Airtableと請求管理ロボを連携して、Airtableでステータスが更新されたら請求管理ロボから請求書を送付する方法

ステップ1:Airtableと請求管理ロボをマイアプリ連携

まず、Airtableと請求管理ロボをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Airtableと請求管理ロボを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜Airtableの場合＞

・ログインをし、続く画面の「+Add a base」から、連携させたいベースやワークスペースを選択します。
次に、「Grant access」をクリックすると、マイアプリに登録完了します。

＜請求管理ロボの場合＞

・アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

ステップ2:テンプレートのコピー

次に、Airtableと請求管理ロボを連携するためのテンプレートをコピーします。

1.下記のリンクを開きます。

2.「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ3:トリガーとなるAirtableの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではAirtableでレコードが更新されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Airtableでステータスが更新されたら請求管理ロボから請求書を送付する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー レコードが更新されたら」をクリックします。

3.Airtableと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔、ベースID、テーブルID、Last Modified Timeのフィールド名を設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、アクションが実行されるとフローボットが起動します。請求管理ロボとすぐ連携させたいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※レコードのフィールド情報を取得する方法は、こちらを確認してください。

5.テストが成功したら、取得した項目をアウトプットに追加して保存します。
※アウトプットに項目を追加する方法は、こちらを参考にしてください。

6.「分岐 請求書発行に該当するステータスか判別」をクリックします。
この設定により、Airtableのデータベースで特定の項目が特定の値になった場合のみ、請求書を作成できます。
※分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

7.分岐対象のアウトプットと分岐条件を設定して保存します。
※下記の設定は、Airtableのデータベースに「ステータス」という項目を作成しており、その内容が「請求書発行」になったときに分岐する条件です。他の項目と値が請求書の発行条件になるときは、アウトプットと分岐条件の右枠を変更してください。

ステップ4:請求管理ロボの設定

最後に、請求管理ロボで請求書を発行し、顧客に送付する設定を行います。

1.「アプリと連携する 請求書を発行」をクリックします。

2.請求管理ロボと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.ユーザーID、アクセスキー、請求書に含む請求情報番号を設定してテストを行います。
※請求書に含む請求情報番号は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「レコードが更新されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）そのため、Airtableに、請求書に含む請求情報番号があらかじめ登録されていることが前提になります。

4.テストが成功すると、請求書が発行されます。
問題がなければ保存します。

5.「アプリと連携する 請求書をメールで送付」をクリックします。

6.請求管理ロボと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

7.ユーザーID、アクセスキー、請求書番号を設定してテストを行います。
※請求書番号は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「請求書を発行」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

8.テストが成功すると、作成された請求書が送付されます。
問題がなければ保存します。

9.トリガーをONにすると、Airtableで特定のステータスに更新されるたび、請求管理ロボから請求書が自動送付されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

Airtableや請求管理ロボを使ったその他の自動化例

他にもAirtableや請求管理ロボを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Airtableで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先を登録する

Airtableのレコードが特定の値に更新されたら、請求管理ロボに請求先を自動登録するテンプレートです。
この連携により請求先情報の登録漏れを防止でき、正確な取引先管理が可能になるでしょう。

2.Google スプレッドシートに行が追加されたら請求管理ロボに請求先を登録する

Google スプレッドシートに追加された請求先情報を、請求管理ロボに自動登録するテンプレートです。
この連携により請求先情報の転記作業を自動化でき、業務の効率化が期待できます。

3.kintoneで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先を登録する

kintoneのレコードが特定の値に更新されたら、請求管理ロボに請求先を自動登録するテンプレートです。
この連携により転記時のミスを防ぎ、ツール間でのデータ整合性を維持できるでしょう。

Airtableと請求管理ロボを連携するメリットと具体例

メリット1:請求業務の作業負担軽減と効率化

請求書を手動で作成する作業には手間がかかります。
た、ミスが許されない業務であるため、慎重な確認作業が求められ、担当者の負担になります。
そのため、手動での請求業務の効率化は難しいです。
Airtableと請求管理ロボを連携すれば、Airtableの情報をもとに自動で請求書を作成し、担当者の負担を軽減できるでしょう。
例えば、月初にまとめて請求書を作成する場合、正確で迅速な業務が求められるため、担当者は大変です。
この連携を利用すれば、手動での請求書作成が不要になり、業務の効率化も期待できます。

メリット2:請求漏れや二重請求の防止

手動での作業には、ミスがともないます。
請求書作成・送付を手動で行うと、請求漏れや二重請求が発生し、顧客との信頼関係に影響を及ぼす可能性があります。
Airtableと請求管理ロボを連携すれば、ステータスの更新にあわせて請求書の作成と送付を自動化でき、請求業務の正確性が向上するでしょう。
例えば、請求書の作成を複数の担当者で行う場合、コミュニケーション不足で請求漏れや二重請求が発生しやすくなります。
この連携を利用すれば、請求業務が自動化するため、人為的ミスを削減できるでしょう。

メリット3:請求状況の可視化

請求書の作成と送付を手動で行うと、上司が業務の進捗を確認するのが大変です。
業務の進捗が不明確だと、不要な確認作業が発生することがあります。
Airtableと請求管理ロボを連携すれば、請求書の作成と送付状況をAirtableのステータスで確認でき、管理職の負担を軽減できるでしょう。
例えば、部下が手動で請求関連の作業を行う場合、上司は進捗を確認するためには一人一人に聞く必要があります。
この連携を利用すれば、Airtableを立ち上げれば全員の進捗を確認でき、上司の負担が軽減するでしょう。

まとめ

Airtableの情報をもとに、請求管理ロボで請求書の発行と送付を手動で行う場合、手間がかかり担当者の負担になります。
さらに、人為的ミスが発生するリスクがあり、部下の進捗状況の確認が大変になります。
これらの課題は、Airtableと請求管理ロボを連携し、手動作業を自動化することで解決が期待できます。
これにより、担当者と管理職の負担軽減やミスの削減が実現できるでしょう。
Airtableと請求管理ロボの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
設定方法も簡単ですぐに利用できるので、この機会にYoomを使って自動化を試してみてください。