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AsanaとZendeskを連携して、Asanaでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する方法
Asanaを使ってチームのタスク管理を、Zendeskを使ってカスタマーサポートを行っている場合、それぞれのアプリに自動で進捗状況が反映できたらと思いませんか?
手動で進捗状況を入力するのは時間と手間がかかる上、反映漏れなどのミスのリスクもあります。
このような悩みを解決するのが、AsanaとZendeskの連携です。
本記事では、Asanaで完了したタスクをZendeskのチケットステータスに自動で反映させる方法をご紹介します。
AsanaとZendeskの連携方法
AsanaとZendeskを連携させるには、主に2つの方法があります。
公式連携を使用する
AsanaとZendeskは公式のインテグレーションを提供しています。 この連携では主にZendeskのチケットからAsanaのタスクを作成・リンクすることが可能です。たとえば、サポートチームがチケットを対応する際、開発チームへ修正依頼をAsanaタスクとして切り出すなどの用途に適しています。 利用にあたっては、AsanaのStarter以上のプラン、およびZendeskの対応プランが必要になる点にご注意ください。
【免責事項】ご利用の際は、各サイト・ツールの利用規約や注意事項をご確認のうえ、ご自身の判断のもとでご活用ください。
外部サービスの利用に伴うサポートやトラブル等につきましては対応いたしかねますので、あらかじめご了承ください。
Yoomを使用する
公式連携はZendeskからAsanaの方向が主ですが、Yoomを活用すればAsanaからZendeskへの柔軟な連携が可能です。 今回は「Asanaでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する」という、逆方向の自動化設定を詳しく解説します。
なお、設定にあたって以下の点にご注意ください。
・Zendeskは、ミニプラン以上をご利用の方向けのアプリです。フリープランやパーソナルプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
・有料プラン（パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているZendeskも問題なくお試しいただけます。詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
[Yoomとは]
Yoomを使ってAsanaとZendeskを連携するメリット
メリット1: 手動作業の削減と業務効率の向上
従来、タスクが完了したらそれぞれのアプリへ手動で入力する必要がありました。
ですがこの自動化により、手動でチケットのステータスを更新する必要がなくなり、入力ミスによるズレも防止できます。
結果として、業務の精度と効率が向上します。
特に、サポートチームが多くのチケットを処理する場合、この自動化は大きなメリットになるでしょう。
メリット2: 素早い進捗管理が可能
AsanaとZendeskを連携することで、タスクの進捗状況が素早く反映され、関係者全員がすぐに進捗を把握できます。
また、各メンバーが進行中のタスクやそのステータスをスムーズに確認できることで、情報の遅延によるミスや無駄な時間を削減できます。
特に、いくつかのタスクを同時に管理する場合、この機能は非常に有用でしょう。
AsanaとZendeskの連携フローの作り方
ここまでメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら「Asanaでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する」フローボットを作成していきます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずは、以下のビデオを参考にAsanaとZendeskをYoomを連携させましょう。
※Zendeskは「Zendeskのマイアプリ登録方法」のページでも解説しています。
【Asana】
【Zendesk】
2つのアプリがマイアプリに連携されたら次の設定に進みましょう。
ステップ2:トリガーやアクションを設定
今回はこちらのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックするか、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとZendeskを併用し、タスクとチケットの情報を手動で同期させている方
- カスタマーサポート業務などで、ステータスの更新漏れをなくし対応品質を向上させたい方
- タスク管理とチケット管理の連携を自動化し、業務の効率化を目指しているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaでタスクを完了させるだけで、Zendeskのチケットステータスが自動で更新されるため、手作業での更新にかかっていた時間を削減できます。
- 手動での更新作業が不要になることで、ステータスの更新漏れや間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとZendeskをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットのステータスを更新」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとにステータスを更新するよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、連携の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- Zendeskのオペレーション設定では、ご自身のサブドメインを指定し、ステータスを更新したいチケットのIDや、変更後のステータス内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Asana、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zendeskはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は登録フォームから会員登録をしましょう。
次に進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートが自動的にコピーされます。
「テンプレートがコピーされました」と表示されたらOKをクリックしてください。
今回は、以下の2ステップです。
一緒に設定していきましょう!
用意するもの
AsanaのタスクとZendeskのチケット。
今回はこのチケット情報を利用します。
この場合、チケットIDは98、ステータスは解決済み以外となります。
Asanaの説明欄に、ZendeskでのチケットIDを入れてください。(フローボットの設定で使うため)
完了したら、フローボットの設定に戻りましょう。
では、アプリトリガーを設定していきましょう。
「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」を選択します。
タイトルはわかりやすいように変更できます。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、次に進みましょう。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
- ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
テストし、Asanaのタスク情報が取得した値に反映していたら保存します。
続いて「チケットのステータスを更新」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、次に進みましょう。
必須項目の設定をお願いします。
今回、ステータスは解決済みとしました。
チケットIDは取得した値から以下のように選択します。
選択が終わったら、こちらもテストして保存します。
Zendesk側を見てみましょう。
赤枠のステータスが解決済みに変更されています。
最後にアプリトリガーをONにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Asana・Zendeskを使ったその他の自動化例
1. Zendeskでは問い合わせ管理を、Asanaでは対応状況をタスクとして管理している場合、それぞれのアプリで登録する手間がありますよね。
この自動化を利用すれば、Zendeskのチケット内容を用いてAsanaへも登録してくれます。
■概要 Zendeskで受け付けた問い合わせを、手作業でAsanaのタスクに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Zendeskで新しいチケットが作成された際に、自動でAsanaにタスクを追加できるため、こうした課題を解消し、スムーズな顧客対応を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
2. Asanaのタスク情報を自動でMicrosoft Excelにも蓄積してくれます。
この自動化を利用することで、手作業での転記による入力ミスが防げます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3. Zendeskでチケットが作成されるたびにLINE WORKSに通知されるので、チケットが作成されたことの見逃しを防ぎ、顧客サポートが行えることが期待できます。
グループチャットに通知させれば、担当者が不在の時でも別の社員が対応を引き継げますね。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まとめ
今回は「Asanaでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する」フローボットを紹介しました。
AsanaとZendeskを連携することで、手動作業の削減と業務効率の向上が期待できます。
また、素早い進捗管理が可能になるため、顧客対応が重複することも防げそうです。
特にYoomを活用することで、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に連携フローを作成できます。
ぜひ、この機会にAsanaとZendeskの連携を試してみてください。
こちらからYoomの無料登録ができます。→始める
よくあるご質問
Q：チケットIDの取得ミス防止策はありますか？（Asanaの説明欄に手入力するチケットIDの打ち間違いを防ぐ方法はありますか？）
A：
はい、チケットIDを管理する際に以下構成のフローボットを使用することで手動によるミスを防げます。
1.Zendesk「新しいチケットが作成されたら」をトリガーに設定
2.Asana「タスクを追加」のタスクの説明にZendeskから取得したチケットIDを記載
Q：過去の完了済みタスクを一括反映することは可能ですか？
A：
はい、以下構成のフローボットで実現可能です。
1.手動起動
2.Asana「特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得」
3.繰り返し処理（タスクIDを個別に取得）
4.Asana「タスクの詳細を取得」
5.分岐する（完了済みフラグがtrue）
こちらで過去の完了済みタスクを取得できます。あとは実現したい内容に応じて後続にZendeskのアクション（「チケットのステータスを更新」など）を設定してください。
Q：複数プロジェクト間での横断利用をする手順を教えてください
A：
プロジェクト数に応じてフローボットを複製し、Asana「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」のワークスペースIDやプロジェクトIDに任意の値を設定することで、複数プロジェクトでもご利用できます。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
