2024/07/10
アプリ同士の連携方法

AsanaとGoogleスプレッドシートをノーコードで連携したら、タスク管理がスムーズになった!

m.i

目次

AsanaとGoogleスプレッドシートを業務で使っている方は多いのではないでしょうか。便利なアプリですが、2つを行ったり来たりするのは面倒ですよね。
Yoomを使って連携することで、業務の自動化をしてみませんか?
今回は、AsanaとGoogleスプレッドシートを連携するメリットを踏まえて、具体的なフローについてもご紹介していきます!

AsanaとGoogleスプレッドシートを連携するメリット

プロジェクト管理とデータの統合

AsanaのタスクやプロジェクトをGoogleスプレッドシートに自動で同期することで、データの一元管理が可能になります。
タスクの進捗や担当者をGoogleスプレッドシートで確認できるため、誰でもプロジェクト全体の把握がカンタンにできます。
また、データの一元化により、各チームメンバーの状況をリアルタイムで確認でき、スピーディな意思決定ができるようになります。

効率的なデータ分析とレポート作成

Googleスプレッドシートの強みであるデータ分析機能を活用して、Asana上のプロジェクトの進捗状況やタスクの完了率を簡単に分析できるようになります。
レポートを自動作成することで、定期的な報告作業の手間を省けます。(どのグラフがいいんだろう、など迷うこともなくなりますね)
データを視覚的に表現することで、プレゼンテーションや会議での説明がしやすくなります。(これを自分でやるのは大変)

手動入力の手間削減

AsanaのデータをGoogleスプレッドシートに手動で入力する手間を省けるため、時間と労力を別の業務に使うことができます。
データの自動同期により、手作業による入力ミスが減少し、データの正確性も上がります。

AsanaとGoogleスプレッドシートを連携するとできる業務自動化例

タスクの進捗管理

AsanaのタスクステータスをGoogleスプレッドシートに自動で反映させ、進捗をリアルタイムで確認できるようにします。
Googleスプレッドシートでタスクの進捗状況を一目で把握できるダッシュボードを作成します。
特定のプロジェクトで期日を過ぎたタスクの一覧を取得することができるので、進捗が遅れているタスクに対して、自動的にアラートを設定し、担当者に通知することができます。通知するアプリも、普段お使いのものに設定できますよ。

レポート作成の効率化

定期的なプロジェクトレポートを自動生成し、チームメンバーやステークホルダーに共有できるようになります。
Googleスプレッドシートでデータ追加や更新が行われると、そのデータを使ってAsanaのタスク等を追加、更新され、Asana側のレポートも変更されます。

リソースの管理と配分

チームメンバーの稼働状況をGoogleスプレッドシートで一元管理し、リソースの配分を最適化できるようになります。
これによって、各タスクに対するリソースの割り当てを自動で計算し、業務負荷の分散を図ります。(他の人も、誰がどのくらいタスクを抱えているか見えるようになりますね)
本来必要な時間以上をかけてタスクを行っていないか、必要以上のスタッフを配置していないか、予算をオーバーしていないかなど、分析できますね。

AsanaとGoogleスプレッドシートの連携フローの作り方

今回は「Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、Googleスプレッドシートにもタスクを追加」するフローを使ってみましょう。
Yoomではテンプレートをご用意してますので、初心者でも大丈夫ですよ。

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます!
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。

ステップ1:マイアプリ連携

まずは、使用しているGoogleアカウントとYoomを連携させます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→Googleスプレッドシートの順に選択します。

ログインを進めていくとこの画面になるので、確認して続行をクリックします。

次に「Asana」を連携します。
マイアプリ→新規接続→Asanaを選択。

メールアドレスやパスワードを入力して、ログインを進めます。
2つのアプリがマイアプリに連携されたら完了です。

ステップ2:トリガーを設定

今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
まず、アプリトリガーを設定します。

「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックすると以下の画面となります。

連携するアカウント情報が間違っていないか確認します。
問題なければ今回はトリガーアクションはそのままで次に進みます。

トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

トリガーの起動間隔は任意のもので大丈夫です。
ワークスペースIDとプロジェクトIDは、カーソルを合わせると候補が出てきますのでそこからご希望のものを選択してください。
最後にテストをして問題なければ保存しましょう。

ステップ3:アクションを設定

次にアクションを設定していきます。
「レコードを追加する」をクリックします。

以下の画面が出ますので、Googleのアカウント情報が正しいか確認します。
スプレッドシートID・スプレットシートのタブ名・テーブル範囲を候補から選択し、次に進みます。

追加するレコードの値は、対応するものをアウトプットから選択します。

例ですが、アウトプット画面はこんな感じです。

テストをして問題なければ保存します。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした!

AsanaとGoogleスプレッドシートの連携フロー応用編

今回は「Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、Googleスプレッドシートにもタスクを追加」するフローをご紹介しました。
他にもAsanaとGoogleスプレッドシートを使ったテンプレートをご用意しています。

例えば「Asanaのタスク情報をGoogleスプレッドシートに同期する」テンプレートは、Googleスプレッドシート内ですでに登録されているタスクがないか検索することから始められるので、検索の手間がなくデータの重複も防ぐことができます。

また、「Slackに投稿された内容をAsanaにタスクとして追加する」テンプレートであれば、2つのアプリを操作したり何回もデータ入力する手間が省けますね。

まとめ

AsanaとGoogleスプレッドシートを連携することで、プロジェクト管理とデータ分析が一元化され、効率的に業務を進めることができます。
手間のかかっていたタスクの進捗管理やレポート作成の自動化だけでなく、リソースの管理と配分など、さまざまな業務がスムーズに行えるようになるのは嬉しいですよね。
さらに、手動入力の手間やミスを省き、データの正確性を向上させることで、重要な業務に集中できる時間を作ることができます。
AsanaとGoogleスプレッドシートの連携を活用して、プロジェクト管理を効率化してみませんか?
Yoomはそんなあなたをサポートします!

この記事を書いた人
m.i
みなさまの時間を生み出す、ちょっとしたお手伝いができれば。
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