AsanaとZendeskを連携して、Asanaでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する方法

ステップ1:マイアプリ連携

‍マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、使用しているAsanaとYoomを連携させましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Asanaと検索してください。
以下の画面が出たらAsanaへログインしてください。

続いてZendeskを連携します。
アカウント名とアクセストークンの登録が必要になります。
こちらのヘルプページを参照し、入力をお願いします。
2つのアプリがマイアプリに連携されたら次の設定に進みましょう。

‍ステップ2:トリガーやアクションを設定

‍今回はこちらのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
次に進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートが自動的にコピーされます。
テンプレートの名前を必要に応じて変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると、先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。

今回は、以下の2ステップです。
一緒に設定していきましょう!

用意するもの

AsanaのタスクとZendeskのチケット。
今回はこのチケット情報を利用します。
この場合、チケットIDは1、ステータスは解決済み以外となります。

Asanaの説明欄に、ZendeskでのチケットIDを入れてください。(フローボットの設定で使うため)

完了したら、フローボットの設定に戻りましょう。
では、アプリトリガーを設定していきましょう。
「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」を選択します。
タイトルはわかりやすいように変更できます。
連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、次に進みましょう。
必須項目の設定をお願いします。‍‍

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

テストし、Asanaのタスク情報がアウトプットに反映していたら保存します。
続いて「チケットのステータスを更新」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、次に進みましょう。
必須項目の設定をお願いします。
今回、ステータスは解決済みとしました。

チケットIDはアウトプットから以下のように選択します。

選択が終わったら、こちらもテストして保存します。
Zendesk側を見てみましょう。
赤枠のステータスが解決済みに変更されています。

最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓

Asana・Zendeskを使ったその他の自動化例

1. Zendeskでは問い合わせ管理を、Asanaでは対応状況をタスクとして管理している場合、それぞれのアプリで登録する手間がありますよね。
この自動化を利用すれば、Zendeskのチケット内容を用いてAsanaへも登録してくれます。

2. Asanaのタスク情報を自動でMicrosoft Excelにも蓄積してくれます。
この自動化を利用することで、手作業での転記による入力ミスが防げます。

3. Zendeskでチケットが作成されるたびにLINE WORKSに通知されるので、チケットが作成されたことの見逃しを防ぎ、顧客サポートが行えることが期待できます。
グループチャットに通知させれば、担当者が不在の時でも別の社員が対応を引き継げますね。

まとめ

今回は「Asanaでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する」フローボットを紹介しました。
AsanaとZendeskを連携することで、手動作業の削減と業務効率の向上が期待できます。
また、素早い進捗管理が可能になるため、顧客対応が重複することも防げそうです。
特にYoomを活用することで、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に連携フローを作成できます。
ぜひ、この機会にAsanaとZendeskの連携を試してみてください。

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