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業務管理においてチーム内での情報共有は欠かせませんが、新しいデータが追加されるたびに社内チャットツールで報告を行うのは、手間がかかるだけでなく、伝達ミスや対応の遅れにつながることもあります。
特に、プロジェクト管理やタスク管理では、最新情報を正確かつ素早く把握することが重要になります。
本記事では、AirtableとChatworkを連携し、新しいレコードが登録された際にChatworkに自動通知する方法を解説します。
この仕組みにより、手動での確認作業を削減しながら、必要な情報が適切に共有される環境が整うことが期待されます。プログラミングの知識がなくても簡単に導入できるため、ぜひ本記事を参考に試してみてください！
[Yoomとは]
まず、Airtableに新しいレコードが追加されたことを、AirtableのAPIを利用して受け取ります。
その後、Chatworkが提供するAPIを使い、Airtableのデータを受け取ってChatworkに通知することが可能です。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomに登録済みの方はログインし、未登録の方はこちらから無料登録をして、設定を進めてください。
■概要
Airtableで新しいレコードが登録されたら、Chatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを使用してデータ管理をしている方
・顧客情報を管理している営業担当者
・Airtableを使用してタスク管理しているチーム
・AirtableのWorkspaceを使用して複数人で共同作業を行っている方
2.コミュニケーションツールとしてChatworkを使用している方
・日常的にChatworkを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているメンバー
・Chatworkのチャンネルにメッセージを出すことで、情報連携を迅速に行いたい方
・Chatworkを使用してタスク管理を行っている方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Airtableで新しいレコードが登録されたら、Chatworkに通知することができるため、業務の効率化を図ることができます。
・AirtableのWorkspaceを使用して複数人で共同作業を行っている場合、誰が何を登録したかをChatworkの通知で容易に把握することができます。
・Chatworkによる通知を自動化することができるため、宛先誤りや文章の記載ミスといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Chatworkによる通知を手動で行う必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・Chatworkによる通知は、ルームやメッセージ内容を任意で設定することができ、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。
・Chatworkでタスク管理をしている場合、Airtableのレコード情報を元にタイムリーにタスク更新をすることができます。
■注意事項
・Airtable、ChatworkのそれぞれとYoomを連携させてください。
まず、AirtableとChatworkをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、ページ左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からChatworkを検索してください。
任意の方法でログインをしてください。
アクセスリクエストの許可をすると、Chatworkの連携が完了します。
次に、「+新規接続」からAirtableを検索してください。
任意の方法でサインインを行なってください。
次に、ページ下部の「+Add a base」をクリックしワークスペースを選択します。
その後、「Grant access」をクリックすると、Airtableの連携が完了します。
次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Airtableで新しいレコードが登録されたら、Chatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを使用してデータ管理をしている方
・顧客情報を管理している営業担当者
・Airtableを使用してタスク管理しているチーム
・AirtableのWorkspaceを使用して複数人で共同作業を行っている方
2.コミュニケーションツールとしてChatworkを使用している方
・日常的にChatworkを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているメンバー
・Chatworkのチャンネルにメッセージを出すことで、情報連携を迅速に行いたい方
・Chatworkを使用してタスク管理を行っている方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Airtableで新しいレコードが登録されたら、Chatworkに通知することができるため、業務の効率化を図ることができます。
・AirtableのWorkspaceを使用して複数人で共同作業を行っている場合、誰が何を登録したかをChatworkの通知で容易に把握することができます。
・Chatworkによる通知を自動化することができるため、宛先誤りや文章の記載ミスといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Chatworkによる通知を手動で行う必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・Chatworkによる通知は、ルームやメッセージ内容を任意で設定することができ、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。
・Chatworkでタスク管理をしている場合、Airtableのレコード情報を元にタイムリーにタスク更新をすることができます。
■注意事項
・Airtable、ChatworkのそれぞれとYoomを連携させてください。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。
次に、Airtableから追加されたレコードを読み込む設定を行います。
「新しいレコードが登録されたら」をクリックしてください。
次のページで「Airtableと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。
API接続の設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なるため、ご注意ください。
「ベースID」と「テーブルIDまたは名前」は、注釈を参照し、AirtableのURLから引用してください。
「Created Timeのフィールド名」は、注釈通りに設定を行なってください。
今回は、このようなデータベースを使用します。
準備ができたら「テスト」をクリックしてください。
アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。
※JSON PATHを使用すると、任意の値を取得することができます。詳しくはこちらをご確認ください。
続いて、Chatworkに通知する設定を行います。
「メッセージを送る」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
API接続の設定を行います。
「ルームID」は、入力欄をクリックし表示された候補から該当項目を選択してください。
「メッセージ内容」は、任意で編集できます。今回は「レコードが登録されました。」というテキストと、候補から「レコードID」と「レコード作成日」を追加しました。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これで、Airtableで新しいレコードが登録されたらChatworkに自動で通知されます。
■概要
Airtableで新しいレコードが登録されたら、Chatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを使用してデータ管理をしている方
・顧客情報を管理している営業担当者
・Airtableを使用してタスク管理しているチーム
・AirtableのWorkspaceを使用して複数人で共同作業を行っている方
2.コミュニケーションツールとしてChatworkを使用している方
・日常的にChatworkを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているメンバー
・Chatworkのチャンネルにメッセージを出すことで、情報連携を迅速に行いたい方
・Chatworkを使用してタスク管理を行っている方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Airtableで新しいレコードが登録されたら、Chatworkに通知することができるため、業務の効率化を図ることができます。
・AirtableのWorkspaceを使用して複数人で共同作業を行っている場合、誰が何を登録したかをChatworkの通知で容易に把握することができます。
・Chatworkによる通知を自動化することができるため、宛先誤りや文章の記載ミスといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Chatworkによる通知を手動で行う必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・Chatworkによる通知は、ルームやメッセージ内容を任意で設定することができ、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。
・Chatworkでタスク管理をしている場合、Airtableのレコード情報を元にタイムリーにタスク更新をすることができます。
■注意事項
・Airtable、ChatworkのそれぞれとYoomを連携させてください。
他にもAirtableを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！
Sansanに登録された名刺情報がAirtableへ自動で追加されることで、顧客情報のスムーズな管理がサポートされます。これにより、手作業での入力負担を削減しながら、名刺データの一元化が期待されます。
■概要
Sansanで登録された名刺情報をAirtableに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Sansanを業務に活用している方
・名刺管理を行う方
・カメラで画像を読み取って情報を抽出して登録を行う方
2.Airtableのデータベースを活用している方
・顧客情報の一元管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
Sansanは画像から名刺の情報を解析し登録を行うことができるため、 登録業務の効率化のできるツールです。
さらにAirtableで情報を一元管理することで、チーム全体の情報へのアクセス性を高めます。
しかし一元管理しているAirtableのデータベースに名刺が登録されるたびに情報を手入力するのは、ヒューマンエラーのリスクを高める可能性があります。
このフローを活用することで、Sansanのデータを引用して自動でAirtableに登録ができるため、入力の際のミスや漏れを未然に防ぐことにつながります。
手入力の手間を大幅に削減できるため、他の業務に時間を使うことができ、業務進行を円滑にします。
コア業務に時間を取ることで、生産性向上へと繋げます。
■注意事項
・Sansan、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
WordPressで公開された投稿がAirtableに自動で記録されることで、ブログなどのコンテンツ管理が手軽に行えるようサポートされます。これにより、記事の履歴を一括で管理し、情報の整理や活用がスムーズに進むことが期待されます。
■概要
WordPressで投稿が公開されたらAirtableに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.WordPressを使用してコンテンツ管理を行う企業
・記事制作を行うコンテンツ担当者
・コンテンツ公開後の戦略を担当する方
2.Airtableを使用したデータベースで情報の管理を行う方
・データベースに登録した情報の分析を行う方
・情報の一元管理を行う事務職担当者
■このテンプレートを使うメリット
WordPressはコンテンツ作成に有効なツールです。
併せて作成したコンテンツの件数管理をAirtableのデータベースを活用して行うことで、作成したコンテンツを他の情報と連携することができます。
しかし、Airtableに手入力で情報を入力するのは手間がかかり、業務プロセスの改善を阻害する要因となります。
このフローを活用することによって、WordPressで投稿が公開されたら自動でAirtableのデータベースに情報が登録され、手作業の手間がかからなくなります。
また入力情報を引用することで、手入力によるヒューマンエラーを未然に防ぎます。
■注意事項
・WordPress、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
Chatworkで送信されたメッセージをAirtableに記録することで、情報の蓄積と整理が簡単に行えるようサポートされます。これにより、重要なメッセージを手作業で転記する必要がなくなり、業務の効率化がサポートされます。
■概要
Chatworkで受け取った重要な連絡やタスク依頼を、手作業でAirtableに転記する際に手間を感じたり、対応漏れが発生したりしていませんか？このワークフローを活用すれば、Chatworkの特定ルームにメッセージが投稿されると、自動で内容を解析しAirtableにレコードとして追加します。これにより、タスク管理の抜け漏れを防ぎ、情報集約にかかる工数を削減することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Airtableで新しいレコードが登録されたらChatworkに通知を送る仕組みで、担当者が個別にデータ確認を行う手間が削減されます。
従来、Airtableに新しいレコードが追加された際は、関係者が都度Airtableを開き、必要に応じて手動で連絡を行う必要がありました。
このプロセスを自動化することで、通知の漏れや確認作業の負担が軽減され、業務の流れがよりスムーズになると予想されます。
また、通知を受けた関係者が素早く次のアクションを進めることで、スムーズにな業務進行が期待できます。
新規レコードの情報を共有する際、手動でデータ転記を行うとヒューマンエラーが発生する可能性があります。
そこでこのアプリ連携を導入すると、Airtableのデータ登録に合わせてChatworkへ自動的に通知されるため、関係者が常に最新の情報を正確に確認でき、誤ったデータの共有を防ぐようサポートされます。
例えば、新規商品のデータなどが登録されたことをマーケティングチームがすぐに確認できるようになり、正しい商品データを基に広告を作成できるなど、業務の正確性向上も期待できます。
業務の進行が特定の担当者に依存すると、休暇や退職などによって情報伝達が滞るリスクがあります。
Airtableのデータ更新をChatworkで共有することで、関係者全員が必要な情報にアクセスしやすくなり、業務の属人化を防ぐことが期待されます。
例えば、タスク管理をAirtableで行っている場合、担当者の変更や業務の引き継ぎが発生した際にもChatworkの通知履歴を参照することで、スムーズに対応を進めることができるでしょう。
このように、チーム全体で情報を共有しながら、業務の継続性を確保することが期待できます。
データの追加や更新が発生するたびに関係者へ手動で報告を行うのは、業務の負担となるだけでなく、伝達ミスや対応漏れのリスクを高めます。
今回紹介したAirtableとChatworkの連携を活用することで、新しいレコードが登録された際にChatworkへ自動で通知され、関係者が必要な情報を把握しやすくなると予想されます。
これにより、手作業による連絡の手間を削減し、業務の効率化や情報共有の正確性向上が期待されます。
Yoomのアプリ連携はプログラミングの知識がなくても簡単に導入できるので、ぜひ本記事を参考に試してみてください！
