Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして追加しSlackに通知する方法
ステップ1:Asana、Gmail、Slackをマイアプリ連携
1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用するAsana、Gmail、Slackをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※Slackの連携については、こちらを参照してください。
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AsanaをGmailと連携することで、Asanaで行うタスク管理がより便利になることをご存知ですか？
Asanaは単体でもプロジェクト管理やタスク管理に関する機能をたくさん持っていますが、新たなタスクができる度にAsanaを開いて作成していては、手作業による作業もれや重複のリスクが発生したり作業の時間を多くとられてしまったりします。
そこで、Gmailと連携してメールを受信するタイミングでAsanaのタスクを自動作成することができれば、重要なメールを見逃すことなく、タスクを効率的に一元管理することが可能になります。
また、自動生成したタスクをすぐにチームに共有することで、コミュニケーションの透明性を高めてプロジェクトの進行を円滑にできるメリットもあります。
2つのツールの連携によって可能となる業務フローの自動化例について2点ご紹介します。
メリットとしてお伝えした通り、タスクの作成を自動で行うことが可能です。
届いたメール全てに対して無条件でタスクを作成するわけでなく、Gmailでの特定のキーワードを含むメールの受信時など、条件に合致した場合のみAsanaでタスクを自動作成することができます。
例えば、「会議」と記載されたメールを受信した場合、自動で会議の準備をするタスクをAsanaへ追加することができるのです。
これにより、重要なタスクを手動で入力することなく即時の対応が可能となります。
毎朝10時などのスケジュールを基準として設定すれば、Asanaから該当のタスクの情報を収集し、Gmailでリマインドメールを送付することが可能です。
Asana自体にもリマインド機能はありますが、自身の関係するタスクを一括で確認できるほか、重ねて確認することで締切日時を忘れるリスクを軽減することができます。
それでは、先ほど例1としてご紹介したタスク作成の自動化について、タスク作成の後でチャット通知をするところまでを1つの業務として自動化した場合のフロー作成方法を詳しく説明します。
なお、こちらは、AsanaとGmailだけでなく、チャットツールSlackの連携も行う例です。
タスク作成までで十分な場合はそこで手を止めていただいても構いませんし、Slackを他のコミュニケーションツールに置き換えても大丈夫です。
複数のアプリを連携したり自動化する手順を作成したりするのが難しそうと感じた方はご安心ください。ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がなくても誰でも簡単に連携や業務フローの自動化が行えます。
今回の「Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして追加しSlackに通知する」方法については、テンプレートも以下にありますので参考にしてください。
1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用するAsana、Gmail、Slackをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※Slackの連携については、こちらを参照してください。
3.メニューのプロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。
4.画面右側の「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。
5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定の条件のメールを受信したとき」を選択します。
6.メールトリガーの条件設定をします。
「タイトル」：任意で設定してください。
「受信用アドレスの作成」：任意の値を入力してください。
「トリガー条件」：Gmailからの転送設定がまだの場合はひとまず空欄とし、転送設定の完了後にタスクの自動作成の条件となる内容をそれぞれ選択・入力してください。
※Gmailからの転送設定は以下を参照してください。
Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法
7.（ここからは、Gmail転送設定の完了後のフローです。）
「次へ」をクリックします。
8.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
9.ステップ2で作成したメールトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。
10.オペレーションタイプは「アプリと連携する」を選択します。
11.アプリ一覧からAsanaを選択します。
12.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「タスクを追加」）
・アクション：「タスクを追加」を選択してください。
13.「次へ」をクリックします。
14.「API接続設定」をします。
・タスク名：任意で設定（受信メールの件名などをアウトプット参照可能）
・プロジェクトID：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認）
・セクションID：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認）
・タスクの説明：任意で設定（受信メールの本文などをアウトプット参照可能）
・担当者のメールアドレス：任意で設定（入力欄の下の注記を参照）
・開始日：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認、アウトプットも参照可能）
・期日（日付）：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認、アウトプットも参照可能）
・期日（日時）：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認）
・コラボレーターのメールアドレス：任意で設定（追加も可能）
15.テストを行い、成功を確認したうえで「保存する」をクリックしてください。
16.ステップ3で作成したアクションの下にある「+」ボタンをクリックします。
17.オペレーションタイプは「アプリと連携する」を選択します。
18.アプリ一覧からSlackを選択します。
19.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：任意で設定してください。（例：「Slackに通知する」）
・アクション：「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。
20.「次へ」をクリックします。
21.「API接続設定」をします。
・投稿先のチャンネルID：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認、候補から選択可能）
・メッセージ：任意で設定できます。（受信メールの情報をアウトプット参照可能）
22.テストを行い、成功を確認したうえで「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で「Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして追加しSlackに通知する」フローの完成となります。
AsanaやGmailと連携して自動化できる業務フローは他にもたくさんありますので、例として2点紹介します。
1点目は、Yoomのデータベースのレコードが特定の条件に更新された際、データベースの情報を元にAsanaへタスクを自動追加する業務フローです。
ステータスの状態が変更されることなどを条件として起動することが可能で、期限や担当者などのタスク情報は自由にカスタマイズできます。
詳しい手順は、以下のテンプレートを参照してください。
また、2点目はGmailで受信したメールの本文をそのまま転送処理してSlackへ通知する業務フローがあります。
メール内容をすぐにチームメンバーと共有することができ、プロジェクトメンバーどうしやカスタマーサポートと営業の間の連携強化などに役立ちます。
こちらも、詳しい手順はテンプレートを参照してください。
AsanaとGmailの連携により、タスク管理の効率化が可能です。
メールで届いた重要な情報を見落とすことなくタスク化して管理することができるため、2つのツールの連携をおすすめします。また、他のコミュニケーションツールも同時に連携して情報共有の業務フローまでまとめて自動化することで、更なるコミュニケーション強化やプロジェクト進行の円滑化が期待できます。
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