Asanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTで作成したメッセージをChatworkに通知する方法

ステップ1：Asana・ChatGPT・Chatworkをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

AsanaとYoomの連携

1.検索する

Asanaを検索します。

2.ログインする

Asanaのログイン画面が表示されるため、ログインをしましょう。

上記の表示がされれば、連携完了です。

ChatGPTとYoomの連携

1.検索する

ChatGPTを検索します。

2.必須項目の入力

必須項目を入力します。詳しくはChatGPTのマイアプリ登録方法のページにアクセスしてご確認ください。

2.追加する

入力ができたら右下の追加ボタンをクリックしてください。

上記の表示が出たら連携完了です。

ChatworkとYoomの連携

1.検索する

Chatworkを検索します。

2.Chatworkにログイン

ログイン画面が表示されます。
今回のフローで連携したいアカウントでログインを行いましょう。‍

3.許可を押す

内容を確認し、許可を押してください。

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：スケジュールトリガーで起動してAsanaのタスクを取得する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Asanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTで作成したメッセージをChatworkに通知する」をクリックします。‍

3.スケジュールトリガー

「毎朝10時に起動」を選択してください。‍

4.必須項目の入力

赤枠の必須項目を入力します。画像の設定では、毎朝10時にフローが起動する設定になっています。
変更がある場合は希望の曜日のチェックボックスをクリックしたり、時刻を記入することで設定できます。‍

5.保存する

設定ができたら保存するを押しましょう。

続けてAsanaの設定を行います。

1.アプリと連携する

Asanaのアイコンの「期日が今日までのタスクの一覧を取得」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

2.必須項目の設定

赤枠の部分は期日がいつのもののタスクを取得するかという設定となります。

既に設定が完了しているため、画像と同じ状態になっているか確認してください。

‍

次に各IDを設定してください。ボックスをクリックします。

Asanaのプロジェクトが一覧表示されるため、期限が迫るタスクを取得したい各IDを一覧から選択しましょう。‍

3.テストの実行

設定が完了したら、画面下にあるテストボタンを押します。
テスト成功の表示がされたら設定は完了です。保存をしましょう。

ステップ4：ChatGPTでプロンプトを指定しChatworkにメッセージを送信する設定

1.アプリと連携する

ChatGPTのアイコンの「通知用のメッセージを作成」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。

・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

2.内容の確認

テンプレートを使用しているため設定は完了しています。画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。

なお、{{タスク名の一覧}}などは画像のようにテストで取得したデータが置換されている状態です。実際には登録されているタスク名が表示された状態で通知されます。
また、メッセージ内容（プロンプト）は任意で変更可能です。返信の際のポイントなどを付け加えたりなど、ニーズに沿った設定をしてください。

3.モデルを決める

画面を下へスクロールすると、モデルを設定する箇所があります。
ChatGPTのどのモデルへ質問をするのか決めましょう。プルダウンから選択可能です。

4.テストと保存

ここまで設定できたらテストボタンを押します。テスト成功と表示されたら保存をクリックしてください。

最後にChatworkへの通知設定を行います。

1.アプリと連携する

Chatworkのアイコンの「Chatworkに通知する」を選択してください。
次へを押します。

2.投稿先のチャンネルIDを設定する

どのルームにメッセージを送信するのか設定します。

ボックスをクリックするとルームが一覧表示されるので、Asanaのタスクを受け取りたいルームを選択しましょう。
選択することでボックスに挿入され、設定が完了します。

3.メッセージの設定

次はChatworkに投稿するメッセージを設定します。
テンプレートを活用していることに加え、ChatGPTの設定時にプロンプトにてレイアウトの指定もしているため、修正の必要はありません。‍

4.テストの実行

メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
Asanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTで作成したメッセージをChatworkに通知する

さらに自動化するには

Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。

アレンジ1：期日に関係なく特定のプロジェクトのタスクを通知する

今回紹介したフローは「期日が今日までのもの」という条件のもとAsanaからタスク情報を取得しましたが、期日に関係なく特定のプロジェクトのタスクを取得することも可能です。
新しく追加されたタスクも始業時に確認できるようになるため、チームでのタスクの振り分けや進捗状況の確認などがスムーズに行えるかもしれません。

アレンジ2：データベースに追加する

タスクデータを詳細に管理しているのであれば、間にデータベースツールを挟むことで転記作業が自動化できます。
期日が今日までのタスクデータが素早く格納されるため、データベースツールを共有しているメンバーも情報を把握しやすくなるかもしれません。
これにより、Notionに格納されたタスクを優先的に処理しやすくなる可能性があります。

AsanaやChatGPTやChatworkを使ったその他の自動化例

他にも、AsanaやChatGPTやChatworkを使った自動化の例をいくつか紹介します。

1.Asanaでタスクが完了したらChatworkに通知

タスクが完了したことが特定のルームに通知されることにより、タスクの進捗状況をメンバーが把握しやすくなり、後続作業などに取り掛かるスピードが早くなるかもしれません。

2.Chatworkで投稿された内容をAsanaに追加する

Chatworkの特定のルームに投稿した内容でAsanaにタスクを自動作成できます。異なるツールの往来がなくなり、効率的にタスクの作成ができるようになるでしょう。

3.受信メールの内容をChatGPTで要約してChatworkに通知する

長文メールの確認に時間を割くことが多いのであればこちらのフローもおすすめです。ChatGPTで自動要約されるため、要点を素早く把握しやすくなり、時間を節約できるはずです。

Asana・ChatGPT・Chatworkを連携するメリットと具体例

メリット1：自動通知によりタスクの見落としを防ぐ

タスク期限が今日までのデータが毎日指定した時間にChatworkへ送信されることで、タスク確認がルーティンワーク化され、見落としを回避できる可能性があります。
例えば、始業時に行う業務と言えば、大体の場合はメールやメッセージチェックではないでしょうか。そのため、フロー作成の際に指定時刻を始業のタイミングとすれば、Chatworkに届いている他のメッセージと共に期限が迫るタスクの確認も行えるようになるでしょう。
このような確認作業を毎日行い習慣化できれば、タスクの見落としを防げる確率が上がるのではないでしょうか。

メリット2：プロンプト次第でタスクが把握しやすくなる

Asana、ChatGPT、Chatworkの連携により、当日が期限となっているタスクのみがプロンプトで指定したレイアウトで届くようになるため、優先的にとりかかるべきタスクが視覚的に把握しやすくなるかもしれません。
例えば、Asanaにアクセスして期限が本日までのタスクを確認したとしても、数が多い場合には全体の把握までに時間がかかってしまいませんか？
しかし今回の連携を行うことで、ChatGPTに投げかけるプロンプト次第では任意のレイアウトを指定可能です。そのため、期限が当日までのタスクが視覚的に確認しやすい状態でChatworkに届くことにより、タスクの素早い把握が見込めるでしょう。

メリット3：作業の手間を省き効率アップする

一連のフローが自動化されることにより、今まで以上に効率的にタスクの共有が行えるかもしれません。
例えば、本来であればAsanaにアクセスし、本日が期日までのタスクをピックアップした後Chatworkを開き、手動で入力後に送信する、という一連の動作を行う必要があります。
決して無駄なフローではありませんが、これが毎日となると少々手間に感じることもあるのではないでしょうか。
そこで今回の連携を取り入れれば、期限が迫るタスクの取得、メンバーが素早く理解しやすいであろうメッセージの作成が自動化されるため、自然と業務効率が向上するはずです。

まとめ

毎日行うべき繰り返しの作業は、業務上欠かせないものであるはずです。そのため、どれだけの手間がかかったとしてもパスすることは難しいのではないでしょうか。今回のように「期限が迫るタスクを確認・共有する」というアクションもこれに該当すると言えるでしょう。
そこで自動化を活用することにより定型業務が簡略化されれば、業務負担の軽減となるだけではなく、時間の節約やミスの回避といったメリットを感じられるかもしれません。
これまで時間をかけておこなっていた業務も、Yoomを活用することで素早く完結できる可能性があります。ぜひこの機会にお試しください。