ステップ1:Googleフォームとkintoneをマイアプリ連携

まずGoogleフォームとkintoneをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Googleフォームとkintoneを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜Googleフォームの場合＞

・サインインをし、続く画面でボックスにチェックを入れて、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜kintoneの場合＞

・サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力して「追加」をクリックします。
続く画面で「許可」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録に必要な各項目の取得方法は、こちらのヘルプページを確認してください。
※マイアプリ登録ができないときは、こちらの対処法を確認してください。

3.アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

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・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるGoogleフォームの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGoogleフォームに回答が送信されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Googleフォームの内容をAIで分析してkintoneに追加する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

3.Googleフォームと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。基本的に短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功したら、取得した内容をアウトプットに追加して保存します。
※デフォルトで取得できるアウトプット(値)は仕様上、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっています。
回答内容を取得するためにはJSONPATHを用いて、アウトプットを追加する必要があります。追加方法は、こちらのヘルプページを確認してください。

ステップ3:テキスト生成の設定

次に、Googleフォームで送信された回答をAIで分類する設定を行います。

1.「テキストを生成する」をクリックします。

2.Googleフォームの回答で想定される文字数に応じてアクションを設定し、「次へ」をクリックします。

3.プロンプトを設定してテストを行います。
※プロンプトにGoogleフォームの内容を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※テキストを生成するオペレーションの詳細は、こちらのヘルプページを確認してください。

4.テストが成功した場合は、アウトプット（取得した値）を取得できます。実際の設定では、各項目に具体的な値が反映されます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。

ステップ4:kintoneの設定

最後に、kintoneにデータを追加する設定を行います。

1.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。

2.kintoneと連携するアカウントを確認し、アプリIDを設定して「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※アプリIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

※今回は、テスト用に下記のアプリを作成しました。

3.追加するレコードの値を設定してテストを行います。
※Googleフォームの回答や生成したテキストを反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」や「テキストを生成する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.テストが成功すると、kintoneにレコードが追加されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、Googleフォームで回答が送信されるたび、内容が自動的にAIで分析され、kintoneに追加されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

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Googleフォームやkintoneを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogleフォームやkintoneのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームで送信された情報をSlackやChatworkに通知したり、kintoneやSalesforceなどのCRMに自動的に情報を格納します。

[[148318,134956,181704,148220,111914]]

kintoneを活用した自動化例

kintoneと他のアプリを連携することで、自動的にメッセージを送信したり、ユーザーからのメッセージを受け取ることが可能です。

[[23864,21446,92698,23781,89962]]

まとめ

Googleフォームの回答をAIで分析し、kintoneなどのアプリに自動登録する方法を紹介しました。
この仕組みを活用すれば、手作業でのデータ整理が不要になり、業務の効率が向上するはずです。
また、通知機能やチャットツールを追加することで、データ登録後の確認作業をスムーズに行えるようになります。
Yoomでは、kintone以外にも、さまざまなアプリとの連携がノーコードで可能です！
さらに、自動化をより有効活用するための機能も充実しています。
そのため、この機会にYoomを使った自動化を導入し、業務フローの最適化や業務負担の軽減を実現してみてください！