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毎日しっかりタスク管理をしていても、業務が立て込んでいると処理スピードが間に合わなくなることってありますよね。そのため、始業時にAsanaなどのワークマネジメントツールにアクセスするという方も多いのではないでしょうか。そして、まずは期限が迫っているタスクがないか確認をするという作業がルーティンワーク化していませんか？
そこで便利なのがAsana・ChatGPT・Chatworkの連携です。これらを連携することで、指定した日時に期限が今日になっているタスクを通知可能となります。
タスク管理が今よりも楽になるかもしれません。ぜひご活用ください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Asanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTで作成したメッセージをChatworkに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、指定した日時に自動化を起動し、AsanaのAPIを用いて期限が今日までのタスクデータを取得したら、ChatGPTのAPIで受け取ります。
その後、指定したプロンプトでテキストを作成し、ChatworkのAPIを活用して生成されたメッセージを受け取ることで、特定のルームに通知可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
■概要
毎日指定の時間にAsanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTを使用して作成した通知内容をChatworkに通知するフローです。
Asanaにログインすることなく、Chatwork上でタスクを確認することが可能です。
■注意事項
・Asana、ChatGPT、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
・期日が記載されていないタスクの場合、フローボットがエラーになってしまうためご注意ください。
・タスクに期日が含まれていない場合、フロー内で分岐を設定することでエラーを回避する事も可能です。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
Asanaを検索します。
2.ログインする
Asanaのログイン画面が表示されるため、ログインをしましょう。
上記の表示がされれば、連携完了です。
1.検索する
ChatGPTを検索します。
2.必須項目の入力
必須項目を入力します。詳しくはChatGPTのマイアプリ登録方法のページにアクセスしてご確認ください。
2.追加する
入力ができたら右下の追加ボタンをクリックしてください。
上記の表示が出たら連携完了です。
1.検索する
Chatworkを検索します。
2.Chatworkにログイン
ログイン画面が表示されます。
今回のフローで連携したいアカウントでログインを行いましょう。
3.許可を押す
内容を確認し、許可を押してください。
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
■概要
毎日指定の時間にAsanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTを使用して作成した通知内容をChatworkに通知するフローです。
Asanaにログインすることなく、Chatwork上でタスクを確認することが可能です。
■注意事項
・Asana、ChatGPT、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
・期日が記載されていないタスクの場合、フローボットがエラーになってしまうためご注意ください。
・タスクに期日が含まれていない場合、フロー内で分岐を設定することでエラーを回避する事も可能です。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Asanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTで作成したメッセージをChatworkに通知する」をクリックします。
3.スケジュールトリガー
「毎朝10時に起動」を選択してください。
4.必須項目の入力
赤枠の必須項目を入力します。画像の設定では、毎朝10時にフローが起動する設定になっています。
変更がある場合は希望の曜日のチェックボックスをクリックしたり、時刻を記入することで設定できます。
5.保存する
設定ができたら保存するを押しましょう。
続けてAsanaの設定を行います。
1.アプリと連携する
Asanaのアイコンの「期日が今日までのタスクの一覧を取得」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.必須項目の設定
赤枠の部分は期日がいつのもののタスクを取得するかという設定となります。
既に設定が完了しているため、画像と同じ状態になっているか確認してください。
次に各IDを設定してください。ボックスをクリックします。
Asanaのプロジェクトが一覧表示されるため、期限が迫るタスクを取得したい各IDを一覧から選択しましょう。
3.テストの実行
設定が完了したら、画面下にあるテストボタンを押します。
テスト成功の表示がされたら設定は完了です。保存をしましょう。
1.アプリと連携する
ChatGPTのアイコンの「通知用のメッセージを作成」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
2.内容の確認
テンプレートを使用しているため設定は完了しています。画像と同じ状態になっているか確認をしましょう。
なお、{{タスク名の一覧}}などは画像のようにテストで取得したデータが置換されている状態です。実際には登録されているタスク名が表示された状態で通知されます。
また、メッセージ内容（プロンプト）は任意で変更可能です。返信の際のポイントなどを付け加えたりなど、ニーズに沿った設定をしてください。
3.モデルを決める
画面を下へスクロールすると、モデルを設定する箇所があります。
ChatGPTのどのモデルへ質問をするのか決めましょう。プルダウンから選択可能です。
4.テストと保存
ここまで設定できたらテストボタンを押します。テスト成功と表示されたら保存をクリックしてください。
最後にChatworkへの通知設定を行います。
1.アプリと連携する
Chatworkのアイコンの「Chatworkに通知する」を選択してください。
次へを押します。
2.投稿先のチャンネルIDを設定する
どのルームにメッセージを送信するのか設定します。
ボックスをクリックするとルームが一覧表示されるので、Asanaのタスクを受け取りたいルームを選択しましょう。
選択することでボックスに挿入され、設定が完了します。
3.メッセージの設定
次はChatworkに投稿するメッセージを設定します。
テンプレートを活用していることに加え、ChatGPTの設定時にプロンプトにてレイアウトの指定もしているため、修正の必要はありません。
4.テストの実行
メッセージの設定ができたら、下部にあるテストボタンを押してください。
青くテスト成功と表示がされれば設定は完了となります。保存を押しましょう。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Asanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTで作成したメッセージをChatworkに通知する
■概要
毎日指定の時間にAsanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTを使用して作成した通知内容をChatworkに通知するフローです。
Asanaにログインすることなく、Chatwork上でタスクを確認することが可能です。
■注意事項
・Asana、ChatGPT、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
・期日が記載されていないタスクの場合、フローボットがエラーになってしまうためご注意ください。
・タスクに期日が含まれていない場合、フロー内で分岐を設定することでエラーを回避する事も可能です。
Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための工夫と機能が詰まっています。
例えば、今回紹介した自動化を、よりニーズに沿ったものにアレンジすることも可能です。
今回紹介したフローは「期日が今日までのもの」という条件のもとAsanaからタスク情報を取得しましたが、期日に関係なく特定のプロジェクトのタスクを取得することも可能です。
新しく追加されたタスクも始業時に確認できるようになるため、チームでのタスクの振り分けや進捗状況の確認などがスムーズに行えるかもしれません。
タスクデータを詳細に管理しているのであれば、間にデータベースツールを挟むことで転記作業が自動化できます。
期日が今日までのタスクデータが素早く格納されるため、データベースツールを共有しているメンバーも情報を把握しやすくなるかもしれません。
これにより、Notionに格納されたタスクを優先的に処理しやすくなる可能性があります。
他にも、AsanaやChatGPTやChatworkを使った自動化の例をいくつか紹介します。
1.Asanaでタスクが完了したらChatworkに通知
タスクが完了したことが特定のルームに通知されることにより、タスクの進捗状況をメンバーが把握しやすくなり、後続作業などに取り掛かるスピードが早くなるかもしれません。
◼️概要
Asanaでタスクが完了した際に、指定したChatworkルームに自動的に通知を送ります。
チャットにアクセスすることなくAsanaの情報を自動的に展開することができます。
通知内容や送信先のChatworkルームは自由にカスタマイズが可能です。
◼️設定方法
①アプリトリガーからAsanaを選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：特定のプロジェクトのタスクが完了したらを選択します。
・トリガー起動間隔：5分に設定します。
・ワークスペースID：対象のタスクがあるワークスペースIDを候補から選択します。
・プロジェクトID：対象のタスクがあるプロジェクトIDを候補から選択します。
②＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからChatworkを選択して、以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：メッセージを送る
・ルームID：送付したいルームのIDを選択します。
・メッセージ内容：①で取得したアウトプットを用いて、メッセージを任意に設定します。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
以下定例文
------------------
Asanaでタスクが完了しました🎉
タスク名：{{タスク名}}
担当者：{{担当者名}}
URL：{{URL}}
-----------------
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとChatworkを併用しており、アプリケーションの切り替えが普段多く発生している方。
・Asanaにはアクセスができないが、Chatworkにはアクセスが可能なメンバーにAsanaの情報を共有したい方。
■このテンプレートを使うメリット
このフローボットを利用すると、Asana上でのタスク進捗に応じてChatworkに通知を送ることが可能です。
AsanaとChatworkを併用しており、Asana上でのイベントを絶対に見逃したくない方などにおすすめのテンプレートです。
◼️注意事項
・Asana、Chatworkそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。
・通知内容や送信先のChatworkルームを任意の値に変更してご利用ください。
2.Chatworkで投稿された内容をAsanaに追加する
Chatworkの特定のルームに投稿した内容でAsanaにタスクを自動作成できます。異なるツールの往来がなくなり、効率的にタスクの作成ができるようになるでしょう。
■概要
Chatworkで投稿された内容をAsanaに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Chatworkを利用してコミュニケーションを取っている方
・Chatwork上でタスクの依頼や情報共有を行っているが、その内容を見落としてしまうことが多い方
・重要なメッセージが埋もれてしまい、対応が遅れることを避けたい方
2.Asanaを使ってタスクやプロジェクトを管理している方
・Chatwork上の会話内容をAsanaにすぐに反映させて、効率的にタスク管理をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
ChatworkとAsanaを連携させることで、タスクの共有や進捗管理がスムーズに行えるというメリットがあります。
これにより、プロジェクトの効率が大幅に向上します。
Chatworkに投稿された内容がそのままAsanaのタスクとして追加されるため、メンバー全員が同じ情報を共有しやすくなり、コミュニケーションの齟齬が減少します。
また、投稿内容が自動的にAsanaに反映されることで、二重入力の手間が省け、時間と労力を節約できます。
結果として、プロジェクトの進行が円滑になり、メンバーの生産性も向上するでしょう。
■注意事項
・ChatworkとAsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
3.受信メールの内容をChatGPTで要約してChatworkに通知する
長文メールの確認に時間を割くことが多いのであればこちらのフローもおすすめです。ChatGPTで自動要約されるため、要点を素早く把握しやすくなり、時間を節約できるはずです。
■概要
新しいメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をChatworkに通知するフローです。
Chatworkの通知先や要約内容のカスタマイズが可能です。
■注意事項
・ChatGPT、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・YoomAI機能の要約オペレーションについてはこちらhttps://intercom.help/yoom/ja/articles/8675551
タスク期限が今日までのデータが毎日指定した時間にChatworkへ送信されることで、タスク確認がルーティンワーク化され、見落としを回避できる可能性があります。
例えば、始業時に行う業務と言えば、大体の場合はメールやメッセージチェックではないでしょうか。そのため、フロー作成の際に指定時刻を始業のタイミングとすれば、Chatworkに届いている他のメッセージと共に期限が迫るタスクの確認も行えるようになるでしょう。
このような確認作業を毎日行い習慣化できれば、タスクの見落としを防げる確率が上がるのではないでしょうか。
Asana、ChatGPT、Chatworkの連携により、当日が期限となっているタスクのみがプロンプトで指定したレイアウトで届くようになるため、優先的にとりかかるべきタスクが視覚的に把握しやすくなるかもしれません。
例えば、Asanaにアクセスして期限が本日までのタスクを確認したとしても、数が多い場合には全体の把握までに時間がかかってしまいませんか？
しかし今回の連携を行うことで、ChatGPTに投げかけるプロンプト次第では任意のレイアウトを指定可能です。そのため、期限が当日までのタスクが視覚的に確認しやすい状態でChatworkに届くことにより、タスクの素早い把握が見込めるでしょう。
一連のフローが自動化されることにより、今まで以上に効率的にタスクの共有が行えるかもしれません。
例えば、本来であればAsanaにアクセスし、本日が期日までのタスクをピックアップした後Chatworkを開き、手動で入力後に送信する、という一連の動作を行う必要があります。
決して無駄なフローではありませんが、これが毎日となると少々手間に感じることもあるのではないでしょうか。
そこで今回の連携を取り入れれば、期限が迫るタスクの取得、メンバーが素早く理解しやすいであろうメッセージの作成が自動化されるため、自然と業務効率が向上するはずです。
毎日行うべき繰り返しの作業は、業務上欠かせないものであるはずです。そのため、どれだけの手間がかかったとしてもパスすることは難しいのではないでしょうか。今回のように「期限が迫るタスクを確認・共有する」というアクションもこれに該当すると言えるでしょう。
そこで自動化を活用することにより定型業務が簡略化されれば、業務負担の軽減となるだけではなく、時間の節約やミスの回避といったメリットを感じられるかもしれません。
これまで時間をかけておこなっていた業務も、Yoomを活用することで素早く完結できる可能性があります。ぜひこの機会にお試しください。
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