Airtableでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しGmailで送信する
Airtableでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しGmailで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Misoca
と
Airtable
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
Airtableで管理している案件のステータスを更新した後、Misocaで請求書を作成し、Gmailで送付するといった一連の作業に手間を感じていませんか？手作業での請求業務は、情報の転記ミスや送付漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Airtableのレコード更新をトリガーに、Misocaでの請求書作成からGmailでの送付までの一連の流れを自動化し、請求業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとMisocaを活用し、請求書発行を手作業で行っている経理担当者の方
- 案件のステータス更新から請求書送付までを自動化したいと考えている営業担当者の方
- 請求業務におけるヒューマンエラーを減らし、効率化したいと考えている事業責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableのステータス更新を起点に、請求書作成から送付までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による請求情報の転記ミスや送付漏れなどを防ぎ、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Airtable、Misoca、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、特定のステータスに更新された場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 次に、オペレーションでMisocaを選択し、「特定の取引先に紐づく送り先IDを取得する」アクションで宛先情報を取得します。
- 続けて、Misocaの「請求書を作成する」アクションと「請求書PDFを取得する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで取得した請求書PDFを添付して送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Misocaで請求書を作成する際に、品目や金額、備考などの各項目に固定のテキストを設定したり、Airtableのレコード情報から取得した値を動的に埋め込むといったカスタムが可能です。
- Gmailでメールを送信する際に、件名や本文に固定のテンプレート文を設定したり、Airtableから取得した宛先情報や顧客名などを動的に設定することが可能です。
■注意事項
- Airtable、Misoca、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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納品書が作成または更新されたら
納品書が更新されたら（発行済みステータスの場合のみ起動）
レコードが登録されたら
レコードが更新されたら
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
送り先を作成する
見積書を作成
請求書を作成
請求書の郵送指示を実行する
請求書PDFを取得
見積書PDFを取得
取引先を作成
取引先情報の取得
送り先情報の取得
見積書をメールで送信
特定の取引先に紐づく送り先IDを取得
請求書を作成（請求内容をリストで指定）
見積書を作成（見積内容をリストで指定）
納品書PDFを取得
取引先一覧の取得
レコードを取得
レコードを作成
レコードを更新
フローボットトリガー
請求書が新たに作成されたら見積書が新たに作成されたら（使用不可）見積書が作成または更新されたら請求書が作成または更新されたら請求書が更新されたら（請求済みステータスの場合のみ起動）納品書が新たに作成されたら納品書が作成または更新されたら納品書が更新されたら（発行済みステータスの場合のみ起動）
フローボットオペレーション
送り先を作成する見積書を作成請求書を作成請求書の郵送指示を実行する請求書PDFを取得見積書PDFを取得取引先を作成取引先情報の取得送り先情報の取得見積書をメールで送信特定の取引先に紐づく送り先IDを取得請求書を作成（請求内容をリストで指定）見積書を作成（見積内容をリストで指定）納品書PDFを取得取引先一覧の取得
フローボットトリガー
レコードが登録されたらレコードが更新されたら
フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
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