Airtableとマネーフォワード クラウド会計を連携して、Airtableでステータスが変更されたらマネーフォワード クラウド会計に取引先を自動登録する方法

ステップ1:Airtableとマネーフォワード クラウド会計をマイアプリ登録

Airtableとマネーフォワード クラウド会計をYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定を簡単に進められます。

まず、Airtableのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

検索機能を活用してAirtable（OAuth）を検索するか、一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されたら、「ベースを追加」から使用するワークスペースを選択し、「アクセスを許可する」をクリックします。

続いて、マネーフォワード クラウド会計のマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様に、一覧からマネーフォワード クラウド会計を探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されるので、メールアドレスでログインしましょう。

以下の画面が表示されたら、パスワードを入力し、ログインしてください。

次に、事業者を選択して「次へ」をクリックしましょう。

最後にアプリとの連携を許可する設定を行ってください。

Airtableとマネーフォワード クラウド会計がマイアプリに表示されたら、設定完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下のページから変更しましょう。
最初に、Airtableの「レコードが更新されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるAirtableのトリガー設定とその後に続くマネーフォワード クラウド会計のオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自由に変更可
• 「Airtable（OAuth）と連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「トリガーアクション」→レコードが更新されたら
  

以下の設定方法を確認してください。

Airtableの画面に移動し、テスト用に取引先情報を設定してください。
今回は、ステータスが「受注」に更新された場合にトリガーを起動する設定を行うので、以下のように設定しました。

Yoom画面に戻り、以下の設定を行います。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、注意しましょう。
• 「ベースID」、「テーブルID」→説明の通りに設定
• 「Last Modified Timeのフィールド名」→任意で設定

「テスト」をクリックすると、Airtableの値が結果として表示されます。
この値を使用して、マネーフォワード クラウド会計の設定を行うので、「テスト成功」と表示されたら、こちらの通りに設定を行ってください。
設定が完了したら、「保存」をクリックします。

続いて、ステータスが「受注」かそうでないかによって分岐する設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※分岐は一部有料プランのみ利用できる機能（オペレーション）です。
他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるため、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可

条件対象のアウトプット

• 「オペレーション」→レコードが更新されたら
• 「アウトプット」→ステータス

分岐条件

「ステータス」、「値を含む」、「受注」

確認できたら、「保存」をクリックします。

続いて、マネーフォワード クラウド会計の設定を行うため、「取引先を作成」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自由に変更可
• 「マネーフォワード クラウド会計と連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「アクション」→取引先を作成
  

以下の画面が表示されるので、「取引先名称」を設定しましょう。
Airtableのアウトプットを活用して、設定を行ってください。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
他にも必要な項目があれば設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、Airtableとマネーフォワード クラウド会計の連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしてください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のAirtableやマネーフォワード クラウド会計を使った自動化の例

他にもAirtableやマネーフォワード クラウド会計を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームで申請された取引先情報をマネーフォワード クラウド会計に自動登録するフローです。
Googleフォームに取引先情報が回答されると、マネーフォワード クラウド会計に取引先を登録できるため、転記作業が不要になります。
手作業が不要になるため、取引先情報の登録ミスを防ぎます。

2.Google スプレッドシートでステータスが変更されたら、自動的にマネーフォワード クラウド会計に仕訳データを登録するフローです。
ステータス更新後にマネーフォワード クラウド会計に仕訳データが登録されるため、データの転記漏れやミスを防ぎます。
手動での登録に手間を感じている方におすすめの自動化です。

3.Airtableに情報が登録されたら、Slackに自動通知するフローです。
Airtableのデータ登録がSlackに通知されるため、データの共有がしやすくなるでしょう。
Slack上でAirtableのデータが確認できるため、Airtableを立ち上げる必要がなくなります。

Airtableとマネーフォワード クラウド会計の連携メリットと具体例

メリット1:取引先の登録ミスを削減できる

手作業でマネーフォワード クラウド会計に取引先を登録する場合、取引先名や法人番号の入力ミスといった人的ミスは避けられません。
登録ミスが発生すると、経理業務などに影響を及ぼすだけでなく、修正作業を行う必要があります。
しかし、<span class="mark-yellow">Airtableのステータスが「契約完了」や「成約済み」に変更した際に、マネーフォワード クラウド会計に取引先が登録される自動化を導入すれば、正確にデータ登録が可能です。</span>
たとえば、営業担当者が新規契約後にAirtableのステータスを更新すれば、マネーフォワード クラウド会計に登録されるため、経理担当者は頻繁に更新を確認する必要がなくなるでしょう。

メリット2:ステータス更新後の作業がスムーズになる

Airtableで取引先情報を管理し、ステータス更新後にマネーフォワード クラウド会計に取引先が自動登録されることで、後続業務をスムーズに開始できるでしょう。
たとえば、<span class="mark-yellow">担当者がAirtableのステータスを「受注」に更新すれば、マネーフォワード クラウド会計に取引先が登録されるので、その後の業務に移行できます。</span>
これにより、部門間のやり取りを最小限にでき、作業効率の向上が見込まれます。
また、ステータス更新後に取引先が登録されるので、作業の遅延や伝達ミスが少なくなることが期待できます。

メリット3:経理作業の負担を軽減できる

経理業務において、取引先情報を手動入力する作業は、労力と時間を必要とします。
そこで、今回ご紹介したテンプレートを活用すれば、経理担当者の負担を大幅に削減できるでしょう。
たとえば、複数件の取引先情報をマネーフォワード クラウド会計に登録する場合、手作業ではスピーディーかつ正確に登録することは難しいです。
しかし、<span class="mark-yellow">自動化を導入すればステータス更新後に正確に取引先を登録できるため、経理担当者の負担軽減に貢献できます。</span>
これにより、経理担当者は経費の管理や請求業務に集中しやすくなるでしょう。

まとめ

Airtableとマネーフォワード クラウド会計を連携することで、取引先情報の登録ミスや漏れを防止し、経理作業の負担を大幅に軽減できるでしょう。
Airtableのステータスが「受注」に更新されると、マネーフォワード クラウド会計で取引先が登録されるため、正確に取引先を登録できます。
これにより、ステータス更新後に行う業務をスムーズに開始できるため、業務の遅延を防ぐことも見込めます。

今回ご紹介したテンプレートは、ステータスが「受注」の場合に取引先が登録される設定になっていますが、必要に応じて変更することもできます。
Yoomの自動化を導入して、取引先登録を今まで以上に効率化させましょう。