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Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして追加しSlackに通知する方法
ステップ1:Asana、Gmail、Slackをマイアプリ連携
1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用するAsana、Gmail、Slackをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※Slackの連携については、こちらを参照してください。
ステップ2:メールを受信したら起動するトリガーを設定
3.メニューのプロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。
4.画面右側の「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。
5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定の条件のメールを受信したとき」を選択します。
6.メールトリガーの条件設定をします。
「タイトル」：任意で設定してください。
「受信用アドレスの作成」：任意の値を入力してください。
「トリガー条件」：Gmailからの転送設定がまだの場合はひとまず空欄とし、転送設定の完了後にタスクの自動作成の条件となる内容をそれぞれ選択・入力してください。
※Gmailからの転送設定は以下を参照してください。
Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法
7.（ここからは、Gmail転送設定の完了後のフローです。）
「次へ」をクリックします。
8.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ3:Asanaのタスクを追加するアクションを設定
9.ステップ2で作成したメールトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。
10.オペレーションタイプは「アプリと連携する」を選択します。
11.アプリ一覧からAsanaを選択します。
12.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「タスクを追加」）
・アクション：「タスクを追加」を選択してください。
13.「次へ」をクリックします。
14.「API接続設定」をします。
・タスク名：任意で設定（受信メールの件名などをアウトプット参照可能）
・プロジェクトID：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認）
・セクションID：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認）
・タスクの説明：任意で設定（受信メールの本文などをアウトプット参照可能）
・担当者のメールアドレス：任意で設定（入力欄の下の注記を参照）
・開始日：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認、アウトプットも参照可能）
・期日（日付）：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認、アウトプットも参照可能）
・期日（日時）：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認）
・コラボレーターのメールアドレス：任意で設定（追加も可能）
15.テストを行い、成功を確認したうえで「保存する」をクリックしてください。
ステップ4:Slackのチャンネルにメッセージを送るアクションを設定
16.ステップ3で作成したアクションの下にある「+」ボタンをクリックします。
17.オペレーションタイプは「アプリと連携する」を選択します。
18.アプリ一覧からSlackを選択します。
19.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「Slackに通知する」）
・アクション：「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。
20.「次へ」をクリックします。
21.「API接続設定」をします。
・投稿先のチャンネルID：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認、候補から選択可能）
・メッセージ：任意で設定できます。（受信メールの情報をアウトプット参照可能）
22.テストを行い、成功を確認したうえで「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で「Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして追加しSlackに通知する」フローの完成となります。
AsanaとGmailの連携フロー応用編
AsanaやGmailと連携して自動化できる業務フローは他にもたくさんありますので、例として2点紹介します。
1点目は、Yoomのデータベースのレコードが特定の条件に更新された際、データベースの情報を元にAsanaへタスクを自動追加する業務フローです。
ステータスの状態が変更されることなどを条件として起動することが可能で、期限や担当者などのタスク情報は自由にカスタマイズできます。
詳しい手順は、以下のテンプレートを参照してください。
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