AsanaとGoogleスプレッドシートをノーコードで連携したら、タスク管理がスムーズになった！

ステップ2:トリガーを設定

‍‍今回は用意されている上記のテンプレートを使用していきます。
まず、アプリトリガーを設定します。

「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックすると以下の画面となります。

連携するアカウント情報が間違っていないか確認します。
問題なければ今回はトリガーアクションはそのままで次に進みます。

トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

トリガーの起動間隔は任意のもので大丈夫です。
ワークスペースIDとプロジェクトIDは、カーソルを合わせると候補が出てきますのでそこからご希望のものを選択してください。
最後にテストをして問題なければ保存しましょう。

ステップ3:アクションを設定‍

次にアクションを設定していきます。
「レコードを追加する」をクリックします。

以下の画面が出ますので、Googleのアカウント情報が正しいか確認します。
スプレッドシートID・スプレットシートのタブ名・テーブル範囲を候補から選択し、次に進みます。

追加するレコードの値は、対応するものをアウトプットから選択します。

例ですが、アウトプット画面はこんな感じです。

テストをして問題なければ保存します。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした！

AsanaやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもAsanaやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍AsanaやGoogle スプレッドシートを連携した自動化例

Asanaでタスク情報の登録だけでなく更新があったときもGoogle スプレッドシートに自動で反映することができます。
また、Google スプレッドシートでタスクが登録・更新されたらAsanaに同期する連携も可能です。

Asanaを活用した自動化例

Asanaで期日が今日までのタスクをチャットツールに通知する

Asanaで期日が今日までのタスクをSlackやChatworkなどに自動で通知します。

Asanaで登録されたタスクの期日をカレンダーに登録する

Asanaで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーやGaroonのカレンダーなどに自動で登録します。

フォームで送信された内容をAsanaに登録する

Googleフォームなどで送信された内容をAsanaに自動で登録します。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

ワークフローが承認されたら内容をGoogle スプレッドシートに登録する

Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたら内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。

‍

クラウドストレージに保存された書類をOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

Google DriveやDropboxなどにファイルがアップロードされたら、OCR機能で内容を読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加します。

メールで受け取った内容をGoogle スプレッドシートに登録する

GmailやOutlookで受け取った内容をGoogle スプレッドシートに自動で登録します。

AsanaとGoogle スプレッドシートを連携するメリット

プロジェクト管理とデータの統合

‍AsanaのタスクやプロジェクトをGoogle スプレッドシートに自動で同期することで、データの一元管理が可能になります。
タスクの進捗や担当者をGoogle スプレッドシートで確認できるため、誰でもプロジェクト全体の把握がカンタンにできます。
また、データの一元化により、各チームメンバーの状況をリアルタイムで確認でき、スピーディな意思決定ができるようになります。‍

効率的なデータ分析とレポート作成

Google スプレッドシートの強みであるデータ分析機能を活用して、Asana上のプロジェクトの進捗状況やタスクの完了率を簡単に分析できるようになります。
レポートを自動作成することで、定期的な報告作業の手間を省けます。(どのグラフがいいんだろう、など迷うこともなくなりますね)
データを視覚的に表現することで、プレゼンテーションや会議での説明がしやすくなります。(これを自分でやるのは大変)

‍手動入力の手間削減

‍AsanaのデータをGoogle スプレッドシートに手動で入力する手間を省けるため、時間と労力を別の業務に使うことができます。
データの自動同期により、手作業による入力ミスが減少し、データの正確性も上がります。‍

AsanaとGoogle スプレッドシートを連携するとできる業務自動化例

タスクの進捗管理

‍AsanaのタスクステータスをGoogle スプレッドシートに自動で反映させ、進捗をリアルタイムで確認できるようにします。
Google スプレッドシートでタスクの進捗状況を一目で把握できるダッシュボードを作成します。
特定のプロジェクトで期日を過ぎたタスクの一覧を取得することができるので、進捗が遅れているタスクに対して、自動的にアラートを設定し、担当者に通知することができます。通知するアプリも、普段お使いのものに設定できますよ。

‍レポート作成の効率化

‍定期的なプロジェクトレポートを自動生成し、チームメンバーやステークホルダーに共有できるようになります。
Google スプレッドシートでデータ追加や更新が行われると、そのデータを使ってAsanaのタスク等を追加、更新され、Asana側のレポートも変更されます。

‍リソースの管理と配分‍

チームメンバーの稼働状況をGoogle スプレッドシートで一元管理し、リソースの配分を最適化できるようになります。
これによって、各タスクに対するリソースの割り当てを自動で計算し、業務負荷の分散を図ります。(他の人も、誰がどのくらいタスクを抱えているか見えるようになりますね)
本来必要な時間以上をかけてタスクを行っていないか、必要以上のスタッフを配置していないか、予算をオーバーしていないかなど、分析できますね。

まとめ

AsanaとGoogle スプレッドシートを連携することで、プロジェクト管理とデータ分析が一元化され、効率的に業務を進めることができます。
手間のかかっていたタスクの進捗管理やレポート作成の自動化だけでなく、リソースの管理と配分など、さまざまな業務がスムーズに行えるようになるのは嬉しいですよね。
さらに、手動入力の手間やミスを省き、データの正確性を向上させることで、重要な業務に集中できる時間を作ることができます。
AsanaとGoogle スプレッドシートの連携を活用して、プロジェクト管理を効率化してみませんか?
Yoomはそんなあなたをサポートします!