指定のスケジュールになったら、Asanaでタスクを取得しGoogle スプレッドシートに追加する
指定した曜日や日時にAsanaのタスクを取得して、Google スプレッドシートのレコードに追加するフローです。
先ほどのフローは迅速なタスクの共有に効果的でしたが、こちらは定期的なレポート作成やモニタリングに活かせます。
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タスクの追加や進捗状況をAsanaやGoogle スプレッドシートのようなツールを用いてチームメンバーと共有することは、スムーズな業務遂行のポイントとなりますよね！
しかし、「Asanaで新しいタスクを作成したのに、メンバーが気づかない」といった経験はありませんか？これではツールを上手く活用しきれず、なんだか勿体ないですよね…。
<span class="mark-yellow">そこでこの記事では、AsanaとGoogle スプレッドシートを連携して、タスク管理をスムーズにする方法の他、AsanaやGoogle スプレッドシートのAPIを活用したさまざまな自動化例をご紹介します。</span>
しかもYoomはプログラミングの知識がなくてもアプリ連携が可能です！
簡単に始められる設定方法を詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にAsanaとGoogleスプレッドシートの連携が可能です。
YoomにはあらかじめAsanaとGoogleスプレッドシートを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
AsanaとGoogle スプレッドシートを連携させることで、タスク管理と情報整理をスムーズに行う自動化が実現できます。
タスクの追加・更新をGoogle スプレッドシートに反映したり、定期的にデータを取得し記録することで、進捗管理やチーム間の情報共有を効率化。
取りこぼしや二重管理を防ぎながら、全体像を把握しやすいプロジェクトを構築できるでしょう。
ここでは、AsanaとGoogle スプレッドシートを使用したテンプレートをいくつかご紹介します。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント情報を登録するだけで、すぐにAsanaとGoogle スプレッドシートの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Asanaでのタスク作成を起点に、そのタスクの情報を元にGoogle スプレッドシートにレコードを追加するフローです。
タスクの進捗を一覧で管理したい場合や、Asanaを使用していないメンバーにも情報を共有したい場合などで役立ちます。
最新のタスクが自動でGoogle スプレッドシートに追加されていくため、手作業による転記の手間や重複入力がなくなり、情報連携の効率を上げられます。
指定した曜日や日時にAsanaのタスクを取得して、Google スプレッドシートのレコードに追加するフローです。
先ほどのフローは迅速なタスクの共有に効果的でしたが、こちらは定期的なレポート作成やモニタリングに活かせます。
Asanaでタスクが作成・更新された際に、そのタスクがGoogle スプレッドシートのレコードになければ追加、追加済みであれば更新するフローです。
追加か更新かを自動で判別して処理するため、タスクが更新された際にも同期され、かつ重複データを防ぎます。
それでは、さっそく実際にAsanaとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでAsanaとGoogle スプレッドシートの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomのアカウント発行リンクからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Asanaのプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、Google スプレッドシートにもタスクを追加」を作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
AsanaとGoogle スプレッドシートをマイアプリに登録し、Yoomと連携させます。
Yoom管理画面のサイドバーから「マイアプリ」を選択し、マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリックします。
先ずはAsanaを連携しましょう。
「アプリ一覧」が表示されたら、Asanaを検索して選択します。
Asanaのサインイン画面が表示されますので、任意のアカウントでサインインしてください。
※ アカウントが登録されていない場合は、アカウント登録後に以下の画面に遷移します。
内容を確認し、「許可」をクリックします。
「マイアプリ」の画面に戻り、Asanaが追加されていれば連携は完了です。
次にGoogle スプレッドシートを連携しましょう。
「マイアプリ」で「+新規接続」をクリックした後、「アプリ一覧」が表示されたら、Google スプレッドシートを検索して選択します。
「Sign in with Google」をクリックします。
任意のGoogleアカウントを選択してログインします。
内容を確認し、「次へ」をクリックします。
内容を確認し、「続行」をクリックします。
※ 「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。
「マイアプリ」の画面に戻り、Google スプレッドシートが追加されていれば連携は完了です。
AsanaとGoogle スプレッドシートの連携が完了したら、使用するテンプレートをコピーします。
Yoomにログインした後、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
お使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
Asanaの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックします。
内容を確認し、「次へ」をクリックします。
「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択します。
※ トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※ なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「ワークスペースID」の入力欄をクリックすると、連携しているAsanaアカウントのワークスペースから候補が表示されます。
対象となるワークスペースを選択してください。
「プロジェクトID」の入力欄をクリックすると、選択したワークスペースから候補が表示されます。
対象となるプロジェクトを選択してください。
「テスト」をクリックして、指定したプロジェクトからタスクを取得するテストを実行しましょう。
「テスト成功」の結果が表示されますと、「アウトプット」にタスクの情報が追加されます。
※ Asana上のタスク
※ 上図のタスクに対するアウトプット
アウトプットに問題がなければ、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
フローの画面に戻り、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」にチェックマークがついていれば完了です。
次に、Google スプレッドシートに追加するレコードを設定していきます。
Google スプレッドシートの「レコードを追加する」をクリックします。
「スプレッドシートID」の入力欄をクリックすると、連携しているGoogle スプレッドシートアカウントから候補が表示されます。
対象となるプロジェクトを選択してください。
「スプレッドシートのタブ名」の入力欄をクリックすると、選択しシートのタブ（シート）が表示されます。
対象となるタブを選択してください。
「テーブル範囲」には、対象となるテーブルの範囲を入力してください。
下図のようなGoogle スプレッドシートにレコードを追加したい場合は、「A1:F」と入力します。
テーブル範囲の指定に関しては以下のヘルプページもご参照ください。
入力を終えたら、「次へ」をクリックします。
追加するレコードを設定していきましょう。
※ 追加するレコードの項目は指定したテーブルの列名になります。
入力欄をクリックすると、「アウトプット」にステップ3で取得したタスクの情報が表示されます。
「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を開き、各項目に合うアウトプットを選択してください。
※ アウトプットを選択すると、{{タスク名}}のような形で入力されます。
「日付」から、任意の日付を設定することもできます。
入力を終えたら「テスト」をクリックして、指定したGoogle スプレッドシートにレコードを追加するテストを実行しましょう。
「テスト成功」の結果が表示されましたら、指定した通りGoogle スプレッドシートにレコードが追加されていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。
※ Google スプレッドシート上の追加されたレコード
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
この記事ではAsanaのデータをGoogle スプレッドシートに反映させるフローをご紹介しましたが、反対にGoogle スプレッドシートを起点としてAsanaにアクションしたい場合は、以下のテンプレートをご利用ください。
AsanaからGoogle スプレッドシートへの連携が進捗管理や情報整理に役立つのに対し、Google スプレッドシートからAsanaにタスクを登録する自動化は、タスクの起点を柔軟に広げたい場合に効果的です。
顧客リストや問い合わせ一覧、フォームの回答データなど、Google スプレッドシートに集約された情報からそのままAsanaにタスクを起こすことができます。
大量のデータから必要な作業だけを抽出し、タスクとして管理したい場合に便利なフローです。
たとえば、対応ステータスが「未対応」や「対応待ち」になっている行だけを自動で拾い、Asana上でチームにタスクとして割り当てることで、対応漏れを防ぎながら業務に落とし込むことが可能です。
AsanaやGoogle スプレッドシートのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
Asanaと他のアプリとを連携することで、情報の取得からタスク化、通知、共有までを自動で繋ぐことができます。Asanaで管理しているタスクの内容をもとに、他ツールへの通知や登録も自動化でき、情報の分断を防ぎながら柔軟な業務プロセスを構築できます。
Google スプレッドシートと各種アプリの連携によって、メール送信や予定作成、AIによる要約、会議設定など多彩な処理が自動化できます。外部サービスの情報をGoogle スプレッドシートへ定期的に同期することで、データの一元管理や可視化もスムーズに。日々の手間が減り、業務効率を高められるでしょう。
AsanaとGoogle スプレッドシートを連携させれば、タスク管理や作成が素早く行えるようになるかもしれません。
これまで手作業で行っていた時と比べて効率化されるため、チームで共有すべきタスクの管理がしやすくなり、生産性の向上に繋がる可能性もありますよね！
また、<span class="mark-yellow">Yoomは今回紹介した自動化以外にも多くのテンプレートを用意しています！</span>普段活用しているアプリ同士の連携が簡単に導入できれば、ストレスフリーなワークフローが実現可能かもしれません…！
さらに、専門知識が不要で、初心者の方でもスムーズに設定できる仕様になっているのが嬉しいポイントですよね！
この機会に業務の負担を減らし、快適な作業環境を整えるためにも、今すぐYoomに登録して自動化を導入しましょう！
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