Airtableとクラウドサインを連携し、契約書を自動送信｜業務効率化

ステップ1:Airtableとクラウドサインをマイアプリ登録する

まずは、YoomのマイアプリにAirtableとクラウドサインを登録しましょう。

1. Airtableの登録方法

左欄の「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からAirtableを検索してください。

「＋ペースを追加」から該当するワークスペースを選択後、「アクセスを許可する」をクリックします。

2. クラウドサインの登録方法
今度は「新規接続」からクラウドサインを検索してください。

クラウドサインのマイアプリ登録方法を参考に、アカウント名とクライアントIDを入力し、「追加」をクリックしてください。

これでAirtableとクラウドサインのマイアプリ登録完了です！

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

‍

ステップ2:Airtableのレコードの詳細ページから起動する、Chrome拡張機能トリガーの設定

まずは、「レコードの詳細ページから起動」を選択します。

Chrome拡張機能をこちらからインストールしてください。
Chrome拡張機能の設定方法詳細は、こちらをご覧ください。

上記項目は、設定済みなので、そのまま次のページに進みます。

ベースID、テーブルID、起動ページのURLサンプルを、枠外の注釈に従って入力してください。
テストを行い、アウトプットが正しく取得されたら「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Googleドキュメントに書類を発行する

次に、「書類を発行する」を選択します。

ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDは、候補より任意で設定可能です。

出力ファイルは、上記のように設定されています。
解説）上記のように設定することで、先ほどChrome拡張機能を設定したAirtable上の「企業名」を自動で取得し反映することができます。

設定が完了したら、「次へ」をクリックし進みます。

次のページも上記のように設定済みです。
日付は今日の日付が自動取得されるように設定されています。

昨日や翌日など、違う日にちを取得したい場合は、「日付」より選択してください。

ステップ4:クラウドサインに書類を作成する

続いて、「書類の作成」を選択します。

このページは、設定済みなので、そのまま次のページに進みます。

書類タイトルの企業名は、先ほど同様Airtable上の「企業名」を自動で取得し反映できるように設定されています。
その他の項目は、任意で設定してください。

設定が全て完了したら、テストをクリックします。
アウトプットが正しく取得されたら「保存する」をクリックしてください。

ステップ5:クラウドサインの書類にファイルを添付する

‍

続いて、「書類にファイルを添付」を選択します。

‍

このページは、設定済みなので、そのまま次のページに進みます。

書類IDは、クラウドサイン上の「書類ID」を自動で取得し反映できるように設定されています。
ファイルの添付方法は、「アウトプットを使用する」と「発行した書類」が選択されているのを確認し、テストを行ってください。

テストが成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ6:クラウドサインに宛先の追加をする

‍

続いて、「宛先の追加」を選択します。

このページは、設定済みなので、そのまま次のページに進みます。

書類IDは、クラウドサインから自動で取得できるように設定されています。
メールアドレス・宛先の名前・宛先の会社名はAirtableから自動で取得できるように設定されています。
アクセスコード・言語設定は、任意で設定してください。

すべての設定が完了したら、テストを行い保存してください。

ステップ7:クラウドサインの書類の送信・リマインドをする

最後に、「書類の送信・リマインド」を選択します。

このページは、設定済みなので、そのまま次のページに進みます。

上記画像のように、書類IDは、クラウドサイン上の「書類ID」を自動で取得し反映できるように設定されています。

このままテストを行い、成功したら保存してください。

これで、フローボットの全ての設定が完了しました！
上記画面が表示されたら「トリガーをON」にして、フローボットを起動させましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
Airtableからクラウドサインで契約書を送信する

このフローを使った具体的な利用シーン

1.セールスチームの契約書作成と自動送信

セールスチームが新しい取引先との契約を結ぶ際、このフローを活用すると、Airtableに保存されている顧客情報を取得し、クラウドサインで契約書を自動生成・送信できます。
これにより、セールス担当者は契約書の作成・送付にかかる時間を削減でき、スムーズに契約を進めることが可能になり、成約率の向上が期待できます。

2.人事部門の雇用契約書管理

このフローを人事部門で活用すると、Airtableで新入社員の情報を管理し、その情報を基に自動でクラウドサインの雇用契約書を作成・送信できます。
これにより、正確に雇用契約書の作成・送付を完了させることができ、採用プロセスの透明性と効率性の向上が期待できます。

3.フリーランス契約の管理

このフローを活用すると、フリーランスとの業務委託契約書作成と送信のプロセスを自動化できます。
Airtableでフリーランスの契約内容を管理し、その情報を使用してクラウドサインで契約書を作成・送付することができます。
これにより、フリーランスとの契約締結を素早く完了し、業務開始までの時間を短縮することが可能です。

‍

Airtable・クラウドサインを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフローボット以外にも、Airtableやクラウドサインを使用した自動化例がございます。
ここからは、おすすめの3つのフローボットをご紹介します！

1.Airtableで登録された情報で、Googleカレンダーに予定を自動で登録するフローです。
手入力を省き、自動で予定の作成を行えるため、ヒューマンエラーの発生を抑えることが可能です。

2.クラウドサインで契約が完了したら、Salesforceの情報を自動で更新するフローです。
情報を引用してデータを追加できるため、手入力の手間を省き、入力ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぐことが可能です。

3.クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、Slackに連携してクラウドサインの内容を基にメッセージを自動で送るフローです。
チャットへの通知作業を自動化できるため、タスク管理の精度の向上が期待できます。

まとめ

本記事では、Airtableとクラウドサインを連携し、Airtableの情報を反映しクラウドサインで契約書を自動作成・送信する方法をご紹介しましたが、いかがでしたか？
この方法を活用すると、契約書の作成・送信作業を自動化でき、他の業務に時間をかけることができるため、チーム全体の効率を向上させることが期待できます。
またAirtableから引用した情報を活用して、契約書を作成するため、ヒューマンエラーの発生を未然に防ぐことが可能です。
業務の効率化を目指すなら、Yoomでさまざまなアプリを連携し、業務を自動化していきましょう！
こちらのフローボットテンプレート一覧から、気になるフローをお試しください。