■概要
日々受信する大量のメール、特に問い合わせ内容などを手作業でデータベースに転記したり、一次返信を作成したりする業務に時間を取られていませんか。手動での対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、ChatGPTによる内容解析からAirtableへの自動記録、さらにはメールの自動返信までを実現可能です。ChatGPTとAirtableを連携させることで、こうした定型業務を自動化し、対応の質とスピードを向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する問い合わせ情報を、手作業でAirtableに転記しているカスタマーサポート担当者の方
- ChatGPTとAirtableの連携によって、顧客からのフィードバック分析や管理を自動化したいと考えている方
- メール対応の一次返信などを自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている営業担当者や事業企画担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からAirtableへの記録、メール返信までの一連の流れが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- ChatGPTとAirtableを連携させることで、手作業によるデータの転記ミスや返信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、ChatGPT、AirtableをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメール本文の内容を解析させます
- 次に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、受信メールの情報やChatGPTが生成したテキストを任意のテーブルに記録します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、問い合わせに対する一次返信などを自動で送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。
- ChatGPTのオペレーションでは、メール内容の要約や特定情報の抽出など、目的に応じてプロンプト（指示文）を任意で設定してください。
- Airtableのオペレーションでは、どのテーブルのどのフィールドに、どの情報（受信メールの件名やChatGPTの生成結果など）を記録するかを任意で設定してください。
- Gmailの送信設定では、返信のほか、任意の連絡先への通知も可能です。また、本文は、前段で取得した値を使用して自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Gmail、ChatGPT、AirtableそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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