AsanaとGmailの連携でタスク管理をスマート化！Asanaにタスクが追加されたらGmailに送信する方法

この方法は、AsanaのAPIを利用して追加したタスクの内容を検知し、GmailのAPIを利用してメールを送信することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

[Yoomとは]

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• AsanaとGmailをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Asanaのトリガー設定およびGmailのアクション設定
• トリガーをONにして動作チェック

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。

すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1：AsanaとGmailをマイアプリ連携

まずは、AsanaとGmailをマイアプリ連携します。
Yoomにログイン後、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。

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【Asanaの場合】

1.「Asana」と検索し、アプリ一覧からAsanaを選択します。

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2.Asanaに登録しているメールアドレスを入力し「続行」をクリックします。

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3.次の画面でパスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。

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以上でAsanaのマイアプリ連携は完了です。

【Gmailの場合】

1.「Gmail」と検索し、アプリ一覧からGmailを選択します。

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2.連携の確認画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックします。

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3.連携したいGmailのメールアドレス・パスワードを入力後、【Yoomにログイン】の画面で「次へ」を入力します。

4.Yoomがアクセスできる情報を選択し、「続行」を入力します。

以上でGmailのマイアプリ連携は完了です。

ステップ2：テンプレートをコピー

マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートの詳細設定を進めていきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーします。

コピーが完了するとYoomにテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。

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ステップ3：Asanaのトリガー設定

(1)テンプレートの1番上にある「特定のセクションに新しいタスクが追加されたら」をクリックします。

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(2)連携したいAsanaのアカウント情報を入力し、「次へ」をクリックします。
事前にアカウント連携しておくことで、連携したアカウントの情報が自動で入力されます。

(3)AsanaのAPI接続を設定します。
トリガーの起動時間を5分・10分・15分・30分・60分から選択しましょう。

(3)対象のワークスペースIDを設定します。
入力ボックスをクリックすると候補となるワークスペースが表示されるので、そちらから選択しましょう。

(4)同様に、プロジェクトID・セクションIDを設定します。

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設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：Gmailのアクション設定

(1)次に、テンプレートの「Gmailに送信する」をクリックします。

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(2)連携したいGmailのアカウントを選択します。

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(3)メールの内容を設定します。
まずは、「From」をクリックして「候補」から連携したメールアドレスを選択しましょう。

(4)次に、以下の項目を設定します。

• To：通知先となるメールアドレスを設定
• CC/BCC：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
• 差出人の名前：差出人の名前を設定
• 件名：通知されるメールの件名を任意で設定

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(5)メールの本文を設定します。
任意の文章だけでなく、「アウトプット」からAsanaで抽出したタスクの情報を引用できます。

メールだけでタスクの内容や期日などを確認できるようになるので、設定しておくのがおすすめです。

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設定が完了したら「次へ」をクリックします。

(6)メールの送信内容を確認し、問題がなければ「テスト」を実行します。
テストが成功したら、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5：トリガーをONにして動作チェック

以上で、すべての設定が完了です。

設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にAsanaにタスクを追加してGmailに通知されるかをチェックしてみましょう！

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今回使用したテンプレートはこちら

Google フォームの回答内容からAsanaでプロジェクトを作成し、Gmailを送信する

Googleフォームで回答された内容をもとに、Asanaでプロジェクトを作成してGmailに送信する設定です。

AsanaとGmailの連携と同様、まずは以下のテンプレートをコピーしてください。

ステップ4のGmailのアクション設定から手順は同じなので、その前のGoogle フォームの設定から説明していきます。

テンプレートをコピーしたら、「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。

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連携したGoogleフォームのアカウント情報を入力し、トリガーのAPI接続設定を行います。

• トリガーの起動時間：5分・10分・15分・30分・60分から設定
• フォームID：対象となるフォームのIDを設定

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次に、テンプレートの「プロジェクトを作成」をクリックします。

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Asanaの連携を完了後、作成するプロジェクトの内容を設定します。
赤枠のプロジェクト名・デフォルトビュー・プロジェクトオーナー・チームIDは入力が必要なので、忘れずに入力しましょう。

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最後にGmailのアクション設定が完了したら、自動でフローボットが起動します！

Gmailの受信内容をAsanaにタスク追加し、Chatworkに通知する

Gmailで受信した内容をAsanaにタスクとして追加し、Chatworkに通知する設定です。

AsanaとGmailの連携と同様、まずは以下のテンプレートをコピーしてください。

テンプレートをコピーしたら、「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。

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連携したGmailのアカウントを選択し、次の画面で以下の項目を設定します。

• トリガーの起動時間：5分・10分・15分・30分・60分から設定
• ラベル：対象となるメールのラベルを設定

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次にテンプレートの「テキストからデータを抽出する」をクリックします。

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AIの変換タイプを選択したら、「次へ」をクリックします。

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次の画面で、対象のテキスト・抽出したい項目を指定します。

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テンプレートから「タスクを追加」をクリックします。

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連携したアカウントを設定したら、API接続設定を行います。
タスク名・プロジェクトID・セクションIDを設定し、タスクの説明以降は任意で設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

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最後に、テンプレートの「メッセージを送る」をクリックしてChatworkのアクション設定を行います。

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連携したアカウントを選択したら、通知先となるルームIDとメッセージ内容を設定します。

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以上で全ての設定が完了し、自動でフローボットが起動します！

その他のAsanaを使った自動化の例

紹介したテンプレート以外にも、Asunaを使った自動化の例がYoomにはたくさんあります。いくつか例を紹介していきます。

1.Asanaで登録されたタスク情報をGaroonのカレンダーに登録する

Asanaでタスクが登録されると、タスクの情報を抽出してGaroonのカレンダーに自動で登録するフローです。
チーム内での予定をスムーズに共有できるだけでなく、タスクの期日忘れの防止が期待できます！

2.Asanaで期日切れのタスクをSlackに通知する

Asanaに登録されたタスクのうち、期限切れのタスクのみを抽出してSlackに通知するフローです。
タスク管理の効率化につながり、タスク漏れの防止を期待できます！

3.Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加しChatworkへ送信する

Asanaにタスクが追加されたら、タスクの情報を抽出してkintoneへ追加し、Chatworkの指定のアカウントに通知するフローです。
タスク漏れの防止や、可視化によるタスク管理の効率化が期待できます！

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まとめ

今回は、Asanaにタスクが追加されたらGmailに送信する方法をご紹介しました。
Asanaにタスクが追加された際に、自動でGmailで通知を受け取る仕組みを導入することで、タスク管理の効率が格段にアップします。
手動でタスクを確認する手間を省き、重要なタスクの見逃しを防げるため、業務をよりスムーズに進めることが可能です。

Yoomを使うことで簡単に実現できるので、ぜひ今すぐ試して、業務の効率化を実感してみましょう！