【ノーコードで実現！】タスク管理の効率化にはAsanaとGmailの連携がおすすめ！

ステップ2:メールを受信したら起動するトリガーを設定

3.メニューのプロジェクト一覧より、任意のプロジェクトを選択します。

4.画面右側の「+新規作成」を選択し、「はじめから作成」をクリックします。

5.任意のタイトルを入力し、フローボット起動の条件であるトリガーとして「特定の条件のメールを受信したとき」を選択します。

6.メールトリガーの条件設定をします。
　「タイトル」：任意で設定してください。
　「受信用アドレスの作成」：任意の値を入力してください。
　「トリガー条件」：Gmailからの転送設定がまだの場合はひとまず空欄とし、転送設定の完了後にタスクの自動作成の条件となる内容をそれぞれ選択・入力してください。
　※Gmailからの転送設定は以下を参照してください。
　　Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法‍

7.（ここからは、Gmail転送設定の完了後のフローです。）
　「次へ」をクリックします。

8.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Asanaのタスクを追加するアクションを設定

9.ステップ2で作成したメールトリガーの下にある「+」ボタンをクリックします。

10.オペレーションタイプは「アプリと連携する」を選択します。

11.アプリ一覧からAsanaを選択します。

12.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：任意で設定してください。（例：「タスクを追加」）
　・アクション：「タスクを追加」を選択してください。

13.「次へ」をクリックします。

14.「API接続設定」をします。
　・タスク名：任意で設定（受信メールの件名などをアウトプット参照可能）
　・プロジェクトID：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認）
　・セクションID：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認）
　・タスクの説明：任意で設定（受信メールの本文などをアウトプット参照可能）
　・担当者のメールアドレス：任意で設定（入力欄の下の注記を参照）
　・開始日：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認、アウトプットも参照可能）
　・期日（日付）：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認、アウトプットも参照可能）
　・期日（日時）：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認）
　・コラボレーターのメールアドレス：任意で設定（追加も可能）

15.テストを行い、成功を確認したうえで「保存する」をクリックしてください。

ステップ4:Slackのチャンネルにメッセージを送るアクションを設定

16.ステップ3で作成したアクションの下にある「+」ボタンをクリックします。

17.オペレーションタイプは「アプリと連携する」を選択します。

18.アプリ一覧からSlackを選択します。

19.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：任意で設定してください。（例：「Slackに通知する」）
　・アクション：「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。

20.「次へ」をクリックします。

21.「API接続設定」をします。
　・投稿先のチャンネルID：任意で設定（入力欄の下の注記を要確認、候補から選択可能）
　・メッセージ：任意で設定できます。（受信メールの情報をアウトプット参照可能）

22.テストを行い、成功を確認したうえで「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で「Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして追加しSlackに通知する」フローの完成となります。

Asana,Gmail,Slackを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもAsanaやGmail、SlackのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

AsanaとGmailを連携した自動化例

Asanaにタスクが追加されたらGmailに送信したり、Asanaの期限が近いタスクのリマインドをGmailで送信したりすることもできます。
また、Asanaのタスクが完了したら報告をGmailで送信する連携も可能です。

Asanaを活用した自動化例

Asanaにタスクが追加されたら他のプロジェクト管理アプリにも追加する

Asanaにタスクが追加されたらTrelloやJira Softwareなどにもタスクを自動で追加します。

フォームで送信された内容をAsanaに登録する

Googleフォームなどで送信された内容をAsanaに自動で登録します。

Gmailを活用した自動化例

リード詳細ページからGmailで定型メールを送信する

SalesforceやHubSpotなどの顧客管理ページから、定型メールを送信します。

Gmailで受け取ったファイルをクラウドストレージに保存する

Gmailで受け取ったファイルをGoogle DriveやDropBoxなどに自動で保存します。

Slackを活用した自動化例

Slackに投稿された内容をAIアプリを使って要約・翻訳する

Slackに投稿された内容をChatGPTやDeepLを使って自動で要約・翻訳します。

Web会議の終了後に会議内容を要約してSlackへ投稿する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、内容を文字起こしして要約し、Slackに自動で通知します。

AsanaとGmailを連携するメリットとは

AsanaをGmailと連携することで、Asanaで行うタスク管理がより便利になります。
Asanaは単体でもプロジェクト管理やタスク管理に関する機能をたくさん持っていますが、新たなタスクができる度にAsanaを開いて作成していては、手作業による作業もれや重複が発生して、作業の時間を多くとられてしまうことがありませんか。
そこで、Gmailと連携してメールを受信するタイミングでAsanaのタスクを自動作成すれば、重要なメールを見逃すことなく、タスクを効率的に管理できるのではないでしょうか。
また、自動生成したタスクをすぐにチームに共有することで、コミュニケーションの透明性を高めてプロジェクトの進行を円滑にできるメリットもありますよ！

まとめ

AsanaとGmailの連携により、タスク管理の効率化につながります。メールで届いた重要な情報を見落とすことなくタスク化して管理することができるので、ツール同士の連携をおすすめします。また、他のコミュニケーションツールも同時に連携して情報共有の業務フローまでまとめて自動化すれば、更なるコミュニケーションの強化やプロジェクト進行の円滑化が期待できます。Yoomを使うとノーコードで自動化を導入できるので、ぜひ試してみてくださいね！