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Asanaを使ってチームのタスク管理を、Zendeskを使ってカスタマーサポートを行っている場合、それぞれのアプリに自動で進捗状況が反映できたらと思いませんか?
手動で進捗状況を入力するのは時間と手間がかかる上、反映漏れなどのミスのリスクもあります。
このような悩みを解決するのが、AsanaとZendeskの連携です。
本記事では、Asanaで完了したタスクをZendeskのチケットステータスに自動で反映させる方法をご紹介します。
※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能です。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご了承ください。
なお、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルができますよ。
従来、タスクが完了したらそれぞれのアプリへ手動で入力する必要がありました。
ですがこの自動化により、手動でチケットのステータスを更新する必要がなくなり、入力ミスによるズレも防止できます。
結果として、業務の精度と効率が向上します。
特に、サポートチームが多くのチケットを処理する場合、この自動化は大きなメリットになるでしょう。
AsanaとZendeskを連携することで、タスクの進捗状況が素早く反映され、関係者全員がすぐに進捗を把握できます。
また、各メンバーが進行中のタスクやそのステータスをスムーズに確認できることで、情報の遅延によるミスや無駄な時間を削減できます。
特に、いくつかのタスクを同時に管理する場合、この機能は非常に有用でしょう。
[Yoomとは]
ここまでメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら「Asanaでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する」フローボットを作成していきます。
■概要
Asanaでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを活用して顧客サポートを行う企業
・顧客情報の一元管理に活用している方
・顧客満足度向上のために素早い対応を行いたい方
2.Asanaを活用してチームプロジェクトを行う方
・タスク管理に活用している方
・プロジェクトの計画、実行、完了までのプロセスの可視化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客管理に関する情報を一元管理することで、顧客対応業務を円滑に行うことのできるツールです。
さらにAsanaでタスクを管理し顧客情報と関連付けることで、顧客に関連するタスクの解消をスムーズに行います。
しかし、Asanaでタスクが完了になったら、毎回Zendeskに手入力で反映するのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
このフローを活用すると、Asanaでタスクが完了になったら自動でZendeskのチケットにも反映を行い、手作業による手間を省きます。
手入力をなくすことで、作業ではなくコア業務に時間を使うことができ、チーム全体の生産性向上に繋げます。
■注意事項
・Zendesk、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、使用しているAsanaとYoomを連携させましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Asanaと検索してください。
以下の画面が出たらAsanaへログインしてください。
続いてZendeskを連携します。
アカウント名とアクセストークンの登録が必要になります。
こちらのヘルプページを参照し、入力をお願いします。
2つのアプリがマイアプリに連携されたら次の設定に進みましょう。
今回はこちらのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
次に進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートが自動的にコピーされます。
テンプレートの名前を必要に応じて変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると、先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。
今回は、以下の2ステップです。
一緒に設定していきましょう!
AsanaのタスクとZendeskのチケット。
今回はこのチケット情報を利用します。
この場合、チケットIDは1、ステータスは解決済み以外となります。
Asanaの説明欄に、ZendeskでのチケットIDを入れてください。(フローボットの設定で使うため)
完了したら、フローボットの設定に戻りましょう。
では、アプリトリガーを設定していきましょう。
「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」を選択します。
タイトルはわかりやすいように変更できます。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、次に進みましょう。
必須項目の設定をお願いします。
テストし、Asanaのタスク情報がアウトプットに反映していたら保存します。
続いて「チケットのステータスを更新」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、次に進みましょう。
必須項目の設定をお願いします。
今回、ステータスは解決済みとしました。
チケットIDはアウトプットから以下のように選択します。
選択が終わったら、こちらもテストして保存します。
Zendesk側を見てみましょう。
赤枠のステータスが解決済みに変更されています。
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
■概要
Asanaでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを活用して顧客サポートを行う企業
・顧客情報の一元管理に活用している方
・顧客満足度向上のために素早い対応を行いたい方
2.Asanaを活用してチームプロジェクトを行う方
・タスク管理に活用している方
・プロジェクトの計画、実行、完了までのプロセスの可視化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客管理に関する情報を一元管理することで、顧客対応業務を円滑に行うことのできるツールです。
さらにAsanaでタスクを管理し顧客情報と関連付けることで、顧客に関連するタスクの解消をスムーズに行います。
しかし、Asanaでタスクが完了になったら、毎回Zendeskに手入力で反映するのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
このフローを活用すると、Asanaでタスクが完了になったら自動でZendeskのチケットにも反映を行い、手作業による手間を省きます。
手入力をなくすことで、作業ではなくコア業務に時間を使うことができ、チーム全体の生産性向上に繋げます。
■注意事項
・Zendesk、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
1. Zendeskでは問い合わせ管理を、Asanaでは対応状況をタスクとして管理している場合、それぞれのアプリで登録する手間がありますよね。
この自動化を利用すれば、Zendeskのチケット内容を用いてAsanaへも登録してくれます。
■概要
Zendeskで受け付けた問い合わせを、手作業でAsanaのタスクに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Zendeskで新しいチケットが作成された際に、自動でAsanaにタスクを追加できるため、こうした課題を解消し、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2. Asanaのタスク情報を自動でMicrosoft Excelにも蓄積してくれます。
この自動化を利用することで、手作業での転記による入力ミスが防げます。
■概要
Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asana利用チームのメンバー
・Asanaで管理しているタスクや情報をMicrosoft Excelでも一覧化・分析したい方
・Asanaの追加情報をMicrosoft Excelに手動で転記する手間を削減したい方
・常に最新のAsanaの情報をMicrosoft Excelで確認したい方
2.部署リーダー・マネージャー
・タスク情報をMicrosoft Excelで可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方
・AsanaのデータをMicrosoft Excelで加工・分析して業務改善や意思決定に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaはプロジェクト管理やタスク管理に便利なツールですが、情報を他のシステムで活用したいケースも少なくありません。しかし、AsanaとMicrosoft Excelを別々に運用している場合などにAsanaで登録されたタスク情報を手動でExcelに転記する必要があり、手作業となり転記ミスや情報漏れの可能性も否定できません。
このフローを活用すれば、AsanaとMicrosoft Excelの情報連携が自動化されることにより手作業による転記が不要になり、業務効率が大幅に向上しヒューマンエラーのリスクも軽減されます。
■注意事項
・Asana、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3. Zendeskでチケットが作成されるたびにLINE WORKSに通知されるので、チケットが作成されたことの見逃しを防ぎ、顧客サポートが行えることが期待できます。
グループチャットに通知させれば、担当者が不在の時でも別の社員が対応を引き継げますね。
■概要
Zendeskで新しくチケットが作られたらLINE WORKSに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを利用するカスタマーサポートチーム
・Zendeskで発生したチケットをリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方
・チケット作成の通知をLINE WORKSで受け取り対応漏れを防ぎたい方
・チケットの優先度や担当者に応じてLINE WORKSの通知先を柔軟に設定したい方
2.Zendeskのチケット状況を把握したいチームメンバー
・顧客からの問い合わせ状況を把握してチーム全体の対応状況を把握したい方
・重要なチケットの発生をLINE WORKSで通知を受け取り迅速に対応したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客サポートにおいて非常に重要な役割を果たしますが、新しいチケットの発生を見逃してしまうと顧客対応の遅延に繋がり顧客満足度の低下を招く可能性があります。
このフローを活用すれば、新しくチケットが作成されると同時にLINE WORKSに通知が届くため、担当者は迅速にチケットを確認して対応を行うことができ顧客満足度の向上に繋がります。
■注意事項
・Zendesk、NotionのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
今回は「Asanaでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する」フローボットを紹介しました。
AsanaとZendeskを連携することで、手動作業の削減と業務効率の向上が期待できます。
また、素早い進捗管理が可能になるため、顧客対応が重複することも防げそうです。
特にYoomを活用することで、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に連携フローを作成できます。
ぜひ、この機会にAsanaとZendeskの連携を試してみてください。
こちらからYoomの無料登録ができます。→始める
