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Airtableで従業員情報を管理している企業は多いと思いますが、登録している個人情報を給与払いツールにも手動で追加するのは、作業工数が多く手間がかかります。
手作業で行うため、転記ミスや登録忘れのリスクを完全に無くすことは難しいかもしれません。
このような課題を解決するため、Yoomを活用したAirtableと即給の連携をご紹介します。
登録した情報がもう一方のツールにも自動で反映するため、登録にかかる手作業を最小限に抑えることができるはずです。
そのため、神経を集中させる必要がある給与管理を安心して行えるようになる可能性があります。
本記事では、その自動化フローの具体的な設定方法と導入するメリットについて解説します。
登録作業の効率化とヒューマンエラーの防止を目指す方は、ぜひご覧ください。
では、「Airtableで従業員情報が登録されたら即給にも追加する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
まず、Airtableで従業員情報が登録されたことをAirtableのAPIを利用して受け取ります。
その後、即給の提供するAPIを用いて、同じ従業員情報を即給にも追加することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはAirtableをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からAirtableを検索してください。
(2)Airtableのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリック後、「＋ペースを追加」から該当するワークスペースを選択して、「アクセスを許可する」をクリックします。
これでAirtableの接続ができました。
(3)次に、即給を接続しましょう。
先ほどと同様の操作で即給のアプリアイコンを検索し、クリックします。
(4)「アカウント名」と「企業番号」、「API用のパスワード」を入力し、［追加］をクリックします。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
(1)まず、Airtableのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Airtableで従業員情報が登録されたら即給にも追加する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のステップ「レコードが登録されたら」をクリックします。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしてください。
(4)次の画面で設定する「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(5)「ベースID」、「テーブルID」、「Created Timeのフィールド名」は、注釈部分を確認して情報を入力しましょう。
レコードのフィールド情報を取得する方法は、こちらの記事をご確認ください。
(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することができますが、取得したいアウトプットを増やしたい場合、『JsonPath』で取得するのがおすすめです。
JsonPathによるアウトプットの取得方法については、こちらのページをご確認ください。
JsonPathの記載方法については、こちらを確認しましょう。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(1)最後に、2つ目のステップ「利用者を登録」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で、「企業番号」などの項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
(4)「利用可能額の設定方法」や「勤務実績の報告方法」の項目は、プルダウンから運用に沿った内容を選択できます。
(5)必要項目に情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にも即給やAirtableを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Google スプレッドシートに情報が追加されたら、その情報を即給に自動登録するフローボットです。
手作業を省くことでミスの発生を抑制でき、情報の正確性を保てるようになるかもしれません。
Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに即給の情報を編集するため、作業負担の軽減が期待できます。
登録内容を引用して情報を入力するため、ヒューマンエラーの防止につながります。
Google Chatで送信されたメッセージを正規表現で変換し、Airtableに追加するフローボットです。
Google Chatのメッセージが正規表現で変換されることで、必要な情報を効率的に確認できるようになるはずです。
複数のツールに同じ従業員情報を手動で入力する場合、大変な労力を費やす必要があり、担当者の負担になっている可能性があります。
この連携を活用すれば、Airtableに登録された情報が即給に自動で反映されるため、作業にかけていた時間と手間の削減につながります。
例えば、アルバイトやパートの採用が多い企業がこの自動化フローを導入することで、個人情報の登録や給与払いの申請を含む入社手続きの負担が軽減されることが予想されます。
その分、担当者は他の業務に集中しやすくなるかもしれません。
手作業で複数のシステムに同じ情報を入力する場合、入力ミスや更新漏れが発生しやすくなります。
Airtableと即給を連携することで、一方のツールに入力した情報がもう一つのツールにそのまま反映されるため、誤入力や登録漏れのリスクを抑えられます。
例えば、給与口座の登録が漏れていると、給与の支払いが発生した時に対応が遅れてしまい後のトラブルになりかねません。
自動化フローを活用することで、登録漏れや誤転記の発生が抑制されるため、業務の安定運用につながるはずです。
給与支払いツールに即給を利用する場合、従業員情報を手動で登録すれば手続きに時間を要してしまいます。
この連携を活用することで、Airtableに登録された情報が即給へ素早く反映されるので、従業員の給与支払いの手続きがスムーズに行えるはずです。
例えば、情報登録が自動的に行われることで、給与振込処理の迅速化にもつながります。
個人情報の登録が遅れてしまっては大変、と焦って作業を行う必要もなくなるかもしれません。
給与管理業務の負担軽減も期待できます。
Airtableと即給を連携させることにより、従業員情報の登録プロセスが自動的に行われるようになり、業務の効率化が見込めます。
手作業が最小限に抑えられることで、登録漏れや誤転記などのヒューマンエラーの防止が実現することが予想されます。
また、情報の素早い反映により給与支払い処理の迅速化も期待できるはずです。
作業コストの最適化を図りたい企業にとって大きなメリットとなる可能性があります。
本記事の手順を参考に、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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