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Gmailでタスク情報が届くたび、Asanaに追加するのって大変ですよね。
効率的に業務を進めないと期日に間に合わないときは、「タスクが自動で追加されたらな…」と思うこともあるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして自動で追加しSlackに通知する方法をご紹介します！
この連携により、タスク管理の効率化につながるはずです。
ノーコードで簡単に導入できるので、ぜひ試してみてくださいね！
GmailとAsana、Slackを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
今回は「Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして追加しSlackに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
最初にYoomと各アプリを接続します。これをマイアプリ連携といいます。
1.まず、Yoomにログインして左メニューにある「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、今回使用するGmail、Asana、Slackをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
＜Gmailの場合＞
・「Sign in with Google」をクリックします。
・ボックスにチェックを入れて、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Asanaの場合＞
・Asanaへサインインします。
・「許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Slackの場合＞
・ワークスペースのURLを入力し、「続行する」をクリックします。
・Slackにサインインします。
・投稿したいチャンネルを設定し、「許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※Slackの連携については、こちらを参照してください。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると以下のように表示されるので、「OK」をクリックします。
コピーされたテンプレートは、Yoomアカウントの『マイプロジェクト』に格納されています。
まずはトリガーとなる「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
連携するアカウント情報が正しいかを確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
起動間隔とは、トリガーとなるアクションの何分後にフローボットを起動するか、というものです。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「ラベル」は、対象とするものを『候補』から選択します。
設定後、トリガーとなるアクション（今回は対象となるラベルにメールが届くこと）を行い、[テスト]をクリックしましょう。テストに成功すると、以下のように表示されてメールの内容を取得できました。
取得した値（アウトプット）に問題がなければ、『保存する』を押してください。
取得した値はこの後のステップで引用・活用できます。
つまり、Asanaへのタスク追加時やSlackの通知メッセージ内に、ここで得た情報をそのまま反映できる、というわけです！
次に、2つ目の「タスクを追加」をクリックしてください。
連携するアカウント情報が正しいかを確認し、[次へ]をクリックしましょう。
「タスク名」は入力バーをクリックし、前ステップから取得したアウトプットを設定します。
このようにアウトプットを引用することで、毎回異なる内容を登録できます。
なお、アウトプットを引用せず固定値を入力してしまうと、毎回同じ内容が登録されるのでご注意ください。
「プロジェクトID」「セクションID」は、入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいた情報が表示されます。
対象IDを選択しましょう。
その他の項目もアウトプットを挿入したり、運用状況に合わせて情報を入力していきます。
設定後、[テスト]を押してみましょう。すると、以下のようにAsanaに実際にタスクが追加されました！
エラーが出なければ、『保存する』をクリックします。
最後に、「Slackに通知する」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報が正しいかを確認して、「次へ」を押してください。
次の画面で「投稿先のチャンネルID」を指定します。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいたチャンネルが『候補』に表示されます。
なお、Slackで任意のチャンネルにメッセージを送信する場合、該当のチャンネルにYoomアプリを事前にインストールしておく必要があります。
詳細はこちらのページをご確認ください。
「メッセージ」には、通知したい内容を入力していきます。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットも引用可能です。このようにアウトプットを引用することで、毎回異なる内容を通知できます。
なお、アウトプットを引用せず固定値を入力してしまうと、毎回同じ内容が通知されるのでご注意ください。
Slackでメンション付きのメッセージを送る手順は、こちらのページを確認しましょう。
情報を入力した後、［テスト］をクリックしましょう。ここで、実際にSlackの指定したチャンネル宛に通知が届くかを確認してください。
結果に問題がなければ『保存する』をクリックしましょう。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
本日ご紹介した連携以外にもAsanaやGmail、SlackのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
タスク情報の同期やステータス状況の変更を自動化することで、ツールの横断作業を削減できる可能性があります。
さらに、カレンダーアプリに期日を自動登録できるため、タスク管理の精度向上も見込めそうです。
受け取った情報を素早く別ツールに反映させることで、後続アクションにスムーズに移行できるようになるでしょう。
また、AI機能やOCRを合わせて活用することで、必要情報の抽出が容易に行えるようになるはずです。
投稿された内容をもう一方のツールにそのまま反映することで、誤転記や登録漏れといったヒューマンエラーが低減するかもしれません。
他にも、AI生成ツールをフローボット内に組み込むことで、画像データの解析や情報共有プロセスの効率化が図れます。
AsanaとGmailの連携により、タスク管理の効率化につながります。
メールで届いた重要な情報を見落とすことなくタスク化して管理することができるので、ツール同士の連携をおすすめします。
また、他のコミュニケーションツールも同時に連携して情報共有の業務フローまでまとめて自動化すれば、更なるコミュニケーションの強化やプロジェクト進行の円滑化が期待できます。
Yoomを使うとノーコードで自動化を導入できるので、ぜひ試してみてくださいね！
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