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Yoomを活用したAirtableとMisoca、Gmailの連携により、情報の更新から請求書の作成、メール送付までを一貫して自動化することができます。
このフローを導入することで、情報の転記ミスが削減されるので、担当者の日常作業の負担を軽減することも期待できます。
この記事では、自動化フローの導入で得られる業務上のメリットと具体的な連携方法を紹介します。
・AirtableとMisocaをそれぞれ業務で活用し、データ連携や情報共有に手間を感じている方
・複数の請求先があり、請求書作成送信作業の効率化を検討している担当者
・部署間で異なるITツールを活用しており、情報の一元管理や連携を希望している責任者
・手動入力のミスを減らして正確な請求処理を行いたいと考えている方
・APIを活用してできるツールの業務プロセスを自動化したいと考えているIT担当者
Airtable、Misoca、Gmailを連携することで、請求書の作成後にメール送信する作業が自動化され、入力作業の時間が短縮されます。
例えば、複数の取引先を持つ企業の担当者は、このプロセスを自動化することで、請求書作成からメールの送付までの時間を短縮できるため、短縮できた時間をその他重要な業務に充てることができるかもしれません。
これまで手動で情報を入力する場合、金額や顧客情報の誤入力をしてしまうなどのリスクがありました。
このフローの導入でAirtableのデータがMisocaに直接連携されるため、入力ミスなどのヒューマンエラーを防止できます。
具体例として、プロジェクトごとの請求金額が複雑な場合、データの転記ミスの発生が避けられないこともありますが、データ入力作業が自動化することで正確性が保たれるため、トラブル発生のリスクを軽減できます。
また、Gmailで連携した情報を使ってメールが行えるため、メール内容に不備が発生することも防止できそうです。
Airtableからデータを反映させることで、Airtableのみの確認作業で情報を把握できるので、データベース情報を把握しているチーム間でスムーズな情報共有が可能となります。
例えば、営業チームがAirtableで商談の進捗を入力し、その情報を基に経理が請求書を作成するフローが自動化されるため、誤った情報共有による伝達ミスを防ぐことにもつながるでしょう。
部署ごとに異なるアプリを使用したり、アプリの横断する必要がなくなるかもしれません。
[Yoomとは]
それでは、実際に「Airtableでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しGmailで送信する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
・AirtableとMisocaとGmailをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・Airtableのトリガー設定とMisocaの設定、それに続くGmailの各アクションの設定
・トリガーをON
それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。
(1)まずはAirtableをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からAirtableを検索してください。
Airtableのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリック後、「＋ペースを追加」から該当するワークスペースを選択して、「アクセスを許可する」をクリックします。
これでAirtableの接続ができました。
(2)次にMisocaを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でMisocaのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(3)該当するIDを選択し、ログインしましょう。
(4)Misocaのアプリ接続が完了しましたので、3つ目のアプリGmailを接続していきます。
同様の操作でGmailのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(5)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
設定が正常に行われると、3つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで3つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるため、「OK」のボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは分岐アクションを含め6つです。
(1)まず、Airtableのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Airtableでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しGmailで送信する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「レコードが更新されたら」をクリックします。
(3)連携したいAirtableアカウントの情報を入力し［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で設定する「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
続いて、「ベースID」、「テーブルID」、「Created Timeのフィールド名」は注釈部分を確認して設定を行いましょう。
(5)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
もし、取得できるアウトプットを増やしたい場合、『JsonPath』で他の値（スラッグやタイトルなど）も取得するのがおすすめです。
本記事では、あらかじめMisocaの取引先ID【（ID（Misoca））】の値を設定しています。
(1)2つ目の分岐アクションはすでに設定されています。
「コマンドオペレーション」をクリックし、設定内容を確認しましょう。
(2)以下の画面のように、このテンプレートでは、分岐対象のアウトプットとして「オペレーション：レコードが更新されたら」→「アウトプット」を「Status」に対象として指定しています。
「アウトプット」や「分岐条件」は状況に応じて任意で設定してください。
（今回は「値と等しくなると『完了』として処理される」ように設定します）
(3)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。
※分岐をするにはミニプラン以上のプランで利用できる機能で、フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルで各プランの制限を一部開放して使うことができます。
(1)次にMisocaの設定を行います。
3つ目のアクション、「特定の取引先に紐づく送り先IDを取得」をクリックします。
(2)Misocaと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次画面で「取引先ID」の情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得した内容が展開され、情報を引用することができます。
(4)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
(5)次のアクション「請求書を作成」に進みましょう。
「Misocaと連携するアカウント情報」にアカウントが設定されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(6)次画面で「請求日」などの情報を入力していきましょう。
入力バーをクリックすると、「日付」が引用できます。
以下の画面は、「日付」→「今日という文字の矢印」と順にクリックして表示された赤枠部分の日付情報を引用したものです。
その他の項目でも前ステップで取得した情報が展開され、内容を引用することができます。
(7)入力完了後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
さあ、設定の後半部分です！
(8)5つ目のアクション「請求書PDFを取得」を設定しましょう。
前ステップと同様に、「Misocaと連携するアカウント情報」にアカウントが設定されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
(9)次画面で「請求書ID」を入力します。
これまで取得したアウトプットも設定できるので、該当する情報を入力しましょう。
(10)入力完了後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
(1)最後のステップです！！
6つ目のアクション「メールを送る」をクリックしましょう。
(2)連携するGmailアカウントを入力し、必要項目を埋めていきましょう。
以下の画像のようにアウトプットも活用してください。
(3)入力後、［次へ］をクリックすると設定した内容の一覧が確認できます。
作成したメールの内容に問題がなければ、［テスト］、その後、［保存する］をクリックします。
これで設定が全て完了しました。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもMisocaを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Kintoneでのステータス更新をトリガーにして、請求書の作成と送信を自動で行うフローです。
この自動化によって人的ミスを回避し正確性の高い請求書を発行することで、顧客満足度向上につながるかもしれません。
請求業務に必要なデータをSPIRALで一元管理している方におすすめのフローです。
手動による請求書の作成と送信の作業を自動化できるため、請求業務の負担を軽減することが可能でしょう。
Misocaで管理する請求書のステータスが請求済みになったら自動で情報をGoogleスプレッドシートに追加するため、手入力の手間を省きます。
引用した情報を使用してデータの追加を行うので手入力で起こり得る入力ミスを未然に防ぎ、情報の精度を高く保つことができそうです。
今回紹介したAirtableとMisoca、Gmailの連携により、業務の効率化と情報の正確性向上が期待できます。
作業の負担が軽減し、スタッフが安心して業務に集中できる時間が増えるので、ヒューマンエラーが削減され、業務の質をさらに向上させることもできるかもしれません。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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