルシネーション）。
出力された情報は、必ず人間がファクトチェックを行ってください。

特に法的な判断や数値データは要注意です。

機密情報の入力禁止

個人情報（社員の氏名、住所、給与口座など）や、未公開の契約データ、機密保持契約（NDA）を結んでいる情報は絶対に入力しないルールを徹底してください。
AIを利用する際は、具体的な固有名詞を「A社」や「〇〇様」などの仮称に置き換えるといった工夫を習慣化するように心がけましょう。

※後述するEnterpriseプランなどでは、最初から学習されないように保護されていますが、ルールとして定めておくことが重要です。

適切なプラン選択

業務で本格的に利用する場合は、無料版ではなく企業向けプランの導入を推奨します。
※なお、組織規模や用途に応じて、個人向けプランの「Proプラン」という選択肢もあります。

• データプライバシーの保護：BusinessプランやEnterpriseプランでは、入力したデータがAIの学習に利用されない設定がデフォルトで可能です。
  これにより、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。
• 管理機能の充実：管理者がユーザーの利用状況をログで確認したり、アクセス権限を一括管理したりできます。
  誰がどのように使っているかを透明化することで、トラブルを未然に防ぎ、チーム全体で正しく活用することができます。
• 高性能モデルの利用：最新かつ高性能なモデルを安定して利用できるため、応答速度も速く、業務効率を落としません。
  複数のドキュメント作成や複雑な要約が必要な場面でも、回答の待ち時間といったストレスを感じることなく、大量のタスクを効率的にこなせるようにサポートしてくれます。

🌟Yoomは問い合わせ対応や議事録作成を自動化できます

👉Yoomとは？ノーコードで業務自動化につながる！

ChatGPTは単体でも十分に便利なツールですが、他のアプリと組み合わせることで、その可能性はさらに大きく広がります。そこで活用したいのが、ノーコード連携ツール「Yoom」です。

Yoomを使えば、ChatGPTとGmailやZoomなどをシームレスにつなぎ、日常の業務フローを自動化することができます。
「手作業を減らして、もっと効率的に進めたい！」という方は、ぜひ以下のテンプレートから自動化の第一歩を体験してみてください。

Gmailでメールを受信したら、ChatGPTで解析しAirtableへの追加とメール返信を自動化する

試してみる

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■概要

日々受信する大量のメール、特に問い合わせ内容などを手作業でデータベースに転記したり、一次返信を作成したりする業務に時間を取られていませんか。手動での対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、ChatGPTによる内容解析からAirtableへの自動記録、さらにはメールの自動返信までを実現可能です。ChatGPTとAirtableを連携させることで、こうした定型業務を自動化し、対応の質とスピードを向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する問い合わせ情報を、手作業でAirtableに転記しているカスタマーサポート担当者の方
• ChatGPTとAirtableの連携によって、顧客からのフィードバック分析や管理を自動化したいと考えている方
• メール対応の一次返信などを自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている営業担当者や事業企画担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信からAirtableへの記録、メール返信までの一連の流れが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• ChatGPTとAirtableを連携させることで、手作業によるデータの転記ミスや返信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、ChatGPT、AirtableをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメール本文の内容を解析させます
4. 次に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、受信メールの情報やChatGPTが生成したテキストを任意のテーブルに記録します
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、問い合わせに対する一次返信などを自動で送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。
• ChatGPTのオペレーションでは、メール内容の要約や特定情報の抽出など、目的に応じてプロンプト（指示文）を任意で設定してください。
• Airtableのオペレーションでは、どのテーブルのどのフィールドに、どの情報（受信メールの件名やChatGPTの生成結果など）を記録するかを任意で設定してください。
• Gmailの送信設定では、返信のほか、任意の連絡先への通知も可能です。また、本文は、前段で取得した値を使用して自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Gmail、ChatGPT、AirtableそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Web会議が終了したら文字起こしをChatGPTで要約し、Slackに通知する

試してみる

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■概要

Web会議後の議事録作成や内容の共有に、手間や時間を取られていませんか。手作業での文字起こしや要約は時間がかかるだけでなく、共有の遅れや抜け漏れの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Web会議が終了したら自動で文字起こしを行い、その内容をChatGPTで要約し、Slackに通知するまでの一連の作業を自動化できます。面倒な議事録作成業務から解放され、より重要な業務に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Web会議後の議事録作成や要約、共有作業に多くの時間を費やしている方
• ChatGPTを活用して、会議の文字起こしから要約までを効率化したい方
• 会議の決定事項や要点をSlackで迅速に共有し、チームの連携を強化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Web会議終了後の文字起こしからChatGPTによる要約、Slackへの通知までが自動化され、議事録作成にかかる時間を短縮します
• 手作業による共有漏れや伝達の遅延を防ぎ、会議で決定した事項や要点を関係者へ迅速かつ正確に共有することが可能になります

■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatGPTとSlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーで「Web会議トリガー」を選択し、「Web会議が終了したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、Web会議の文字起こし結果を要約するよう指示します
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約を指定のチャンネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ```

■このワークフローのカスタムポイント

• ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、会議の文字起こし内容をどのように要約させたいか、任意のプロンプト（指示文章）を設定してください。例えば、「以下の会議内容を決定事項、ToDo、確認事項に分けて箇条書きで要約してください」といった具体的な指示が可能です
• Slackにメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルやメンションするメンバー、メッセージの文面などを任意で設定してください

■注意事項

•  ChatGPT、 SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 
• Web会議トリガーの設定方法や注意点は「Web会議トリガーの設定方法」をご参照ください。 
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）  
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Yoomにはさまざまな業務フローを想定したテンプレートが豊富に用意されており、テンプレートは自由にカスタマイズすることも可能です。

ぜひ自社の業務に近いテンプレートを活用して、最適な自動化フローを構築してみてくださいね！

💻コピペで使える！総務の現場で役立つプロンプト4選

実際に総務の現場で役立つ具体的なシーンを、プロンプト例とあわせてご紹介します。
内容はコピペして微調整するだけ！調整次第で、活用の幅はさらに広がります。
まずはコピペでその精度を体感してみましょう！

事例1：社内マニュアルの作成（構成案〜本文）

マニュアル作成はいきなり全てを書かせるのではなく、段階を踏むのがコツです。

▼プロンプト例▼

あなたはベテランの総務担当者です。
従業員向けの「備品購入申請マニュアル」を新規作成したいです。
まずは、漏れがなく分かりやすいマニュアルにするための「目次案」を3パターン提案してください。

事例2：「角が立たない」督促メールの作成

未提出書類の催促など、精神的に負担のかかるメール作成を代行させます。

▼プロンプト例▼

従業員に対して、年末調整の書類提出を促すメールを作成してください。
条件は以下の通りです。
・相手：営業部の社員（多忙で忘れがち）
・期限：昨日で過ぎている
・トーン：丁寧だが、期限が過ぎていることを強調し、明日中の提出を強く求める毅然とした態度
・文字数：300文字程度

事例3：社内イベント（忘年会・キックオフ）の企画

マンネリ化しがちな社内イベントの新しいアイデアも、ChatGPTに出してもらいましょう！

▼プロンプト例▼

来月の社内交流イベントの企画案を3つ出してください。

・参加者：50名（20代〜50代まで幅広い）
・予算：総額10万円
・目的：部署を超えたコミュニケーションの活性化
・NG：ただの飲み会、激しい運動
それぞれの案について、タイトル、概要、スケジュール案、必要な備品リストを表形式で出力してください。

事例4：契約書の一次チェック（リスク洗い出し）

※AIによるチェックは、あくまで一次的な「気づき」を得るためのものです。
これをベースに、最終的には必ず人間による内容の精査と確認を経てから進めてください。

▼プロンプト例▼

あなたは法務知識のある総務担当者です。
以下の契約書条文を読み込み、自社（甲：業務委託側）にとって不利になる可能性がある条項を指摘してください。
指摘内容は「条項番号」「懸念点」「修正案」の形式で箇条書きにしてください。
[ここに契約書のテキストを貼り付け]

📊【検証】実際にプロンプトを使ってみた！

上記のプロンプトを実際にChatGPTに入力し、どのような回答が得られるのかを検証してみました。

総務担当者目線での「使ってみた感想」も合わせて紹介するので、ぜひ参考にしてみてくださいね！

検証環境

《ChatGPT》

• 使用モデル：GPT-5.2
• プラン： 無料プラン

検証1：マニュアル構成案の作成

検証方法

1.プロンプトを送信する

ChatGPTを開き、チャット欄にプロンプトを入力して送信します。
まずは「事例1：社内マニュアルの作成（構成案〜本文）」で紹介したプロンプトを送信しました！

▼検証に使用したプロンプト▼

あなたはベテランの総務担当者です。
従業員向けの「備品購入申請マニュアル」を新規作成したいです。
まずは、漏れがなく分かりやすいマニュアルにするための「目次案」を3パターン提案してください。

2.出力結果の確認

およそ20秒程度で全ての回答が出力されました！

※下図は出力結果の一部になります。

3.検証結果

今回の検証ポイントは以下の通りです。

【検証で見るべきポイント】

• 対象と目的の理解
  - 「従業員向け」であり、総務担当者向けの専門マニュアルになっていないか
  - 「備品購入申請」の手順・ルールにフォーカスした内容になっているか
• 目次構成の網羅性
  - 申請の「前提・対象範囲」（どの備品が対象か／個人購入との違い など）が含まれているか - 申請の「条件・ルール」（上限金額、稟議の要否、購入禁止物品など）が含まれているか - 具体的な「申請手順」（システム操作／紙申請／必要情報の一覧）が含まれているか - 「承認フロー」（誰が承認するか、何段階か）が分かる章があるか - 「FAQ・トラブルシューティング」（よくある質問、差し戻し時の対応など）が盛り込まれているか - 「問い合わせ先」「サポート窓口」の章が用意されているか
• 分かりやすさ・順序の妥当性
  - 「概要 → 対象・ルール → 手順 → 例外対応 → FAQ」のように、読み手の理解プロセスに沿った流れになっているか - 初めて読む人でも、上から順に読めば迷わず申請できそうな順番になっているか - 専門用語が目次レベルで多用されすぎていないか（一般の従業員が理解できる表現か）
• バリエーションの違い（3パターン）の質
  - 3パターンが「言い換え」だけでなく、章立て・切り口・粒度の違いが出ているか （例：手順中心の構成案 、Q&A中心の構成案、ルール・ポリシーを重視した構成案 など）
  - どのパターンも、最低限の必要情報（手順・ルール・問い合わせ先など）を欠いていないか
• 実務で使えるレベルか
  - 実際にこの目次をもとに詳細を書き進められる具体度があるか - 中小企業〜中堅企業など、一般的な会社で想定される運用にフィットしていそうか  

《検証ポイントを踏まえた評価》

4.使ってみた感想

「ベテラン総務」という役割を設定したことで、現場の迷いや管理側の懸念を先回りした精度の高い構成案が得られました。
企業の規模や目的に応じて「実務重視」「統制重視」など、切り口の異なる3パターンを提示できる点は実用的であるといえます。

現場の「ツボ」を押さえた項目立てで、マニュアル作成の工数を削減できると感じました。

検証2：「角が立たない」督促メールの作成

1.プロンプトを送信する

次に、「 事例2：「角が立たない」督促メールの作成」で紹介したプロンプトを送信します。

▼検証に使用したプロンプト▼

従業員に対して、年末調整の書類提出を促すメールを作成してください。
条件は以下の通りです。
・相手：営業部の社員（多忙で忘れがち）
・期限：昨日で過ぎている
・トーン：丁寧だが、期限が過ぎていることを強調し、明日中の提出を強く求める毅然とした態度
・文字数：300文字程度

2.出力結果の確認

およそ5秒程度で回答の出力が完了しました！

今回の検証ポイントは以下の通りです。

【検証で見るべきポイント】

• 条件の反映状況
  - 相手が「営業部の社員（多忙で忘れがち）」であることに配慮した文面になっているか - 忙しさへの一定の理解・配慮が示されているか - 「期限が昨日で過ぎている」ことが、事実として明確に記載されているか - 「明日中の提出を強く求める」締切の再提示と、具体的な期限（例：◯月◯日まで）が書かれているか - 文字数が概ね300文字前後に収まっているか
• トーン（角が立たないが毅然）のバランス
  - 冒頭と結びで、丁寧で敬意のある言い回しになっているか（社内ビジネスメールとして自然か） - 一方で、「必ず提出してほしい」「会社として必要な手続きである」ことが曖昧になっていないか - 責め立てる・感情的な表現になっていないか（「なぜ出していないのですか？」などの詰問口調がないか） - 依頼・要請の言葉が「お願いベース」だけでなく、一定の強さ（例：「必ず」「大変恐れ入りますが」など）が出ているか
• ビジネスメールとしての基本要件
  - 件名（想定されている場合）が、用件と緊急度を簡潔に表現できているか - 誰に宛てたメールかが明確か（部署名・宛名の書き方が妥当か） - 以下の情報が簡潔に記載されているか： ・対象の手続き（年末調整の書類）の特定 ・提出場所・提出方法（システム、紙、メール添付など）・未提出のままの場合の影響（給与計算／控除への影響 などを簡潔に）
  ※書かれていればプラス評価  
• 読みやすさ
  - 1文が長すぎず、区切りが適切で読みやすいか - 箇条書き等を使うなら、メールとして違和感のない簡潔な形式になっているか - 不要に硬すぎる・砕けすぎる表現になっていないか（社内向けとして適切か）

《検証ポイントを踏まえた評価》

4.使ってみた感想

「法定対応」という言葉選びに、AIの役割理解の深さを感じました。
単に「期限を守れ」と催促するのではなく、制度上の必要性を背景に置くことで、多忙な営業部に対しても角を立てずに強い要請ができています。

検証3：社内イベント（忘年会・キックオフ）の企画

1.プロンプトを送信する

続いて、「 事例3：社内イベント（忘年会・キックオフ）の企画」で紹介したプロンプトを送信します！

▼検証に使用したプロンプト▼

来月の社内交流イベントの企画案を3つ出してください。
・参加者：50名（20代〜50代まで幅広い）
・予算：総額10万円
・目的：部署を超えたコミュニケーションの活性化
・NG：ただの飲み会、激しい運動
それぞれの案について、タイトル、概要、スケジュール案、必要な備品リストを表形式で出力してください。

2.出力結果の確認

およそ20秒程度で全ての回答が出力されました！

※下図は出力結果の一部になります。

3.検証結果

今回の検証ポイントは以下の通りです。

【検証で見るべきポイント】

• 条件・制約の反映
  - 参加者「50名」を前提にした企画になっているか（少人数前提の案になっていないか） - 「総額10万円」の予算感に現実味があるか - 大きくオーバーしそうな企画（金額的に明らかに無理な会場／コンテンツ）になっていないか - 「ただの飲み会」「激しい運動」が含まれていないか - 立食パーティー主体／お酒メイン／スポーツ大会などになっていないか - 「部署を超えたコミュニケーションの活性化」という目的に沿った内容か - チーム分け・グループワーク・交流要素が盛り込まれているか
• 企画の多様性（3案のバリエーション）
  - 3案の「タイトル」「概要」のコンセプトがきちんと異なっているか （ 例：ゲーム中心・ワークショップ型・クイズ／表彰メイン など  ）
  - どの案も、20代〜50代まで楽しめるような内容になっているか（世代ギャップに配慮があるか）
• スケジュール案の具体性
  - 開始〜終了までの時間軸が明示されているか（例：19:00〜21:30 など） - 各プログラム（アイスブレイク、メイン企画、休憩、まとめ等）が時間配分とともに示されているか - 「受付〜締め」まで、イベントとして成立する一連の流れになっているか
• 必要な備品リストの妥当性
  - 企画内容と備品リストが対応しているか（ゲーム企画があれば、その実施に必要なものが網羅されているか） - 会場・機材・印刷物・景品など、イベント運営に必要な実務的アイテムが含まれているか - 「備品＝購入 or 社内で調達可能なもの」のイメージが現実的か（高額・特注品に偏っていないか）
• 表形式の出力品質
  - 「タイトル」「概要」「スケジュール案」「必要な備品リスト」が列として整理され、見やすいか - 1つの表内に3案が区別できる形で整理されているか（行ごとに案を分ける等） - テキストだけコピーしても、ブログや検証環境に貼り付けやすい構造になっているか
• ビジネスシーンでの実現可能性
  - 一般的なオフィスワーカー50名の業務後や日中に実施可能な内容・時間帯か - 会社の会議室や外部の安価な貸しスペースなど、現実的な会場を想定していそうか - コンプライアンス・ハラスメント観点で問題になりそうな要素（特定の属性をからかう企画等）が含まれていないか

《検証ポイントを踏まえた評価》

4.使ってみた感想

「50名・予算10万円・飲み会NG」という制約に対し、飲食を交流の「添え物」と割り切り、自分では思いつかないような切り口のアイデアを提案してくれました。
予算配分も現実的なので、これをベースに少し調整するだけで社内相談が進められそうです。

世代を問わず参加しやすい工夫もあり、企画の「叩き台」として十分の結果が得られるといえます。

検証4：契約書の一次チェック（リスク洗い出し）

1.プロンプトを送信する

最後に、「 事例4：契約書の一次チェック（リスク洗い出し）」で紹介したプロンプトを送信してみましょう！

▼検証に使用したプロンプト▼

あなたは法務知識のある総務担当者です。
以下の契約書条文を読み込み、自社（甲：業務委託側）にとって不利になる可能性がある条項を指摘してください。
指摘内容は「条項番号」「懸念点」「修正案」の形式で箇条書きにしてください。
[ここに契約書のテキストを貼り付け]

▼検証に使用した契約書のテキストデモデータ▼

2.出力結果の確認

およそ20秒程度で全ての回答が出力されました！

※下図は出力結果の一部になります。

3.検証結果

今回の検証ポイントは以下の通りです。

【検証で見るべきポイント】

• 甲（業務委託側）にとって不利になり得る条項がどこか
  - 例： ・第2条2項：乙の再委託を広く認めている点 ・ 第3条：自動更新だが甲だけが実質的に解約しやすい／しにくい構造か ・第4条3項：未履行でも減額・拒絶できないと読める点 ・第5条3項：検収後の不具合対応義務なし ・第6条：知財がすべて乙帰属で甲の利用範囲が限定的な点 ・第8条2項・第9条：責任上限や甲免責のバランス ・第10条：解除権が甲に偏っているか、乙に解除権がない点 ・第11条：競業避止義務の範囲・期間の妥当性  
• ChatGPTがどの程度「条項番号」「懸念点」「修正案」を整理して出力できるか
• リスクの粒度（ビジネス上の実務感に近い指摘になっているか）
• 「甲が業務委託側」という前提を踏まえたうえで、立場に即した指摘になっているか
• 条文そのものを言い換える／修正案として具体的な条文例を提案できているか
• 法律相談ではなく「一次チェック」の範囲に収まる表現になっているか（断定的な法的助言になりすぎていないか）

《検証ポイントを踏まえた評価》

4.使ってみた感想

忙しい時に契約書を読み込んでいると、つい見落としがちな不利な条項を、冷静に指摘してくれる点にメリットを感じました。人間の目による最終確認は必要ですが、「第二の目」としてダブルチェックを担ってくれることで、精神的なプレッシャーが軽減されます。
法務に回す前のセルフチェックとして活用すれば、手戻りも減りそうです。

✅総評

検証を通じて見えてきたのは、ChatGPTは単なるツールではなく、総務の仕事を支える「頼もしいパートナー」になり得るということです。
単に情報を整理するだけでなく、「状況に応じた使い分け」を器用にこなしてくれているのが印象的でした。
たとえば、相手を気遣う言い回しを考えたり、現実的な予算内でアイデアを出したりと、総務の仕事で大切にしたい「細かな配慮」にも手が届くのは魅力です。

慣れない作業の「最初の下書き」や、忙しい時の「ダブルチェック」をChatGPTに任せる。
そんな二人三脚のスタイルを取り入れるだけで、仕事の進め方はもっとラクに、もっと効率的に変わっていくはずです。

👩‍🏫もう生成AIで迷わない！ChatGPT活用のコツ

これまでの検証結果（マニュアル作成、督促メール、イベント企画、契約書チェック）を踏まえ、実務でChatGPTを活用する際のポイントをまとめました！

1.「役割設定（Role）」でアウトプットの解像度を上げる

単に「作成して」と頼むのではなく、「法務知識のある総務担当者」や「ベテランの総務担当者」といった具体的な役割を与えることが重要です。

役割を指定することで、専門用語の適切な使用や、実務上の「落とし穴（リスク）」を先回りして指摘する「ベテランの視点」を引き出すことができます。

「誰が」「誰に対して」出すアウトプットなのかを明確に伝えてみてくださいね！

2. 「制約条件」を数値や具体例で細かく指定する

検証3のイベント企画では、「50名」「予算10万円」「飲み会NG」という厳しい制約が、逆にAIから「社内会議室＋軽食」という現実的な回答を引き出す鍵となりました。

曖昧な指示を避け、予算・人数・期限・禁止事項などの外枠をしっかりと固めることで、そのまま起案書に使えるレベルの具体的な回答が得られます。

指示の中に「NG項目（やってはいけないこと）」を含めると、回答の修正回数が減り、スムーズな業務遂行にも繋がります。

3. 「心理的・論理的ハードル」の解消に活用する

検証2の督促メールのように、「言いにくいことを角を立てずに伝える」といった心理的負担の大きい業務や、膨大な条文からリスクを探すといった論理的負荷の高い業務の「一次請け」として活用しましょう。

AIにすべてを任せるのではなく、ゼロから文面を考えるストレスを軽減して、AIが出した案を「調整・承認」する最終判断に集中できる環境を整えることがポイントです。

「80点の成果物を5秒で出してもらい、人間が仕上げる。」

このスタイルにシフトするだけで、業務のスピードと質はグッと改善できるでしょう。

✍️まとめ

いかがでしたか？

総務業務におけるChatGPT活用は、使い方次第で仕事を支える「最高のアシスタント」へと変わります。

大切なのは、AIに完璧な正解を求めるのではなく、まずは「80点のたたき台」を作ってもらう感覚で気軽に話しかけてみること。
面倒な下書きや心理的な負担の大きい調整をAIに任せることで、社員一人ひとりの声に耳を傾けたり、より良い職場環境を考えたりといった「人間にしかできない大切な仕事」にもっと時間を使えるようになります。

この機会に、業務にChatGPTを取り入れる一歩を踏み出してみませんか？
まずは今、目の前にある小さなタスクから一つ、ChatGPTに相談することからスタートしてみてくださいね！

🚀Yoomでできること

記事の前半でご紹介した以外にも、Yoomを使えばAI活用の幅はさらに広がります。
単なるテキスト生成にとどまらず、散らばった情報の集約や、言語の壁を越えた連携まで、あらゆるプロセスを自動化できるのがYoomの強みです。

メール受信した添付ファイルをOCR処理し、DeepLで翻訳、ChatGPTで要約してGoogle Driveに保存する

試してみる

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■概要
「メール受信した添付ファイルをOCR処理し、DeepLで翻訳、ChatGPTで要約してGoogle Driveに保存する」ワークフローは、受信メールの添付ファイルを自動で処理し、効率的に管理するための業務ワークフローです。
この一連の流れにより、手作業の手間を省き、情報の活用をスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 大量のメール添付ファイルを効率的に管理したいビジネスパーソン
• 多言語対応が必要で、翻訳作業を自動化したい方
• 添付資料の要約を効率的に行いたいチームリーダー
• Google Driveでのファイル整理を自動化したい担当者
• 業務のデジタル化と自動化を推進したい経営者
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■このテンプレートを使うメリット

• 業務効率の向上：OCR、DeepL、ChatGPTの連携により、手作業の時間を削減できます。
• 精度の高いデータ処理：自動化によりヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理が可能です。
• データの整理整頓：Google Driveに自動保存されるため、必要な情報にすぐアクセスできます。
  

詳細を見る 試してみる

毎週Notionから情報を取得し、ChatGPTで文章を生成し担当者へ対応を依頼してX（Twitter）に自動投稿する

試してみる

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■概要
X（Twitter）での定期的な情報発信は重要ですが、都度投稿内容を考え作成する作業は手間がかかるものです。 コンテンツ告知などの発信したい情報がNotionにまとまっている場合、そこから投稿文を作成し手作業でポストするのは非効率的と言えます。 このワークフローを活用すれば、Notionの情報をもとにChatGPTが投稿文を自動生成し、担当者の承認を経てX（Twitter）へ自動投稿する一連の流れを構築でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで管理しているネタをもとに、X（Twitter）への投稿を自動化したいSNS運用担当者の方
• ChatGPTを活用して投稿文の作成を効率化し、本来のコンテンツ制作に集中したいマーケターの方
• 定期的な情報発信の工数を削減し、担当者に依存しない運用体制を構築したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionの情報取得から文章生成、投稿までを自動化するため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を削減できます
• 承認フローを挟み投稿内容の質を担保しつつプロセスを自動化するため、担当者による運用の属人化を防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Notion、ChatGPT、X（Twitter）をYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、投稿ネタが格納されたデータベースから情報を取得します
4. 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得した情報から投稿文を作成します
5. 次に、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、生成された文章の承認依頼を送ります
6. 次に、オペレーションでX（Twitter）の「ポストを投稿」アクションを設定し、内容を投稿します
7. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、投稿済みであることがわかるようにレコードのステータスなどを更新します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、毎週月曜の10時など、投稿したいタイミングのスケジュールを任意で設定できます
• Notionからレコードを取得するアクションでは、投稿ネタを管理している任意のデータベースIDを設定してください
• ChatGPTにテキストを生成させる際のプロンプト（指示文）は、目的の投稿内容に合わせて自由にカスタマイズしてください
• 担当者への対応依頼では、承認者や依頼メッセージの内容を任意で設定することが可能です

■注意事項

• Notion、ChatGPT、X（Twitter）のそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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