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「Googleフォームの回答を手作業で整理するのは大変…」
そんな悩みを抱えていませんか？
アンケートやお問い合わせ内容を毎回確認し、分類・転記する作業は、時間がかかる上にミスのリスクもあります。
効率化が求められる現代では、少しでもこうした手作業を減らしたいですよね。
もし、Googleフォームの回答を自動で分析し、他のアプリに登録できたらどうでしょうか？
業務の手間を大幅に削減でき、情報の整理もスムーズになるはずです！
本記事では、Googleフォームの回答をAIで分析し、kintoneやAietable、Notionに自動登録する方法を詳しく解説します。
プログラミング不要で簡単に実装できるので、業務の効率化を目指している方は必見です！
それではノーコードツールYoomを使って、はじめに「Googleフォームの内容をAIで分析してkintoneに追加」する方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、GoogleフォームのAPIを利用して回答が送信されたことを受け取り、kintoneのAPIを利用してデータを追加することで実現可能です。
なお、回答内容を分類するため、Yoomが提供するテキストの生成機能を利用しています。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
まずGoogleフォームとkintoneをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、Googleフォームとkintoneを検索して選択し、次の画面に進みます。
＜Googleフォームの場合＞
・サインインをし、続く画面でボックスにチェックを入れて、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜kintoneの場合＞
・サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力して「追加」をクリックします。
続く画面で「許可」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録に必要な各項目の取得方法は、こちらのヘルプページを確認してください。
※マイアプリ登録ができないときは、こちらの対処法を確認してください。
3.アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGoogleフォームに回答が送信されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Googleフォームの内容をAIで分析してkintoneに追加する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
3.Googleフォームと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔とフォームIDを設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。基本的に短い間隔の設定がおすすめです。
5.テストが成功したら、取得した内容をアウトプットに追加して保存します。
※デフォルトで取得できるアウトプット(値)は仕様上、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっています。回答内容を取得するためにはJSONPATHを用いて、アウトプットを追加する必要があります。追加方法は、こちらのヘルプページを確認してください。
次に、Googleフォームで送信された回答をAIで分類する設定を行います。
1.「テキストを生成する テキストを生成する」をクリックします。
2.Googleフォームの回答で想定される文字数に応じてアクションを設定し、「次へ」をクリックします。
3.プロンプトを設定してテストを行います。
※プロンプトにGoogleフォームの内容を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※テキストを生成するオペレーションの詳細は、こちらのヘルプページを確認してください。
4.テストが成功したら保存します。
最後に、kintoneにデータを追加する設定を行います。
1.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。
2.kintoneと連携するアカウントを確認し、アプリIDを設定して「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※アプリIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※今回は、テスト用に下記のアプリを作成しました。
3.追加するレコードの値を設定してテストを行います。
※Googleフォームの回答や生成したテキストを反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」や「テキストを生成する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
4.テストが成功すると、kintoneにレコードが追加されます。
問題がなければ保存します。
5.トリガーをONにすると、Googleフォームで回答が送信されるたび、内容が自動的にAIで分析され、kintoneに追加されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
Yoomには、Googleフォームと他のアプリとの連携だけでなく、業務をさらに効率化するための機能も充実しています。
ここでは、フローボット完了時の通知機能を紹介します！
フローボットの完了を自動通知する
kintoneにレコードが自動で追加されても、本当に登録が完了したか心配になることがあるかもしれません。
そんなときにおすすめなのが、Yoomが提供する通知機能やチャットツールとの連携です。
これにより、kintoneに登録が完了したことを自動で通知してくれます。
通知方法は簡単で、Yoomの通知機能を使う場合は、フローボットを設定する画面右上の「...」をクリックし、「ワークフローの完了を通知」をONにすると完了です。
チャットツールとの連携を利用する場合は、フローボット下部の「+」マークからチャットツールを追加します。
Yoomでは15種類以上のチャットツールとの連携が可能です。
次に、Googleフォームの内容をAIで分析してAirtableに追加する方法を紹介します。
このテンプレートは、先ほど紹介したフローと同様の手順で設定します。
異なる点は、最後のオペレーションで、kintoneの代わりにAirtableに登録します。
それでは、設定方法を紹介します。
・まずは、Airtableをマイアプリに連携します。
Yoom管理画面のマイアプリからAirtableを検索して次の画面に進みます。
ログインをし、続く画面の「+Add a base」から、連携させたいベースやワークスペースを選択します。
「Grant access」をクリックするとマイアプリに登録完了です。
・アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。
・Googleフォームとテキストを生成するオペレーションは、はじめに紹介したテンプレートと同様に設定します。
その後、「アプリと連携する レコードを作成」をクリックします。
・Airtableと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
・ベースIDとテーブルIDまたは名前を設定します。
※今回は、テスト用に下記のテーブルを作成しています。
・フィールド情報を設定します。
※フィールド情報を追加する場合は、「+フィールド情報を追加」をクリックします。
※値にGoogleフォームの内容や生成したテキストを反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」や「テキストを生成する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
・設定後にテストを行い、成功するとAirtableにデータが追加されます。
問題がなければ保存し、トリガーをONにします。
次に、Googleフォームの内容をGeminiで分析してNotionに追加する方法を紹介します。
このフローと、はじめに紹介したテンプレートとの違いは、回答内容をAIで分析するオペレーションにGeminiを利用していることです。
また、データを追加するアプリがNotionになります。
設定方法に大きな違いはありませんが、簡単に設定方法を紹介します！
・GeminiとNotionをマイアプリに連携します。
Yoom管理画面のマイアプリから、それぞれを検索して次の画面に進みます。
＜Geminiの場合＞
・アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※アクセストークンを取得するために必要なAPIキーは、こちらから発行してください。
＜Notionの場合＞
・「ページを選択する」をクリックし、続く画面でボックスにチェックを入れ「アクセスを許可する」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。
・アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。
・はじめに紹介したテンプレートと同様にGoogleフォームを設定したら、「アプリと連携する コンテンツを生成」をクリックします。
・Geminiと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
・モデル、プロンプト、systemInstructionを設定してテストを行います。
※モデルは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※プロンプトにGoogleフォームの内容を設定する際は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
・テストが成功したら保存します。
・「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。
・Notionと連携するアカウントを確認して、データベースIDを設定し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※データベースIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※今回は、テスト用に下記のデータベースを作成しています。
・追加するレコードの値を設定してテストを行います。
※Googleフォームの内容や生成したテキストを反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「フォームに回答が送信されたら」や「テキストを生成する」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
・テストが成功すると、Notinoにデータが登録されます。
問題がなければ保存し、トリガーをONにすると設定が完了です。
他にもGoogleフォームを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してChatworkに通知する
Googleフォームに送信されたお問い合わせに対する回答内容をDifyで自動作成してChatworkに通知するテンプレートです。
お問い合わせ内容に対する回答作成を効率化したいときにおすすめです！
2.Googleフォームで回答されたら、OCRで読み取り、DeepLで翻訳してGoogle スプレッドシートに追加する
Googleフォームで外国語の書類が送信された際に、Yoomが提供するOCR機能で読み取り、DeepLで翻訳してGoogle スプレッドシートに追加するテンプレートです。
外国語の書類がGoogleフォームに送信されることがある方は、業務効率の向上が期待できます！
3.Googleフォームの情報をもとにChatGPTで文章を生成してGmailで自動返信する
Googleフォームで送信された内容をChatGPTで分析して文章を生成し、Gmailでメールを送信するテンプレートです。
この連携では、Gmailの送信先を顧客にするだけでなく、社内担当者にすることもできるので、状況にあわせて設定を変更し、有効利用してみてください！
Googleフォームの回答をAIで分析し、kintoneなどのアプリに自動登録する方法を紹介しました。
この仕組みを活用すれば、手作業でのデータ整理が不要になり、業務の効率が向上するはずです。
また、通知機能やチャットツールを追加することで、データ登録後の確認作業をスムーズに行えるようになります。
Yoomでは、kintoneやAirtable、Notion以外にも、さまざまなアプリとの連携がノーコードで可能です！
さらに、自動化をより有効活用するための機能も充実しています。
そのため、この機会にYoomを使った自動化を導入し、業務フローの最適化や業務負担の軽減を実現してみてください！
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