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クラウドサインは、契約締結に関連する業務を効率化でき大変便利なツールです。
さらに、Airtableに登録した情報を基に、クラウドサインで契約書を作成することで、業務の進行が円滑になる可能性があります。
本記事では、Airtableとクラウドサインを連携して、Airtableの情報を基にクラウドサインで契約書を自動作成・送信する方法をご紹介します。
契約書の作成・送信を自動化することで、ヒューマンエラーの削減と作業効率の向上が期待できます。
プログラミング不要でAirtableとクラウドサインを連携できる手順を紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
・Airtableとクラウドサインを利用している方。
・Airtableとクラウドサインを使用する中で、契約締結までの一連の作業を効率化したいと考えている方。
・Airtableとクラウドサインをそれぞれ連携して、情報を集約して登録し一元管理をしたい方。
Airtableとクラウドサインを連携することで、クラウドサインでの契約書作成と送付作業を自動化できます。
例えば、従業員が毎回Airtableに登録された情報を確認し、クラウドサインで契約書を作成後、手動で送信する手間を省けるため、手入力の手間を削減することが可能です。
これにより、作業時間を短縮でき、重要な業務に注力する時間を増やすことができるため、業務全体の生産性向上が期待できます。
契約書の作成を手入力で行う場合、入力ミスや記載漏れなどのヒューマンエラーが発生する可能性があります。
Airtableとクラウドサインを連携することで、Airtableにデータを入力すれば、そのまま契約書に反映できるため、手作業によるエラーを削減することが可能です。
これにより、エラーによる再処理作業やトラブルの発生を抑えられ、契約手続き全体の精度向上が期待できます。
従来の手動作業では、契約書の作成、修正、確認、送付といった一連の作業に時間がかかり、契約締結までのプロセスが長くなる傾向がありました。
Airtableとクラウドサインの連携により、契約書作成から送信までのプロセスを自動化でき、契約締結までの流れをよりスムーズに行うことが可能です。
これにより、顧客に迅速に対応でき、クライアントとの信頼関係強化が期待できます。
[Yoomとは]
ここからはYoomでAirtableとクラウドサインを連携し、「Airtableからクラウドサインで契約書を送信する」フローを一緒に作成しましょう。
工程は4ステップだけなので、簡単に設定できます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
〈事前準備〉
下記バナーの「詳細を見る」をクリックし、画面が切り替わったら「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
Yoomの登録フォームに入力を行ったら登録完了です！
■概要
Airtableからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Airtable上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを使用して、帳票類の作成管理を行なっている方
・帳票類の一元管理を行う方
・契約締結までの一連の作業の効率化を行いたい方
2.Airtableで案件管理をしている企業
・情報を集約して登録し一元管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは契約締結に関連する業務の効率化に有効的なツールです。
Airtableで情報を登録し、それを基に契約書を作成することで業務進行を円滑にします。
しかしAirtableの登録情報を毎回手入力して契約書を作成するのは、デジタル化の進展を妨げる可能性があります。
このフローを使用すると、Airtableの詳細ページの情報を基に自動で契約書の作成・送付を行うことができ、手作業の手間を省きます。
契約書の作成業務のほとんどを自動化することで、他の業務に時間をかけることができチーム全体の業務進行を加速させることにつながります。
また引用した情報を活用して契約書を作成し、ヒューマンエラーの発生を未然に防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
まずは、YoomのマイアプリにAirtableとクラウドサインを登録しましょう。
1. Airtableの登録方法
左欄の「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からAirtableを検索してください。
「＋ペースを追加」から該当するワークスペースを選択後、「アクセスを許可する」をクリックします。
2. クラウドサインの登録方法
今度は「新規接続」からクラウドサインを検索してください。
クラウドサインのマイアプリ登録方法を参考に、アカウント名とクライアントIDを入力し、「追加」をクリックしてください。
これでAirtableとクラウドサインのマイアプリ登録完了です！
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
Airtableからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Airtable上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを使用して、帳票類の作成管理を行なっている方
・帳票類の一元管理を行う方
・契約締結までの一連の作業の効率化を行いたい方
2.Airtableで案件管理をしている企業
・情報を集約して登録し一元管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは契約締結に関連する業務の効率化に有効的なツールです。
Airtableで情報を登録し、それを基に契約書を作成することで業務進行を円滑にします。
しかしAirtableの登録情報を毎回手入力して契約書を作成するのは、デジタル化の進展を妨げる可能性があります。
このフローを使用すると、Airtableの詳細ページの情報を基に自動で契約書の作成・送付を行うことができ、手作業の手間を省きます。
契約書の作成業務のほとんどを自動化することで、他の業務に時間をかけることができチーム全体の業務進行を加速させることにつながります。
また引用した情報を活用して契約書を作成し、ヒューマンエラーの発生を未然に防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
まずは、「レコードの詳細ページから起動」を選択します。
Chrome拡張機能をこちらからインストールしてください。
Chrome拡張機能の設定方法詳細は、こちらをご覧ください。
上記項目は、設定済みなので、そのまま次のページに進みます。
ベースID、テーブルID、起動ページのURLサンプルを、枠外の注釈に従って入力してください。
テストを行い、アウトプットが正しく取得されたら「保存する」をクリックしてください。
次に、「書類を発行する」を選択します。
ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDは、候補より任意で設定可能です。
出力ファイルは、上記のように設定されています。
解説）上記のように設定することで、先ほどChrome拡張機能を設定したAirtable上の「企業名」を自動で取得し反映することができます。
設定が完了したら、「次へ」をクリックし進みます。
次のページも上記のように設定済みです。
日付は今日の日付が自動取得されるように設定されています。
昨日や翌日など、違う日にちを取得したい場合は、「日付」より選択してください。
続いて、「書類の作成」を選択します。
このページは、設定済みなので、そのまま次のページに進みます。
書類タイトルの企業名は、先ほど同様Airtable上の「企業名」を自動で取得し反映できるように設定されています。
その他の項目は、任意で設定してください。
設定が全て完了したら、テストをクリックします。
アウトプットが正しく取得されたら「保存する」をクリックしてください。
続いて、「書類にファイルを添付」を選択します。
このページは、設定済みなので、そのまま次のページに進みます。
書類IDは、クラウドサイン上の「書類ID」を自動で取得し反映できるように設定されています。
ファイルの添付方法は、「アウトプットを使用する」と「発行した書類」が選択されているのを確認し、テストを行ってください。
テストが成功したら「保存する」をクリックします。
続いて、「宛先の追加」を選択します。
このページは、設定済みなので、そのまま次のページに進みます。
書類IDは、クラウドサインから自動で取得できるように設定されています。
メールアドレス・宛先の名前・宛先の会社名はAirtableから自動で取得できるように設定されています。
アクセスコード・言語設定は、任意で設定してください。
すべての設定が完了したら、テストを行い保存してください。
最後に、「書類の送信・リマインド」を選択します。
このページは、設定済みなので、そのまま次のページに進みます。
上記画像のように、書類IDは、クラウドサイン上の「書類ID」を自動で取得し反映できるように設定されています。
このままテストを行い、成功したら保存してください。
これで、フローボットの全ての設定が完了しました！
上記画面が表示されたら「トリガーをON」にして、フローボットを起動させましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Airtableからクラウドサインで契約書を送信する
■概要
Airtableからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Airtable上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを使用して、帳票類の作成管理を行なっている方
・帳票類の一元管理を行う方
・契約締結までの一連の作業の効率化を行いたい方
2.Airtableで案件管理をしている企業
・情報を集約して登録し一元管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは契約締結に関連する業務の効率化に有効的なツールです。
Airtableで情報を登録し、それを基に契約書を作成することで業務進行を円滑にします。
しかしAirtableの登録情報を毎回手入力して契約書を作成するのは、デジタル化の進展を妨げる可能性があります。
このフローを使用すると、Airtableの詳細ページの情報を基に自動で契約書の作成・送付を行うことができ、手作業の手間を省きます。
契約書の作成業務のほとんどを自動化することで、他の業務に時間をかけることができチーム全体の業務進行を加速させることにつながります。
また引用した情報を活用して契約書を作成し、ヒューマンエラーの発生を未然に防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
セールスチームが新しい取引先との契約を結ぶ際、このフローを活用すると、Airtableに保存されている顧客情報を取得し、クラウドサインで契約書を自動生成・送信できます。
これにより、セールス担当者は契約書の作成・送付にかかる時間を削減でき、スムーズに契約を進めることが可能になり、成約率の向上が期待できます。
このフローを人事部門で活用すると、Airtableで新入社員の情報を管理し、その情報を基に自動でクラウドサインの雇用契約書を作成・送信できます。
これにより、正確に雇用契約書の作成・送付を完了させることができ、採用プロセスの透明性と効率性の向上が期待できます。
このフローを活用すると、フリーランスとの業務委託契約書作成と送信のプロセスを自動化できます。
Airtableでフリーランスの契約内容を管理し、その情報を使用してクラウドサインで契約書を作成・送付することができます。
これにより、フリーランスとの契約締結を素早く完了し、業務開始までの時間を短縮することが可能です。
今回ご紹介したフローボット以外にも、Airtableやクラウドサインを使用した自動化例がございます。
ここからは、おすすめの3つのフローボットをご紹介します！
1.Airtableで登録された情報で、Googleカレンダーに予定を自動で登録するフローです。
手入力を省き、自動で予定の作成を行えるため、ヒューマンエラーの発生を抑えることが可能です。
■概要
Airtableで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleカレンダーを業務に活用している方
・チームの予定の可視化に活用している方
・タスク期限を登録している方
2.Airatableを活用してデータ管理を行なっている方
・プロジェクトの進行の予定管理に活用している方
・タスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーはチーム全体の予定管理を行うために有効的なツールです。
またAirtableを併用することで、情報の一元管理やタスク管理も可能となり、業務の進行を円滑にします。
しかしAirtableに登録された情報をあたらめてGoogleカレンダーに手入力で登録するのは手間がかかり、作業効率低下に繋がるかもしれません。
このフローを活用すると、Airtableに登録された情報でGoogleカレンダーに自動で予定を作成します。
手入力を省いて自動で予定の作成を行うことで、ヒューマンエラーのリスクを回避することができます。
また手入力を待つことなくGoogleカレンダーに予定が登録されるため、チーム内への素早い情報共有にもつながります。
■注意事項
・Googleカレンダー、AiratableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.クラウドサインで契約が完了したら、Salesforceの情報を自動で更新するフローです。
情報を引用してデータを追加できるため、手入力の手間を省き、入力ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぐことが可能です。
■概要
クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインで帳票作成等行う企業の方
・顧客企業との書類を作成管理している方
・業務委託締結の書類を管理している人事部門の方
2.Salesforceで情報を管理している方
・取引先企業の情報の一元管理に使用している方
・取引に関連する帳票の情報を登録している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは発行した帳票を締結まで管理し、プロセスを可視化することのできるツールです。
さらにSalesforceに登録している取引情報や顧客情報と帳票を管理することで、チーム内での情報共有を円滑にします。
しかし、クラウドサインの契約が完了後に毎回Salesforceの情報を更新するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
このフローを活用するとクラウドサインで契約が完了後、自動でSalesforceのデータの更新を行い、手作業を省きます。
情報を引用してデータを追加するため、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、Slackに連携してクラウドサインの内容を基にメッセージを自動で送るフローです。
チャットへの通知作業を自動化できるため、タスク管理の精度の向上が期待できます。
■概要
クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、Slackに連携してクラウドサインの内容を基にメッセージを送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・一定の条件の書類をトリガーにチャット通知を自動で行うため、タスク管理の精度が上がります。
・一連の流れが自動で完了するため、手入力による手間を省き、業務効率を向上させることができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
本記事では、Airtableとクラウドサインを連携し、Airtableの情報を反映しクラウドサインで契約書を自動作成・送信する方法をご紹介しましたが、いかがでしたか？
この方法を活用すると、契約書の作成・送信作業を自動化でき、他の業務に時間をかけることができるため、チーム全体の効率を向上させることが期待できます。
またAirtableから引用した情報を活用して、契約書を作成するため、ヒューマンエラーの発生を未然に防ぐことが可能です。
業務の効率化を目指すなら、Yoomでさまざまなアプリを連携し、業務を自動化していきましょう！
こちらのフローボットテンプレート一覧から、気になるフローをお試しください。
