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業務管理においてチーム内での情報共有は欠かせませんが、新しいデータが追加されるたびに社内チャットツールで報告を行うのは、手間がかかるだけでなく、伝達ミスや対応の遅れにつながることもあります。
特に、プロジェクト管理やタスク管理では、最新情報を正確かつ素早く把握することが重要になります。
本記事では、AirtableとChatworkを連携し、新しいレコードが登録された際にChatworkに自動通知する方法を解説します。
この仕組みにより、手動での確認作業を削減しながら、必要な情報が適切に共有される環境が整うことが期待されます。プログラミングの知識がなくても簡単に導入できるため、ぜひ本記事を参考に試してみてください！
[Yoomとは]
まず、Airtableに新しいレコードが追加されたことを、AirtableのAPIを利用して受け取ります。
その後、Chatworkが提供するAPIを使い、Airtableのデータを受け取ってChatworkに通知することが可能です。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomに登録済みの方はログインし、未登録の方はこちらから無料登録をして、設定を進めてください。
まず、AirtableとChatworkをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、ページ左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からChatworkを検索してください。
任意の方法でログインをしてください。
アクセスリクエストの許可をすると、Chatworkの連携が完了します。
次に、「+新規接続」からAirtableを検索してください。
任意の方法でサインインを行なってください。
次に、ページ下部の「+Add a base」をクリックしワークスペースを選択します。
その後、「Grant access」をクリックすると、Airtableの連携が完了します。
次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。
次に、Airtableから追加されたレコードを読み込む設定を行います。
「新しいレコードが登録されたら」をクリックしてください。
次のページで「Airtableと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。
API接続の設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なるため、ご注意ください。
「ベースID」と「テーブルIDまたは名前」は、注釈を参照し、AirtableのURLから引用してください。
「Created Timeのフィールド名」は、注釈通りに設定を行なってください。
今回は、このようなデータベースを使用します。
準備ができたら「テスト」をクリックしてください。
アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。
※JSON PATHを使用すると、任意の値を取得することができます。詳しくはこちらをご確認ください。
続いて、Chatworkに通知する設定を行います。
「メッセージを送る」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
API接続の設定を行います。
「ルームID」は、入力欄をクリックし表示された候補から該当項目を選択してください。
「メッセージ内容」は、任意で編集できます。今回は「レコードが登録されました。」というテキストと、候補から「レコードID」と「レコード作成日」を追加しました。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これで、Airtableで新しいレコードが登録されたらChatworkに自動で通知されます。
他にもAirtableを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！
Sansanに登録された名刺情報がAirtableへ自動で追加されることで、顧客情報のスムーズな管理がサポートされます。これにより、手作業での入力負担を削減しながら、名刺データの一元化が期待されます。
WordPressで公開された投稿がAirtableに自動で記録されることで、ブログなどのコンテンツ管理が手軽に行えるようサポートされます。これにより、記事の履歴を一括で管理し、情報の整理や活用がスムーズに進むことが期待されます。
Chatworkで送信されたメッセージをAirtableに記録することで、情報の蓄積と整理が簡単に行えるようサポートされます。これにより、重要なメッセージを手作業で転記する必要がなくなり、業務の効率化がサポートされます。
Airtableで新しいレコードが登録されたらChatworkに通知を送る仕組みで、担当者が個別にデータ確認を行う手間が削減されます。
従来、Airtableに新しいレコードが追加された際は、関係者が都度Airtableを開き、必要に応じて手動で連絡を行う必要がありました。
このプロセスを自動化することで、通知の漏れや確認作業の負担が軽減され、業務の流れがよりスムーズになると予想されます。
また、通知を受けた関係者が素早く次のアクションを進めることで、スムーズにな業務進行が期待できます。
新規レコードの情報を共有する際、手動でデータ転記を行うとヒューマンエラーが発生する可能性があります。
そこでこのアプリ連携を導入すると、Airtableのデータ登録に合わせてChatworkへ自動的に通知されるため、関係者が常に最新の情報を正確に確認でき、誤ったデータの共有を防ぐようサポートされます。
例えば、新規商品のデータなどが登録されたことをマーケティングチームがすぐに確認できるようになり、正しい商品データを基に広告を作成できるなど、業務の正確性向上も期待できます。
業務の進行が特定の担当者に依存すると、休暇や退職などによって情報伝達が滞るリスクがあります。
Airtableのデータ更新をChatworkで共有することで、関係者全員が必要な情報にアクセスしやすくなり、業務の属人化を防ぐことが期待されます。
例えば、タスク管理をAirtableで行っている場合、担当者の変更や業務の引き継ぎが発生した際にもChatworkの通知履歴を参照することで、スムーズに対応を進めることができるでしょう。
このように、チーム全体で情報を共有しながら、業務の継続性を確保することが期待できます。
データの追加や更新が発生するたびに関係者へ手動で報告を行うのは、業務の負担となるだけでなく、伝達ミスや対応漏れのリスクを高めます。
今回紹介したAirtableとChatworkの連携を活用することで、新しいレコードが登録された際にChatworkへ自動で通知され、関係者が必要な情報を把握しやすくなると予想されます。
これにより、手作業による連絡の手間を削減し、業務の効率化や情報共有の正確性向上が期待されます。
Yoomのアプリ連携はプログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、ぜひ本記事を参考に試してみてください！
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